Порядок оформления личных карточек работников. Технология оформления предложения с применением приложений word

Если работник принимается  в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями  труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника  представления с места основной работы справки о характере и  условиях труда по основному месту  работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 5 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых  работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к  административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту  работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для  того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с  работой по совместительству (например, предоставление ежегодного отпуска  одновременно с отпуском по основной работе), поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте  работы для совместителя могут находиться как в разделе X "Дополнительные сведения", так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV "Аттестация". Решение по итогам аттестации заносится  в графу 2 на основании протокола  заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

- соответствует занимаемой  должности;

- соответствует занимаемой  должности при условии улучшения  работы и выполнения рекомендаций  комиссии с повторной аттестацией  через год;

- не соответствует занимаемой  должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:

- соответствует заявленной  квалификационной категории;

- не соответствует заявленной  квалификационной категории;

- соответствует первой  квалификационной категории по  должности "руководитель";

- не соответствует первой  квалификационной категории по  должности "руководитель".

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций ("о  переводе на другую работу", "о  направлении на повышение квалификации"), окончательное решение по которым  принимается руководителем организации  или уполномоченным им лицом. Но в  данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе "Основание" указываются  реквизиты документа, на основании  которого проводилась аттестация (приказа  о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных  разделов, в которых могли бы найти  отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам  аттестации. Однако присвоение квалификации работнику фактически означает изменение  существенных условий труда, поэтому  сведения об этом должны приводиться  в разделе Х личной карточки в  корреспонденции с информацией  о решении аттестационной комиссии.

Раздел V "Повышение квалификации". По окончании обучения государственные  образовательные учреждения повышения  квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные  учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим  курс обучения, следующие документы  государственного образца, в которых  указывается вид повышения квалификации:

- удостоверение о повышении  квалификации (для лиц, прошедших  краткосрочное обучение или участвовавших  в работе тематических и проблемных  семинаров по программе в объеме  от 72 до 100 часов);

- свидетельство о повышении  квалификации (для лиц, прошедших  обучение по программе в объеме  свыше 100 часов);

- диплом о профессиональной  переподготовке (для лиц, прошедших  обучение по программе в объеме  свыше 500 часов);

- диплом о присвоении  квалификации (для лиц, прошедших  обучение по программе в объеме  свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального  образования или учреждения основного  профессионального образования (с  указанием структурного подразделения  повышения квалификации) приводится в графе 4 (заполняется аналогично пункту 6 "Образование" раздела I "Общие  сведения"). Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его  территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения  работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о  направлении работника на повышение  квалификации или договор между  работником и работодателем, заключаемый  в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются  в графе 8.

Стажировка и получение  работником дополнительной квалификации также могут найти отражение  в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке  внесения записей в этот и следующий  раздел личной карточки в Указаниях  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении  квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника  на данное предприятие нет.

Поэтому целесообразно фиксировать  всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления  на предприятие – без заполнения графы "Основание", так и во время работы на нем).

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" заполняется на основании диплома о профессиональной подготовке.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" учитываются как  поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или  правилами внутреннего трудового  распорядка организации, а также  уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом  и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в данном разделе фиксируются  только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению  в трудовую книжку работника.

Согласно п. 24 и 25 Правил ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей:

- подлежат учету в трудовых  книжках сведения о награждении  (поощрении) за трудовые заслуги:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными  грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также коллективными  договорами, правилами внутреннего  трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

- не подлежат учету  в трудовых книжках премии, предусмотренные  системой оплаты труда или  выплачиваемые на регулярной  основе.

В разделе VIII "Отпуск" ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых  работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время  отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых  по просьбе работника отпусков без  сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение  рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность  не только учесть эти отпуска, но и  сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который  предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается  отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное – соблюдать  единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые  не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника  на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его  отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ²), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право  на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 г. по 14 февраля 2006 г. Даже если работник берет  отпуск не полностью, а разделяет  его на несколько частей, годовой  период указывается полностью. Записи в карточке формы N Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано  в конкретном периоде.

Графы 1 – 5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет  работнику по согласованию с работодателем  делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается  очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже  имеющуюся информацию, освобождая таким  образом раздел для дальнейшего  ведения, заводить новый бланк карточки формы N Т-2 и вкладывать его в уже  заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма N Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право  в соответствии с законодательством" предназначен для учета социальных льгот. В личной карточке работника  подлежат учету только те льготы, которые  работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых  косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику  органами государственной власти или  местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует  точное определение понятия "социальные льготы", что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и  компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его  социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные  ТК РФ.

В графе "Основание" дается наименование нормативного правового  акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику  должны предоставляться льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты  учета сведений о работниках:

- об обучении в учреждениях  профессионального образования  по очно-заочной (вечерней), заочной  формам, на экстернатных отделениях;

- об особенностях социально-правового  статуса работника, например о  том, что работник является  инвалидом или родителем ребенка-инвалида, и т.д.;

- об изменении фамилии,  имени, отчества работника, замене  паспорта и иных изменениях  правового статуса;

- о наличии у работника  документов, дающих ему специальное  право, например, водительского удостоверения,  заграничного паспорта и т.д.;

- другие.

Раздел XI "Основание прекращения  трудового договора" (увольнения). Приводитсяполная формулировка основания  увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) по форме N Т-8) со ссылкой на норму  ТК РФ.

В случае отказа работника  поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих  увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о  работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые  заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант  при внесении изменений – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны следующие варианты:

- сведения о документе,  подтверждающем изменение фамилии,  имени или отчества работника,  приводятся на поле личной  карточки (напротив строки, где зачеркнута  старая и внесена новая запись), там же проставляется заверительная  подпись сотрудника кадровой  службы;

- сведения о документе,  подтверждающем изменение фамилии,  имени или отчества работника,  приводятся в разделе X личной  карточки (в числе дополнительных  сведений). При таком способе оформления  заверение сделанных записей  подписью сотрудника кадровой  службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений  кадровая служба предприятия в форму N Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, адреса места  жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно  для учета изменений сведений о работнике.