Примерный регламент электронного документооборота с использованием корпоративной системы управления документами PayDox

 

 При нажатии на ссылку – текст сообщения происходит переход к месту нахождения данного сообщения о событии – к карточке документа или карточке пользователя.

 

Информация о событии, представляемом в Календаре Событий, создается  с помощью кнопок «Событие», расположенных в Календаре Событий, карточках документов и карточках пользователей.

 

  Календарь Событий пользователя доступен данному пользователя по кнопке «КАЛЕНДАРЬ», расположенной на главной странице и по кнопке «Календарь», расположенной на странице карточки пользователя.

  Календари Событий других пользователей  могут быть доступны пользователю, которому дано такое право. Если такое право пользователю дано, то кнопка вызова Календаря Событий доступна ему как из своей карточки в справочнике пользователей, так и из карточек других пользователей.

19. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

1. Справочник «Номенклатура Дел»

 

Работа с Номенклатурой Дел  как со стандартным справочником системы позволяет добавлять  записи к Номенклатуре Дел, редактировать  информацию о Делах и вносить  информацию о действиях с Делами в поле «Примечание»

 

Справочник «Номенклатура Дел» может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

 

В форме редактирования справочника  «Номенклатура Дел» можно изменить данные и в поле «Срок хранения» занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных фраз, определяющих сроки хранения.

2. Действия с Описями Дел

 

Новая Опись создается как новый  документ категории «Описи Дел». В  карточке Описи указываются необходимые реквизиты, также при необходимости Опись может согласовываться и утверждаться.

 

  В карточку Описи может быть загружен файл отсканированного подлинника документа Описи.

 

  В дальнейшем в карточку Описи можно загружать любое количество дополнительных файлов отсканированных документов, например, акты о выделении документов к уничтожению, акты о передаче документов на госхранение и акты приема-передачи документов от сторонних организаций.

 

  Также в карточку Описи можно добавлять любые комментарии о действиях, производимых как с Описью в целом, так и с Делами, информация о которых содержится в Описи.

 

При заведении нового Дела оно регистрируется в соответствующей Описи Дел  добавлением новой записи в нижней части карточки Описи с помощью кнопки «Создать»:

 

Прозводимые с Делами, перечисленными в Описи Дел, действия заносятся  в поле «Примечания». Для этого необходимо отметить строку Описи Дел, в которую требуется добавить информацию о производимых с указанным Делом действиях и нажать кнопку «Редактировать»

 

В форме редактирования можно изменить данные об Описи и в поле «Примечания» занести информацию о производимом действии либо вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных  фраз, описывающих действия с Делом, например:

Дело возвращено  

      Дело выдано для  ознакомления  

      Дело  выделено к уничтожению  

      Дело  заведено  

      Дело  передано в Архив  

 

  Перечень прозводимых с описями стандартных действий можно занести в создаваемый пользовательский справочник «Примечания к Номенклатуре Дел»

 

  Каждая строка Описи Дел содержит ссылку для получения списка документов, содержащихся в указанном Деле.  Выдаваемый список документов содержит ссылку на Номенклатуру Дел.

3. Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело.

 

Если в настройке типа документа  указать, что для документов данного  типа необходим атрибут «Месторасположение подлинника документа», то для всех документов данного типа для лиц, имеющих право редактирования, становятся доступны кнопки, позволяющие фиксировать изменение физического месторасположения подлинника документа, его выдачу из Дела и возврат в Дело:

• «Расположение» - изменить месторасположение подлинника документа,
• «Статус «Отправлен в Дело» - если подлинник документа помещен в Дело
• «Статус «Выдан из Дела» - если подлинник документа выдается из Дела кому-либо для ознакомления.
• «Статус «Возвращен в Дело» - если подлинник документа возвращается в Дело после выдачи,

  Выемка документов из сформированных Дел прошлых лет допускается только в исключительных случаях с составлением Акта о выдаче документа во временное пользование и замещением подлинника документа в Деле его заверенной копией.

  Документы текущего года, уже включенные в Дело, находящееся в процессе формирования, могут в течение года потребоваться сотрудникам для ознакомления. В этом случае документы могут выдаваться из Дела. Информация о таких действиях регистрируется кнопками Статус «Выдан» и Статус «Возвращен». Для каждого такого действия можно указать комментарий, поясняющий причину действия с документом.

• Номер Дела – указать номер Дела, в которое помещен подлинник документа. В поцессе указания номера Дела можно вызвать справочник «Номенклатура Дел», чтобы выбрать нужный номер Дела.
• Документы Дела – вызвать список документов Дела, в которое помещен данный документ (электронный аналог Внутренней описи документов Дела).

 

Для исходящих документов доступны кнопки:

• Статус «Ожидание отправки» - подлинник документа ожидает отправки адресату,
• Статус «Отправлен» - подлинник документа отправлен адресату,
• Статус «Доставлен» - подлинник документа доставлен адресату.

 

  Для ввода данных в поле «Срок хранения, лет» Номенклатуры Дел либо Описи Дел можно создать пользовательский справочник «Сроки хранения документов», содержащий тексты стандартных значений сроков хранения документов, например:

3 года  

      5 лет  

      10 лет  

      до замены  новыми  

      до минования  надобности  

      постоянно   .

20. ОТЧЕТЫ

 

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете.

 

Нажав ссылку «Мои отчеты» можно получить список отчетов, сформированных данным пользователем.

 

Пользователь может получить список всех отчетов, к которым ему разрешен доступ. Нажав на ссылку наименования отчета, пользователь входит в режим  работы с отчетом.

 

 Значения  стандартных кнопок действий с отчетом

 

• «Отчет» - выполнить запрос на формирование отчета.    Если перед выполнением отчета в блоке поиска в верхней части экрана выбрать значения некоторых критериев и выполнить запрос на формирование отчета, то отчет будет сформирован с учетом выбранных критериев. Эта возможность позволяет, не изменяя настроек отчета, быстро получить на основе данного отчета множество похожих отчетов.
• Список. Перейти к списку отчетов
• Создать. Создать новый отчет на основе текущего. Если новый отчет похож на текущий, то нажав эту кнопку, можно создать новый отчет на основе данных, содержащихся в текущем. Это позволяет сэкономить время на вводе похожих данных
• Редактировать. Редактировать настройку отчета
• Удалить. Удалить отчет

 

Режимы  выдачи отчета

 

• Детальный. Отчет будет содержать информацию о первичных документах. Если данный чекбох не отмечен, то отчет будет содержать только промежуточную и итоговую суммарную информацию.
• Вид для печати. Отчет будет выдан без стандартных окружающих элементов меню в виде, пригодном для печати
• HTML. Отчет будет выдан в виде HTML
• MS Word. Отчет будет выдан в виде файла MS Word
• MS EXcel. Отчет будет выдан в виде файла MS Excel
• Также здесь можно указать количество строк, после которого будет повторяться вывод шапки отчета с заголовками колонок