Автор работы: Пользователь скрыл имя, 06 Марта 2014 в 16:39, реферат
Архив руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Росархива, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хранения документации. Положение утверждается архивным органом. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.
1. Введение……………………………………………………………………………………………………………………………………3
2. Глава 1. Правовые основы комплектования архива:
§1. Понятие и содержание комплектование архива…………………………………………………………….4
§2. Источники комплектования………………………………………………………………………………………………5
3. Глава 2. Правовые основы экспертизы ценности документов:
§1. Понятие экспертизы ценности документов……………………………………………………………………..7
§2. Задачи и этапы экспертизы ценности документов………………………………………………………..8
§3. Экспертные комиссии………………………………………………………………………………………………………..8
4. Глава 3. Правовые основы хранения документов:
§1. Понятие режима хранения документов………………………………………………………………………….11
§2. Требования к зданиям и помещениям архива………………………………………………………………..11
§3. Световой режим………………………………………………………………………………………………………………..12
§4. Температурно-влажностный режим……………………………………………………………………………….12
§5. Санитарно-гигиенический режим……………………………………………………………………………………13
§6. Охранный режим………………………………………………………………………………………………………………13
§7. Оборудование архивохранилищ…………………………………………………………………………………….13
5. Глава 4. Правовые основы учета документов:
§1. Понятие государственного учета документов……………………………………………………………….16
§2. Учет архивных документов………………………………………………………………………………………………17
6. Список использованной литературы…………………………………………………………………………………….20
Архивная
опись является одним из основных учетных
документов архива, архивным справочником,
содержащим систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда и предназначенным
для их учета и раскрытия их содержания.
Опись составляется на основе номенклатуры
дел и их реального наличия. Благодаря
описи, каждая единица хранения получает
свой архивный номер. Поэтому опись является
Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.
Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.
Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.
Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.
Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.
Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.
Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.
Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.
Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.
Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.