Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

- значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документа;

- значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

- уникальность и типичность информации документа;

- ее повторяемость в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

- юридическая достоверность документа;

- физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

- значимость фондообразователя и его документов;

- объективность и субъективность документов;

- взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

- физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

- значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

- значимость содержания документа;

- время и место создания документа;

- подлинность и копийность документа;

- юридическую силу документа;

- дублетность, повторяемость документа;

- поглощенность содержания документа;

- физическое состояние документа.

 

 

§2. Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

- отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

- определение сроков хранения документов;

- обеспечение полноты состава архивного фонда;

- отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

- в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

- в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

- в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

 

§3. Экспертные комиссии

 

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

- в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия;

- в министерствах, ведомствах, главках — Центральная экспертная комиссия;

- в госархивах — экспертно-проверочная комиссия;

- в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95 г. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

- дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

- протоколы их заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов — систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее время наиболее распространены:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Глава 3. Правовые основы хранения документов

§1. Понятие режима хранения документов

 

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

- температурно-влажностного режима;

- светового режима;

- санитарно-гигиенического режима;

- охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

- оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

- применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

- применением специальных средств хранения и перемещения документов.

 

§2. Требования к зданиям и помещениям архива

 

Требования к зданиям и помещениям архива:

- архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;

- не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

- архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;

- архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;

- хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;

- в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

- отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

- в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

- хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

- в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

- в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:

- посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

 

§3. Световой режим

 

Световой режим:

- постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

- освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

- при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

- уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.