Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Чувашский государственный университет им. И. Н. Ульянова»

 

Историко – географический факультет

 

Кафедра документоведения, информационных ресурсов и вспомогательных исторических дисциплин

 

 

 

Реферат на тему :

«Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов»

 

 

 

 

Работу выполнила:

Студентка 5 курса гр. ИГФ – 31 – 09

Демичева Светлана Сергеевна

Проверил:

Кандидат исторических наук, доцент

Павлова А. Н.

 

 

Чебоксары 2013

Оглавление

 

1. Введение……………………………………………………………………………………………………………………………………3
2. Глава 1. Правовые основы комплектования архива:

§1. Понятие и содержание комплектование архива…………………………………………………………….4

§2. Источники комплектования………………………………………………………………………………………………5

3. Глава 2. Правовые основы экспертизы ценности документов:

§1. Понятие экспертизы ценности документов……………………………………………………………………..7

§2.  Задачи и этапы экспертизы ценности документов………………………………………………………..8

§3. Экспертные комиссии………………………………………………………………………………………………………..8

4. Глава 3. Правовые основы хранения документов:

§1. Понятие режима хранения документов………………………………………………………………………….11

§2. Требования к зданиям и помещениям архива………………………………………………………………..11

§3. Световой режим………………………………………………………………………………………………………………..12

§4. Температурно-влажностный режим……………………………………………………………………………….12

§5. Санитарно-гигиенический режим……………………………………………………………………………………13

§6. Охранный режим………………………………………………………………………………………………………………13

§7. Оборудование архивохранилищ…………………………………………………………………………………….13

5. Глава 4. Правовые основы учета документов:

§1. Понятие государственного учета документов……………………………………………………………….16

§2. Учет архивных документов………………………………………………………………………………………………17

6. Список использованной литературы…………………………………………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

 

Роль архивов в современном мире, возможность и целесообразность превращения архивных учреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которые вызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последние годы.

 

Государственный архив - центр хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа - создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов архивного фонда соответствующего субъекта РФ. Деятельность архива финансируется за счет средств бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, а также внебюджетных средств.

 

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Росархива, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хранения документации. Положение утверждается архивным органом. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

 

 

 В России целесообразность размещения архивов по соседству с торговыми и культурно-просветительскими центрами всерьез не обсуждается. Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям. Тем не менее, усиление социальной роли архивов – это реальность. Данная тенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся в относительно благоприятных условиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Глава 1. Правовые основы комплектования архива

§1. Понятие и содержание комплектования архива

 

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

- из установления профиля архива;

- определения источников комплектования;

- определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

- организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

- функционально-целевое назначение учреждения;

- масштаб его деятельности;

- вид организации;

- полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

- значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- степень сохранности его фонда;

- взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

 

§2. Источники комплектования

 

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

- учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

- учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

- учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

- учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Глава 2. Правовые основы экспертизы ценности документов

§1.  Понятие экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.