Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов

 

§4. Температурно-влажностный режим

 

Температурно-влажностный режим:

- документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

- резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;

- для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

- архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;

- температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

 

§5. Санитарно-гигиенический режим

 

Санитарно-гигиенический режим:

- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

- обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

- запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

- ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.

 

§6. Охранный режим

 

Охранный режим:

- обеспечивается посредством технической укреплённой и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;

- вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.

 

§7. Оборудование архивохранилищ

 

Оборудование архивохранилищ:

- применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

- оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;

- не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

- высота стеллажа – 220—240 см;

- ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами – 35-40 см;

- ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

- расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

- при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

- документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

- документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

- документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;

- документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;

- обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;

- учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

- в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;

- при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

- коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

- связки документов формируются не более 20 см толщиной;

- коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

- коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

- помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения – буквами, стеллажи и полки – цифрами;

- нумерация комнат производится от входа слева направо;

- нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;

- нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

- односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

- в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;

- постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

- пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;

в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Глава 4. Правовые основы учета документов

§1. Понятие государственного учета документов

 

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 г. Росархивом Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.

 

 

 

 

§2. Учетные документы архива

 

К учетным документам архива относятся:

- книга учета поступлений;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- список фондов;

- список фондов с особо ценными документами;

- лист фонда;

- архивная опись;

- опись особо ценных документов;

- опись страхового фонда;

- реестр описей;

- реестр описей особо ценных документов;

- инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

- карточка фонда;

- дело фонда;

- внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются:

- книга учета поступления и выбытия документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- опись дел;

- реестр описей;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;

- опись особо ценных дел;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- дело фонда.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.