Примерный регламент электронного документооборота с использованием корпоративной системы управления документами PayDox

 

 Статус  «Утверждено» отменить нельзя кроме как войти в режим редактирования и нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут сброшены (в том числе и согласование и статус исполнения д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

12. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Исполненным документам в Системе  должен быть присвоен статус «Исполнено».

 

 Статус «Исполнено» может быть присвоен документам, если в настройке категории документа указана его необходимость:

Статус исполнения

 

Статус «Исполнено» по документу  могут назначить:

Утверждающий,

Исполнитель – только в случае, если для документа Утверждающий не предусмотрен,

Администратор,

Контролер,

Супервайзер

 

 Платежным документам  статус «Исполнено» может быть присвоен, если они имеют статус «Оплачено».

 Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют статус «Отменено».

 Статус «Исполнено» не может быть присвоен неутвержденным документам, если документу требуется утверждение.

 Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют подчиненные документы, которые неисполнены.

 Статус «Исполнено» не может быть присвоен неактивным документам.

 Статус  "Исполнено"  отменить нельзя кроме как  войти в режим редактирования  и

нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут  сброшены (в том

числе и согласование и статус утверждения  д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

 

Для принятии исполнения Создатель  документа, Исполнитель или Контролер  нажимают кнопку «Запрос статуса  «Исполнено», после чего Утверждающему  отправляется e-mail уведомление и  кнопка «Исполнено» в карточке документа для Утверждающего выделяется красным цветом, после чего утверждающий выполняет одно из следующих действий:

• принимает исполнение документа и нажимает кнопку «Исполнено», после чего документ получает статус «Исполнено». При необходимости здесь может быть введена фактическая дата исполнения документа.
• отказывает в приеме исполнения документа и нажимает кнопку «Отказать»
• отправляет документ или задачу на доработку и нажимает кнопку «На доработку»

13. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

 

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

 

Пользователи Системы, являющиеся Создателями документов, Контролерами по исполнению документов, либо Исполнителями  по документам, получают информацию о  наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

 

Набор кнопок для выбора списков  контролируемых документов находится  в центральной верхней части  экрана главной страницы системы:

 

• кнопка «КОНТРОЛЬ» позволяет получить список доступных неисполненных и неотмененных документов, для которых заполнено поле «Имя контролера»
• кнопка «ИСПОЛНЕНИЕ» позволяет получить список неисполненных документов, требующих отметки об исполнении
• кнопка «ОТВЕТСТВЕННЫЙ» позволяет получить список неисполненных документов, для которых данный пользователь является ответственным исполнителем

 Даты поступления, утверждения  и исполнения документов также  контролируются пользователями  через Календарь Событий, кнопка вызова которого также находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы.

 Информация о наступлении  сроков исполнения документов  также передается системой пользователям  автоматически с помощью e-mail уведомлений.

 Дополнительная необходимая  информация об исполнении документов  также может быть получена из соответствующих отчетов.

14. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ

 

Система позволяет осуществлять ознакомление пользователей с документами.

Кнопка для выбора списка документов, с которыми необходимо ознакомиться, находится в центральной верхней  части экрана главной страницы системы:

 

• кнопка «ОЗНАКОМИТЬСЯ» позволяет получить список утвержденных, отказанных в утверждении документов и активных документов, не требующих утверждения, в которых данный пользователь указан в поле «Список ознакомления» или «Адресаты, список рассылки»

В карточке документа, требующего отметки об ознакомлении, присутствует кнопка

Ознакомлен

 

нажав на которую пользователь отмечает факт ознакомления с документом.

Список ознакомления сотрудников  с документом можно также получить в виде настраиваемого документа  MS Word «Лист ознакомления», в который автоматически из карточки документа выводится список пользователей, которым необходимо ознакомиться с данным документом и отметки об ознакомлении.

15. КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ

 

Система имеет несколько уровней  доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса – официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для назначения доступа сотрудникам могут использоваться роли – стандартные режимы доступа для определенных групп пользователей.

 

 Важной возможностью ограничения  доступа на чтение документа  является назначения документу  уровня доступа «Только для  лиц, указанных в документе». В  этом случае документ будет  доступен только пользователям,  явно указанным в документе.

 Важной возможностью ограничения доступа на редактирование документа является указание в карточке документа «Списка имеющих право редактирования д-та». Редактирование документа доступно только Создателю документа, Утверждающему и пользователям, указанным в «Списке имеющих право редактирования д-та».

16. ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА

 

Документ может иметь платежный  статус, т.е. может быть связан с входящим или исходящим платежом. Направление  платежа - входящий или исходящий  – не зависит от направления документа, т.е., входящие документы могут иметь исходящие платежи (например, входящие счета на оплату) и наоборот, исходящие документы могут иметь входящие платежи (например, исходящие счета на оплату).

• Наличие или отсутствие платежного статуса документа задается в настройке типа документа.
• Направление платежа – входящий или исходящий - задается при редактировании карточки документа.
• Состояние платежного статуса документа задается в карточке документа.
• Изменение платежного статуса документа доступно для активных документов, которые не отменены и не исполнены.

 

Возможные состояния платежного статуса  документа и соответствующие  кнопки:

 

• «Платеж неопределен» - если для уже существующих типов документов установить наличие платежного статуса документа, то для всех существующих документов этого типа статус устанавливается в это значение. Необходимо зайти в режим редактирования карточки документа и задать направление платежа - входящий или исходящий.

 

• «Статус не задан» - состояние статуса платежа не задано.

 

• Статус «Неоплачен» - входящий или исходящий платеж еще не осуществлен и проведение платежа пока не требуется.

Статус «Неоплачен»

- установить статус платежа  в «Неоплачен». 

Кнопка доступна Администратору, Создателю  документа и Ответственному.  
Кнопка доступна и в других состояниях статуса платежа, для того, чтобы в случае, если статус установлен неправильно, установить его в состояние в «Неоплачен».

 

• Статус «Неоплачен, требует оплаты» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, но указание «Оплатить» еще не получено.

Статус «Требует оплаты»

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, требует оплаты».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа  и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

 

• Статус «Неоплачен, выставлен к оплате» - входящий платеж еще не осуществлен, но выставлен к оплате.

Статус «Выставлен»

- установить статус входящего платежа в «Неоплачен, выставлен к оплате».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа  и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

 

• Статус «Неоплачен, дано указание оплатить» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, указание «Оплатить» получено.

Статус «Оплатить»

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, дано указание оплатить».

Кнопка доступна Администратору и Утверждающему.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, требует оплаты» для исходящих платежей.

 

• Статус «Оплачен» - входящий или исходящий платеж осуществлен.

Статус «Оплачен»

- установить статус входящего платежа в «Оплачен».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа  и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, выставлен к оплате» для входящих платежей и из состояния статуса «Неоплачен, дано указание оплатить» для исходящих платежей.

17. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ

 

Система позволяет вести внутрикорпоративные  справочники и базы данных.

 

 При подготовке документов для заполнения реквизитов документов необходимо по возможности использовать справочники для облегчения и ускорения ввода информации в поля карточки документа, а также для предотвращения ввода ошибочных данных. В режиме ввода данных кнопка вызова справочника располагается справа от поля ввода.

 

Система позволяет вести любые  справочники, необходимые на предприятии.

Также Система имеет набор встроенных справочников:

• Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках предприятия и их уровнях доступа к системе.
• Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа.
• Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей. 
• Справочник типов документов позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы документов.
• Справочник типов операций позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы финансовых, платежных или учетных операций.
• База данных товаров / услуг позволяет вести всю номенклатуру единиц материального учета предприятия, как внутрикорпоративного использования, так и товаров для поставки контрагентам или розничной продажи.
• Справочник контрагентов содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Информация о связи документа с конкретным контрагентом указывается в карточке документа.
• Справочник контактных лиц контрагентов содержит информацию о сотрудниках предприятий - контрагентов.

18. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Календарь Событий PayDox – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности планировать как личные так и совместные корпоративные мероприятия

Календарь Событий позволяет планировать  и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним  события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре Событий сотрудников, указанных в данных документах, что позволяет сотрудникам визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов. Календарь Событий позволяет назначать совместные мероприятия - указав в своем календаре планируемое мероприятие, можно также указать список сотрудников, которых данное мероприятие касается - и эта информация появится автоматически в календарях указанных сотрудников.

 

В Календарь Событий выводятся 2 типа информации

 

• информация о документах, даты поступления, утверждения или исполнения которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца
• информация о событиях, даты которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца

 

В каждой ячейке Календаря Событий, соответствующей дню месяца, может быть выведено произвольное количество сообщений, соответствующих указанным типам информации.

 

Сообщения с информацией о документах имеют вид типа ДЭ-1 – пиктограмма и ссылка с номером документа.

 При наведении курсора на пиктограмму появляется подсказка с характеристикой даты документа, например «Дата исполнения - просрочено»

 При наведении курсора на ссылку с номером документа появляется подсказка с реквизитами документа. По ссылке можно перейти к карточке документа.

 

Сообщения с информацией о событиях имеют вид типа

Командировка в Самару ...

 

 

 

Значок  в левой части сообщения означает, что событие начинается в этот день

Значок в правой части сообщения означает, что событие заканчинается в этот день

Значок  в левой части сообщения означает, что событие начинается в дни, предшествующие для данного дня

Значок  в правой части сообщения означает, что событие заканчивается в дни, последующие для данного дня

 При наведении курсора на ссылку – текст сообщения появляется подсказка с полным текстом данного события и датой/временем его начала и окончания