Порядок оформления документов при увольнении работников

Запись в трудовую книжку об основании и о причине  прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном  языке Российской Федерации и  на государственном языке республики в составе Российской Федерации, то заверяются оба текста.

В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку и произвести полный расчет. Днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

При выдаче работнику  на руки трудовой книжки от него берется  расписка в ее получении, проставляемая  в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма №Т-2), которая также удостоверяется подписью работника.

В случае смерти работника  трудовая книжка после внесения в  нее соответствующей записи о  прекращении трудового договора («Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации») выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников. Основанием для выдачи документа в этом случае, будут: свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены сотрудниками кадровой службы и подшиты в личное дело работника. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать запись: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и  требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной  из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое  внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при  оформлении движения кадров, документируются  посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде  является трудовой договор. С его  помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа  по личному составу – правового  акта,  
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться  и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и  нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника  и в интересах работодателя –  правильное, соответствующее всем требованиям  законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. 1 ГОСТ Р ИСО  154 89-1-2007. Издания. Общие требования  правила оформления.(Система стандартов по информ., библ., и изд. делу) М., 2007- 45 с.
2. ГОСТ 51141-98 Государственный стандарт РФ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 2006-11с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Общие требования  к оформлению документов М.,2003.- 15 с.(унифицированные системы документации).
4. Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р "Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации" (ред. от 16.10.2007).
5. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях/
6. С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – 2-е изд., перераб. и доп.- Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008.-328 с.
7. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. М.:МГИАИ, 2003.-С.35.
8. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления. Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. Уфа: БАГСУ, 2010.-305 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р "Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации" (ред. от 16.10.2007).