Порядок оформления документов при увольнении работников

Прежде всего необходимо определиться, какие документы необходимо и  возможно (с точки зрения закона) получить от будущего работника. Совокупность таких данных о работнике представляют собой персональные данные работника. Главой 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении.

В соответствии с требованиями указанной  главы работодатель обязан не только разработать документ, устанавливающий  порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, но и ознакомить под роспись каждого работника с указанным документом (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

С целью упрощения процедуры  оформления кандидата на работу в  организации обычно разрабатывается  перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы требуются от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.

Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все  необходимые документы, как правило, уже имеются. При составлении  указанного перечня следует учитывать, что в ст. 65 ТК РФ установлен исчерпывающий  перечень документов, предъявляемых при заключении договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
  трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
  документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях  с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора дополнительных документов.

Кроме того, указанной статьей установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных  ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ.

Однако, как правило, документов, предусмотренных  ст. 65, не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуются дополнительно некоторые  другие документы, например, свидетельство  о постановке на налоговый учет с  присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии, как правило, требуется справка о доходах работника с предыдущего места работы. Как быть в таком случае? Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то, чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое "предложение", лицо, поступающее на работу, вряд ли будет ему противоречить. С учетом изложенного перечень документов, необходимых для приема на работу, который вручается будущему работнику, может выглядеть следующим образом: 

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
  трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству, трудовая книжка не представляется);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
  документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Кроме того, предлагаем вам представить следующие документы: 
- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; 
- копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; 
- копию свидетельства о присвоении ИНН; 
- копии документов воинского учета; 
- копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; 
- фотографию 3х4; 
- копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет); 
- справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году).

В случае заключения трудового  договора впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Дополнительные документы  при поступлении на работу требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае для того, чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии таких писем могут храниться в личном деле сотрудника для подтверждения оснований его приема на работу в порядке перевода из другой организации.

 

2 Понятие и виды перевода на другую работу

 

Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с  проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника, закрытием открывшихся вакансий, иначе говоря, с переводом работника на другую работу.

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ:

«Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

По письменной просьбе  работника или с его письменного  согласия может быть осуществлен  перевод работника на постоянную работу к другому работодателю».

В трудовом праве различают  следующие виды перевода на другую работу:

1) перевод работника  на другую работу у того  же работодателя (внутренний перевод);

2) перевод работника  на постоянную работу к другому  работодателю (внешний).

2.1 Порядок оформления внутреннего  перевода.

 

Внутренний перевод  на другую работу в зависимости от его продолжительности может быть:

1) временным;

2) постоянным.

Согласно новой статье 72.1 ТК РФ переводом на другую работу при продолжении работы у того же работодателя признаются:

·   постоянное или временное изменение трудовой функции работника (то есть работа по другой, не соответствующей, указанной в трудовом договоре, должности, профессии, специальности; другой вид поручаемой работнику работы);

·   постоянное или временное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре);

·   перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В пункте 16 Постановления  Пленума ВС РФ №2 разъяснено следующее:

«Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта».

«Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.».

Следует отметить, что  ранее понятие внутреннего перевода на другую работу было менее определенным, оно включало, в том числе, изменение любых «существенных» условий трудового договора. Теперь, в новой редакции ТК РФ, переводом считается только изменение трудовой функции и (или) изменение структурного подразделения (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре). Изменение иных определенных сторонами условий трудового договора (например, изменение размера тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплат, надбавок) переводом не является.

Перевод на другую работу, как разновидность изменения  условий трудового договора, допускается  в том же порядке только с письменного  согласия работника, за исключением  случаев, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ.

Так, не требует согласия работника временный перевод (на срок до одного месяца) на другую работу при наличии следующих обстоятельств чрезвычайного характера:

• катастрофа природного или техногенного характера;
• производственная авария;
• несчастный случай на производстве;
• пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;
• любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Временный перевод работника  без его согласия на срок до одного месяца допускается также в случаях:

• простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера);
• необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества;
• замещения временно отсутствующего работника.

При условии, что простой  или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества  либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными  обстоятельствами, указанными выше.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

С учетом изложенных положений  можно указать следующие виды перевода на другую работу:

1) по инициативе работника;

2) по инициативе работодателя.

Переводы на другую работу по инициативе работодателя подразделяются на:

1) требующие согласия  работника;

2) не требующие согласия  работника.

Порядок документального  оформления перевода на другую работу, прописанный в ТК РФ, не отличается подробностью. В статье 72 ТК РФ указывается  общее правило: «……перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора…», при этом в других статьях 12 главы «Изменение трудового договора» оговариваются некоторые особенности оформления разновидностей перевода.

Основное же различие в оформлении перевода на другую работу, целесообразно провести по такому основанию как инициатива о переводе.

Документирование процедуры  перевода работника на другую работу включает в себя составление следующих  документов: личное заявление работника, представление (или докладная записка) о переводе, приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, Т-5а), соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, внешняя переписка (при переводе на постоянную работу к другому работодателю), предложение работнику о переводе на другую работу и другие.

Следует отметить, что  перечень данных документов не одинаков, он различается в зависимости  от вида перевода.

Приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу является основанием для оформления следующих документов:

• вносится соответствующая запись в трудовую книжку;
• вносится соответствующая запись в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);
• вносятся соответствующие изменения в лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);
• вносятся соответствующие изменения в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13);
• соответствующим документами (копиями документов) дополняется личное дело (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);
• вносятся соответствующие записи в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Перевод на другую работу следует отличать от перемещения  работника на другое рабочее место. В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника:

перемещение его у  того же работодателя на другое рабочее  место; перемещение его в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности; поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

При этом работодателю запрещается  переводить и перемещать работника  на работу, противопоказанную ему  по состоянию здоровья.