Порядок оформления личных карточек работников. Технология оформления предложения с применением приложений word

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным  формам – код 02.

 

Заполнение табличного блока  о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 "Профессия". В  данном пункте указывается профессия  по опыту работы. Запись характеризует  профиль работы сотрудника на основании  трудовой книжки и объяснений работника.

Дополнительной для работника  является профессия, которая не совпадает  с основной профессией и не относится  к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному пункту должны соответствовать Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования  информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных  во введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит  из 17 цифр, а код должности –  из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности  работника в организации, в том  числе об условиях труда и его  оплате. "Сокращение" кода по ОКПДТР до пяти или шести цифр произвели  Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает  код ОКПДТР как пять первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как шесть первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла  практика указания только части кода ОКПДТР. Учитывая сказанное, необходимо помнить о следующем.

Личная карточка не содержит разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, др.), условия  его оплаты и т.д., поэтому рекомендуется  указывать полный код профессии  или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Полный код штукатура  на основе данных классификатора и  приказа о приеме на работу имеет  вид 1 9727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

1 – профессия;

9727 – штукатур;

6 – контрольное число;

03 – номер выпуска ЕТКС;

3 – 3-й разряд;

7133 – группа по ОКЗ  – "Штукатуры";

10 – сдельная оплата  труда;

1 – условия труда нормальные;

4 – рабочий, выполняющий  работу вручную, не при машинах  и механизмах (последние группы  цифр берутся из фасетов к  каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 "Стаж работы" заполняется  на основании записей в трудовой книжке работника и иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемых с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении.

Подсчет продолжительности  общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат  конца и дат начала указанных  периодов. Разница этих сумм составляет

продолжительность общего трудового  стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в  Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного  фонда РФ от 21 октября 2002 г. N 122п. Непрерывный  стаж работника (для оплаты больничного  листа) рассчитывается на основании  трудовой книжки в соответствии с  Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и  служащих при назначении пособий  по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением СМ СССР от 13 апреля 1973 г. N 252.

Пример. Необходимо рассчитать общий и непрерывный стаж работника. Причина увольнения во всех случаях  – собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2000 – уволен 23.12.2002.

Второй период: принят 24.12.2002 – уволен 06.03.2004.

Третий период: принят 15.05.2004 – уволен 10.09.2005.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При  необходимости из года "на разбивку" занимается 12 месяцев, а из месяца – 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Первый период: 23.12.2002 – 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;

второй период: 06.03.04 – 24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;

третий период: 10.09.05 – 15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.

Для исчисления общего стажа  складываются данные по отдельным периодам:

2 года 2 месяца 6 дней + 1 год  2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца 26 дней = 4 года 8 месяцев 15 дней – общий  стаж работника.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы.

Теперь считается непрерывный  стаж. Перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе  непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника  равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном  случае получается, что у работника  нет непрерывного стажа).

Стаж прерывается в  случае увольнения, например, по следующим  основаниям:

- систематическое неисполнение  без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором  или правилами внутреннего трудового  распорядка;

- прогул или появление  на работе в нетрезвом состоянии;

- вступление в законную  силу приговора суда, которым  работник осужден к лишению  свободы либо иному наказанию,  исключающему продолжение данной  работы;

- утрата доверия со  стороны администрации к работнику,  непосредственно обслуживающему  денежные и товарные ценности;

- совершение работником, выполняющим воспитательные функции,  аморального поступка.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в  соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

В данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих  в соответствии с законодательством  льготы и гарантии (например, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые  поступает на работу, в соответствующих (строках) пунктах проставляются  нули.

Пункт 9 "Состояние в  браке" заполняется на основании  сведений, имеющихся в паспорте работника. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное  ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право  на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:

- никогда не состоял  (не состояла в браке) – код  по ОКИН "1";

- состоит в зарегистрированном  браке – код по ОКИН "2";

- состоит в незарегистрированном  браке – код по ОКИН "3";

- вдовец (вдова) – код  по ОКИН "4";

- разведен (разведена) –  код по ОКИН "5";

- разошелся (разошлась)  – код по ОКИН "6".

Пункт 10 "Состав семьи" оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведений, сообщенных работником.

Пункт 11 "Паспорт" заполняется  в строгом соответствии с паспортом  гражданина Российской Федерации или  паспортом другого государства.

Пункт 12 "Место жительства", к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для  указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одним из важнейших  регистров кадрового учета, то сотрудникам  кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу  ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо проверить его правильность. Адрес  места жительства по паспорту указывается  в соответствии со штампом регистрации.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы  в случае изменения фактического места жительства работника (при  неизменности регистрации) было место  для необходимой информации.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется  на основании военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих  в запасе:

- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский", "солдаты", "матросы");

- п. 4 "Полное кодовое  обозначение ВУС" – записывается  полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и  буквенный знак, например 113194А);

- п. 5 "Категория годности  к военной службе" записывается  буквами:

А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными  ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе), (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

- п. 7 "Состоит на воинском  учете" заполняется простым  карандашом:

строка "а" – в случаях  наличия мобилизационного предписания  и (или) штампа о выдаче и изъятии  мобилизационных предписаний;

строка "б" – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное  время.

На граждан, подлежащих призыву  на военную службу:

- п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное  кодовое обозначение ВУС" и  7 "Состоит на воинском учете"  не заполняются;

- п. 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву";

- п. 5 "Категория годности  к военной службе" заполняется  так же, как для пребывающих  в запасе. При отсутствии записей  в соответствующих пунктах удостоверения  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу, проставляется  категория А;

- в п. 8 разд. II личной карточки  гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не  годным к военной службе по  состоянию здоровья, в свободной  строке делается отметка "Снят  с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета  по состоянию здоровья".

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник  кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" предназначен для регистрации приема и соответствующих  кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе  первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме N Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.

Такой порядок определен  п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, согласно которому с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его  личной карточке, в которой повторяется  запись, внесенная в трудовую книжку.

Основанием для внесения последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника  на другую работу, составленные по унифицированным  формам N Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации, внесенной в раздел III личной карточки, предназначена графа 6 таблицы –  в ней работник должен проставлять  свою подпись по каждой записи.

Если работник оформляется  в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в  строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается: "в качестве совместителя". Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному  месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем  организации).

Вопрос о внесении в  личную карточку информации о работе в другой организации решается исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника  сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту  основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту  работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в  качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки и др.).

Если работник не считает  нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III "Прием на работу и  переводы на другую работу" или в  разделе X "Дополнительные сведения".

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале устанавливают основания  заключения трудового договора о  работе по совместительству, т.е. имеет  ли работник основную работу. Для этого  в кадровую службу предприятия, на которое работник принимается в качестве совместителя, он должен представить документ, подтверждающий наличие основной работы.