Порядок оформления личных карточек работников. Технология оформления предложения с применением приложений word

   Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).

   Далее по всей ширине формы N Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения: Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.10.2005). Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

   Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

   На момент заполнения формы N Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

   Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

   Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

   Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).

   В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

   Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

   Алфавит. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.

   Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: "постоянно" или "временно".

   Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству.

   Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

   Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

   Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

   Теперь необходимо заполнить раздел I "Общие сведения", который включает в себя перечисленные ниже пункты.

Реквизиты трудового  договора указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" заполняется разборчиво на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность.

Пункт 2 "Дата рождения" в текстовой части формы оформляется  словесно буквенным способом по правилам делопроизводства: "20 декабря 1975 г.", а в поле кодирования – цифровым: "17.03.2004".

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ОСТ 4.071.034-82:

- длина записи, включая  пробелы и знаки препинания, не  должна превышать 100 символов;

- при указании типа  административно-территориальной единицы  допускаются общепринятые сокращения.

В зоне кодирования указывается  код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

Пункт 4 "Гражданство" заполняется  также на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность. Поскольку информацию о  гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части п. 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве Российской Федерации, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о  двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной  тайне. Поскольку проверкой кандидата  на такую работу занимаются соответствующие  органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник  второе (наряду с российским) гражданство.

Если же работник решил  сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в п. 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

- гражданин Российской  Федерации – код по ОКИН "1";

- гражданин Российской  Федерации и иностранного государства  (двойное гражданство) – код  по ОКИН "2";

- иностранный гражданин  – код по ОКИН "3";

- лицо без гражданства  – код по ОКИН "4".

Пункт 5 "Знание иностранного языка" расшифровывается как "наименование" и "степень знания". Наименование иностранного языка указывается  в соответствии с фасетом 04 ОКИН.

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается  иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются  на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных  кадровой службой тестов (если для  выполнения поручаемой работы требуется  знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно  самим иностранным языкам, так  и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка  – вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"), французский (код по ОКИН "213") итальянский (код  по ОКИН "070");

- читает и переводит  со словарем – код по ОКИН "1";

- читает и может объясняться  – код по ОКИН "2";

- владеет свободно –  код по ОКИН "3".

Если работник знает два  иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для  внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 "Образование". Уровень образования указывается  в личной карточке только по документу  об образовании, представленному работником:

- основное общее образование  – код по ОКИН "01";

- среднее (полное) общее  образование – код по ОКИН "07";

- начальное профессиональное  образование – код по ОКИН "10";

- среднее профессиональное  образование – код по ОКИН "11";

- неполное высшее образование  – код по ОКИН "15";

- высшее образование –  код по ОКИН "18";

- послевузовское образование  – код по ОКИН "19".

Если работник не окончил  соответствующее образовательное  учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

- работник обучался в  высшем учебном заведении и  прошел более половины курса  или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу  или не сдал государственный  экзамен, – "неполное высшее";

- работник обучался в  высшем учебном заведении и  прошел три года обучения –  "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

- работник обучался в  высшем учебном заведении, но  не окончил его, а на момент  поступления в высшее учебное  заведение он имел основное  общее образование, – "основное  общее";

- работник обучался в  высшем учебном заведении, но  не окончил его (прошел менее  половины курса обучения); на момент  поступления в высшее учебное  заведение имел среднее (полное) общее образование – "среднее  (полное) общее";

- работник, обучавшийся в  учреждении среднего профессионального  образования, но не окончивший  его (прошел менее половины  курса обучения); на момент поступления  в учреждение имел среднее  (полное) общее образование –  "среднее (полное) общее";

- работник, обучавшийся в  учреждении среднего профессионального  образования, но не окончивший  его (прошел менее половины  курса обучения); на момент поступления  на работу имел неполное среднее  образование – "неполное среднее";

- работник, окончивший 9 классов  общеобразовательной школы, а  также прошедший полный курс  обучения в среднем специальном  учебном заведении, но не защитивший  дипломной работы или не сдавший  государственный экзамен или  экзамен на аттестат зрелости  в средней общеобразовательной  школе, – "незаконченное среднее  образование".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, справкой о незаконченном высшем образовании и т.д.). На основании  студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании  не производятся, так как данные документы лишь подтверждают, что  работник зачислен в учебное заведение  и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (например, имени  – "им."). Ордена в названиях  учебных заведений в учетных  документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом  соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими  цифрами, например 25.06.2004.

   Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании выполнившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации бакалавра, дипломированного специалиста, магистра. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" – специальность.

  Окончившим начальные  профессиональные и средние профессиональные  учебные заведения присваиваются  квалификации "монтажник", "техник", "бухгалтер".

Кодированию подлежит только информация о направлении или  специальности. Поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор  специальностей по образованию (ОКСО), кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего  и среднего профессионального образования. С 1 января 2004 г. применяется новый  ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст по новой структуре. Для  установления соответствия между ним  и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями  соответствия, утвержденными Приказом Минобразования России от 25 ноября 2003 г. N 4377 "О применении Общероссийского  классификатора специальностей по образованию  в системе среднего профессионального  образования".

Для отражения информации о получении работником образования  следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго  образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок п. 6 личной карточки. Он заполняется  по тем же правилам, что и первый блок.