Примерный регламент электронного документооборота с использованием корпоративной системы управления документами PayDox

5. Быстрый поиск по контексту

 

Указав любой контекст в поле «Быстрый поиск», можно найти все документы, карточки которых содержат данный контекст – из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ.

 

 Если указан контекст для поиска, то поиск в справочниках «Пользователи»/ «Контактные лица», «Товары / Услуги», «Контрагенты» будет делаться с учетом указанного контекста. При поиске  в соответствующих справочниках можно указывать дополнительные фильтры поиска в данном блоке поиска в верхней части экрана  - для справочника «Пользователи» можно указать предприятие/подразделение, для справочника «Контактные лица» можно указать контрагента, для справочника  «Контрагенты» можно указать пользователя.

 
Найденный контекст выделяется красным цветом

6. Вызов справочников для задания параметров поиска

 

Для указания контекста при поиске либо пользователя, контрагента, категории  документа и т.п. можно вызвать  соответствующие справочники.

 

  В системе имеется специальный стандартный справочник «Реквизиты поиска», в который можно заносить разнообразную информацию – отметки для обеспечения поиска списков документов, пользователей, контактных лиц, контрагентов и т.п. Т.е., например, если необходимо сформировать список клиентов, которых нужно поздравлять с Новым Годом, в справочнике «Реквизиты поиска» можно завести соответствующий реквизит, например {НГ}, который далее с помощью вызова данного справочника проставить в учетных записях всех таких клиентов. После этого указание данного реквизита в качестве контекста поиска позволит вывести на экран всех таких клиентов.

7. Поиск в комментариях и контактах

 

Отметив этот чекбокс, можно произвести расширенный поиск в комментариях к документам и занесенных в систему  контактах по документу.

8. Полнотекстовый поиск по файлам документов

 

Отметив этот чекбокс, можно произвести полнотекстовый поиск в файлах документов, загруженных в систему.

9. Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы

 

Список документов, с которыми пользователь работает, можно формировать из списка приходящих по e-mail уведомлений о документах, удаляя из этого списка ненужные. E-mail'ы содержат ссылки на документы, нажав на которые, пользователь попадает на необходимый документ.

7. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА

1. Общие сведения

Нажав в списке документов на гиперссылку  с индексом документа, пользователь попадает на карточку документа. В правой части экрана расположены кнопки для возможных действий с документом. Количество этих кнопок варьируется  в зависимости от категории документа и прав данного пользователя.

2. Действия с карточкой документа

Ниже приводятся некоторые из возможных  кнопок, позволяющих осуществлять действия с карточкой документа. Значения других кнопок описаны в других разделах данного Регламента, посвященных работе с карточкой документа (например, СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ и др.).

 

Список	перейти к списку документов
Создать	создать документ
Редактировать	изменить  документ.
Удалить	удалить документ. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа могут это сделать – если документ не исполнен и не утвержден
Лист  согласования	получить  лист согласования документа в виде файла MS Word.
Лист  ознакомления	получить  лист ознакомления по документа в  виде файла MS Word
Лист  изменений	получить лист изменений документа  в виде файла MS Word. Данная кнопка появляется, если для данного документа был(и) загружен(ы) файл(ы) документа с соответствующими комментариями о версиях документа  и сделанных изменениях. Шаблон файла листа согласования называется ChangesListRUS.doc и находится в каталоге Templates
Статус  «Активен»	назначить статус «Активен». Документ можно будет согласовать, утвердить  или исполнить. Дата назначения статуса  «Активен» также будет видна  в карточке документа. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа  могут назначить этот статус.  Статус «Активен» может  быть присвоен системой автоматически  документам бизнес-процесса, в котором  все документы или задачи, обязательно предшествующие данному,  исполнены
Статус  «Неактивен»	назначить статус «Неактивен». Документ нельзя будет  согласовать, утвердить или исполнить. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа  могут назначить этот статус.   Сразу после создания документы  получают статус «Неактивен».
Статус  «Архивный»	назначить статус «Архивный».  Документ может  быть перемещен в системный архив  при операции архивирования
Статус«Оперативный»	отмена  статуса «Архивный»
Копировать	скопировать в буфер системы все данные текущего документа для того, чтобы  вставить их в другой документ
Вставить	вставить  в создаваемый документ все данные  из другого документа, ранее скопированные  системой
Комментарий	написать  комментарий к данному документу. Тексты всех комментариев будут присутствовать в карточке документа  Комментарии позволяют информировать других участников бизнес-процесса о ходе выполнения работ, возникающих обстоятельствах и появлении новой информации
Событие	вставить информацию о планируемом или прошедшем событии
Контакт	записать  информацию о контакте (телефон, факс, e-mail и др.) по данному документу. Тексты всех контактов будут присутствовать в карточке документа  Информация о контактах  позволяет сохранить вместе с документом всю историю взаимоотношений с внешними контрагентами по проекту – переписку по e-mail, телефонные переговоры, факсовые сообщения,  информацию о совещаниях и т.п.
Задача	создать задачу/поручение другому  сотруднику по данному документу. Тексты всех задач, даты их исполнения и статус исполнения будут присутствовать в карточке документа.
Уведомление	всем пользователям, указанным  в открывающемся списке, будут  отправлены e-mail’ы содержащие гиперссылку  на данный документ. Пользователи смогут, просматривая e-mail, нажать на гиперссылку и войти в карточку просмотра документа.
Ознакомлен	нажав на эту кнопку, пользователь подтверждает, что он ознакомлен с  документом. Кнопка появляется для  пользователей, указанных в списке согласования и списке адресатов (списке рассылки)
MS Word	получить документ в виде файла MS Word – стандартного вида для всех документов данной категории. Будет  получен файл в формате MS Word, содержащий все данные из карточки документа. Эти  данные будут подставлены «на лету» в процессе вывода файла на компьютер пользователя.
MS Excel	получить документ в виде файла MS Excel – стандартного вида для всех документов данной категории. Будет  получен файл в формате MS Excel, содержащий все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» в процессе вывода файла на компьютер пользователя.
Загрузить файл	загрузить файл документа в MS Word, MS Excel или файл образа документа (например, отсканированный образ бумажного  документа в формате jpg, заархивированный набор файлов, музыкальный файл или видео-файл)

8. ЗАГРУЗКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ

 

В режиме просмотра карточки документа  можно загрузить в систему  файл сканированного образа документа  или файл документа в любом  формате. Также при этом можно  указать текстовый комментарий к файлу. Все загруженные файлы документа доступны при просмотре карточки документа в списке «Файлы документа». При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа и, если это файл MS Word* или MS Excel*, при необходимости, вставит в него данные из карточки документа.

 

При загрузке файлов в карточку документа  можно непосредственно из системы  отсканировать нужный документ и  загрузить его в виде графического файла в систему. Сканирование документа запускается нажатием на кнопку «Сканировать».  Файл отсканированного изображения далее можно нажатием кнопки «Загрузить файл в систему» загрузить на сервер системы.

 

  Для обеспечения сканирования сканер должен быть подключен к компьютеру и программное обеспечение сканера должно быть инсталлировано

9. ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD

 

В режиме просмотра карточки документа  можно получить на компьютер пользователя файл документа в формате MS Word –  если он был ранее загружен в систему. При необходимости, файл в формате MS Word будет содержать все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» из карточки документа в нужные места файла документа в формате MS Word в процессе вывода файла на компьютер пользователя. При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа.

10. УВЕДОМЛЕНИЯ И РАССЫЛКИ ПО E-MAIL

Система позволяет делать e-mail уведомления  пользователям о необходимости  согласовать или утвердить документы. Система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функциональность удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др.информация).

Послать уведомление, можно нажав  на кнопку

Уведомление

 в карточке документа.

 

 Для обеспечения успешной  доставки уведомлений в справочнике  пользователей у всех сотрудников  должны быть указаны их адреса  электронной почты. 

 

В поле «Тема» можно изменить стандартную тему, предлагаемую системой для отправляемого e-mail.

В поле «Сообщение» можно добавить свое сообщение для получателей уведомления.

Нажав на кнопку «Послать e-mail уведомление», можно отослать сформированное уведомление получателям.

Система сообщает, каким пользователям  уведомление было отослано, а для каких это сделать не удалось (например, в случае отсутствия e-mail адреса у пользователя).

 

 Также система рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям с  напоминаниями о документах. Это  происходит когда документ становится  активным, либо когда документ создается системой автоматически, либо при наступлении даты исполнения неисполненного документа, либо в процессе согласования документа.

11. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Электронные формы документов могут  быть просмотрены, согласованы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

 

При настройке типа документа задается, необходим ли список согласующих  для этого документа. Если его  указать, то в документе появляется поле для заведения списка согласующих документ пользователей. Если пользователь имеется в этом списке, то при входе в просмотр карточки документа у него появляется кнопка «Согласовать», у Утверждающего – «Утвердить».

 

При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности.

Обе этих возможности могут комбинироваться.

Имена пользователей, для которых  разрешено параллельное согласование, должны в списке согласования располагаться на одной строке.

Имена пользователей, для которых  задано последовательное согласование, должны в списке согласования располагаться  сверху вниз на последовательных строках.

  
Например, если список согласования выглядит так:

 

”UserName1” <UserID1>;

”UserName2” <UserID2>; 
”UserName3” <UserID3>;

 

то согласование документа будет  происходить последовательно, сначала User1, затем User2, затем User3.

 
Если список согласования выглядит так:

 

”UserName1” <UserID1>;”UserName2” <UserID2>;”UserName3” <UserID3>;

 

то User1, User2 и User3 могут согласовывать  документ независимо друг от друга.

 

Если список согласования выглядит так:

 

”UserName1” <UserID1>; 
”UserName2” <UserID2>; ”UserName3” <UserID3>;

 

то сначала документ должен согласовать User1, затем это смогут сделать User2 и User3 независимо друг от друга.

 

Если список согласования выглядит так:

 

”UserName1” <UserID1>; ”UserName2” <UserID2>;

”UserName3” <UserID3>;

 

то сначала документ должны согласовать User1 и User2 независимо друг от друга, затем это сможет сделать User3.

 

Система автоматически следует  заданной маршрутизации согласования и предоставляет возможность  согласования только пользователям, имеющим  в данный момент это право в  соответствии со схемой маршрутизации.

 

Согласующие и утверждающий получат e-mail уведомление о необходимости согласовать/утвердить документ. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. Если очистить список согласующих, то список согласовавших очистится автоматически. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

 

Правила согласования и утверждения  документа:

• Утверждение документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Имя Утверждающего».

Имя утверждающего

 

• Согласование документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Список согласующих».

Список согласующих

 

• Согласующие по Документу могут как согласовать Документ, нажав на кнопку «Согласовать», так и отказать в согласовании Документа, нажав на кнопку «Отказать». При этом Согласующие по Документу могут создавать в Электронной Карточке Документа комментарии с объяснением их действий либо с вопросами для других пользователей, работающих с данным Документом.
• Согласующие по Документу согласуют Документ в соответствии с очередностью согласования, определяемой списком Согласующих по Документу в в Электронной Карточке Документа.
• В процессе согласования возможен последовательный откат на одного (последнего) согласующего назад. У последнего согласовавшего появляется кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать», нажав на которую можно отказаться от ошибочно сделанного согласования. После этого кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать» появляется у предыдущего согласовавшего и т.д.
• Отказаться от сделанного согласования пользователь не может, если после него данный документ уже согласовал другой пользователь, так как последующие согласующие при согласовании могли принимать во внимание мнение данного пользователя.
• Утверждающий по Документу имеет возможность отказать в утверждении документа, даже если процесс согласования еще не закончен.
• Утверждающий по Документу не имеет возможности утвердить документ, если процесс согласования еще не закончен.
• Если отказано в согласовании документа кем-либо из согласующих пользователей, то процесс согласования документа продолжается и после его окончания Утверждающий по Документу имеет возможность утвердить документ, несмотря на наличие пользователей, отказавших в согласовании документа.
• Если Утверждающий по Документу отказал в утверждении документа, то документ: 
  - может остаться отказанным в утверждении, если у тверждающий с ним в принципе не согласен 
  - карточка  и/или файлы документа могут редактируются, после чего согласование автоматически сбрасывается и процесс согласования и утверждения повторяется вновь