Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

Министерство образования  и науки РФ

ГОУ ВПО «Магнитогорский  государственный университет»

Факультет педагогического  образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ОиТДОУ

Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата сдачи: _______________

 

Дата защиты:______________

 

Оценка: _________________

 

_________________________                   

подпись

 

 

 

Магнитогорск

2011

Оглавление

Введение ……………………………………………………………………….………3

Глава I. Теоретические основы публикации документов в электронном виде……….….…………………………………………………………………..……..5

1. . Публикация архивных документов как форма их использования…………….5
2. . Нормативно-методическая база публикации документов……………...…….10

Глава II. Практические решения публикации архивных документов в электронном виде……………………………………………………………………………………14

2.1. Передовой опыт архивистов по публикации архивных документов в электронном виде…………………………………………………………………….16

2.2. Анализ сайта «Российский государственный архив научно-технической документации»……………………………………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………..…….28

Список используемой и  цитируемой литературы…………………………………30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

          Развитие и совершенствование  мультимедийных компьютерных технологий  открыло дорогу к созданию  новой формы публикации архивных  документов – электронной. Сегодня  уже ясно, что использование архивных  документов в электронных изданиях  идет иным путем, чем их использование  в традиционных печатных изданиях. В работе рассматривается ряд  принципиальных проблем, которые  связаны, прежде всего, с практическим  созданием подобных электронных  публикаций архивных документов.

          Согласно определениям ГОСТ Р  51141-98 (4) под публикацией архивного документа понимается подготовка его к созданию в соответствии с установленными правилами. С одной стороны, эти правила касаются выявления и отбора документов для публикации и их археографической обработки, с другой – представления документа и связанной с ним информации в форме, адекватной форме предстоящего издания, в нашем случае – электронной.

          Под электронной публикацией  архивного документа можно понимать  электронное издание, содержащее  электронную копию (или группу  электронных  копий) архивных  документов, прошедших археографическую  и редакционно-издательскую обработку,  предназначенную для распространения  в неизменном виде и на машиночитаемом  носителе и имеющее выходные сведения (9).

          С каждым годом в органах  власти и организациях все  белее актуальным становятся  вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Еще большую остроту  этим вопросам придали ФЦП  «Электронная Россия» и аналогичные  программы в субъектах федерации  (например, ГЦП «Электронная Москва»). Следует ожидать, что в ближайшие  годы архивы электронных документов  превратятся в серьезные источники  информации для принятия важнейших  решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы  хранения электронных информационных  ресурсов и пути преодоления  этих проблем приобретают ключевое  значение в методологии организации  такого рода архивов.

          Необходимо сразу отметить, что  архив электронных документов  – это не просто отдельный  сервер, компьютер или место для  складирования носителей с информацией.  Это не только и не столько  поисковая система, способная  «выудить» нужную пользователю  электронную информацию. Архив –  это, прежде всего, технологии  и производственные процессы, обеспечивающие  весь цикл хранения документов  от экспертизы ценностей до  их использования, через учет  описания, обеспечение сохранности  и развитие научно-справочного  аппарата (22).

          Этой проблемой занимались следующие  архивисты:

В. Ю. Чебанов 

Н. А. Храмцовская

Ю. В. Грум-Гржимайло, И. В. Сабенников

Цель: раскрыть основные проблемы публикации архивных документов в электронном  виде.

Объект: использование архивных документов в РФ.

Предмет: публикация документов на электронном носителе.

Для осуществления цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть понятие «публикация архивных документов» как формы их использования.
2. Описать современную нормативно-методическую базу публикации документов в РФ.
3. Представить передовой опыт архивистов по публикации архивных документов в электронном виде.
4. Проанализировать осуществленные проекты и сайты различных архивов.

Методы исследования: наблюдение, изучение литературы, сайтов, синтез, моделирование, систематизация полученной  информации.

В соответствии с поставленными  задачами данная курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения.

 

 

Глава I. Теоретические основы публикации документов в электронном виде

1. 1. Публикация  архивных документов как форма  их использования

          По природе воспроизводимой информации ГОСТ 7.83–2001 (5) предлагает различать текстовые, изобразительные, звуковые и мультимедийные электронные издания. Применительно к электронным публикациям архивных документов возможно выделение изданий по видовому составу документов архивного фонда (публикации фонодокументов, фотодокументов и т. п.), соотносясь с классификацией, сложившейся в архивной практике. В то же время надо четко понимать, что электронная форма представления в значительной мере стирает видовые границы, сводя их к различным цифровым форматам представления данных (16). И с позиций информационной технологии публикации архивного документа возникает вопрос о выборе соответствующего ему цифрового формата, который во многом определяется целями использования документа в конкретном электронном издании.

          Электронная публикация архивных  документов может осуществляться  в изданиях научного, научно-популярного,  учебного, справочного, художественного  и иного характера, ориентированных  на локальное, сетевое или комбинированное  распространение. Для нас важно  отметить, что любая научная публикация  архивных документов должна иметь  детерминированный характер, т. е.  параметры, содержание и способ  взаимодействия с электронным  изданием должны быть предопределены  его целями, издателем и не  могут быть изменяемы пользователем.  Только в этом случае  можно  говорить о достоверности приводимой  архивной информации и рассматривать  электронную публикацию архивных  документов как инструмент для  научной работы и форму обеспечения  сохранности архивного фонда.  При несоблюдении данного условия  электронная публикация архивного  документа будет иметь только  справочное, иллюстративное, ознакомительное  значение. Поэтому предлагается  специально помечать научные  электронные издания грифом «Научное  издание» на титульном экране  и в библиографическом описании  и выработать для этого вида  изданий особую систему правил  их подготовки при использовании  архивных материалов.

          Для электронного воспроизведения  архивных документов крайне важен  научно обоснованный вариант  воспроизведения — графический  или символьный. В традиционных  публикациях факсимильное воспроизведение  документа используется больше  с иллюстративной целью, и перед  публикатором стоит задача корректного  воспроизведения текста документа  со всеми имеющимися пометами  в современном написании и  с использованием современного  печатного шрифта. При символьном  воспроизведении текста документа  задача полностью аналогична, с  той разницей, что для воспроизведения  текста и помет используются  машинные или экранные шрифты. Главная научная и практическая  задача электронной публикации  — доведение до исследователей  полноценного графического образа  документа с необходимым археографическим  и источниковедческим описанием.

          Какой электронный формат для  архивного документа можно считать  полноценным? В архивной практике  работы с электронными документами  выделяют две группы цифровых  форматов записи данных — страховые  и пользовательские. К страховым  форматам относят такие, которые  имеют лучшие характеристики  для страхового архивного хранения, к пользовательским - оптимальные  для решения задач использования.

          Для научного электронного издания,  использующего архивные документы,  можно выделить несколько основных  задач: а) создание электронного  цифрового страхового фонда архивных  документов и его локальное  воспроизведение в рамках издания;  б) создание электронного фонда  пользования для данного издания,  навигационных и поисковых средств;  в) электронное восстановление  документов для фонда пользования.

          В последнее время архивистами  и документоведами активно обсуждается  концепция и тематика электронного  архива. При этом в составе  его фонда рассматриваются не  только электронные копии бумажных  архивных документов, но и электронные  документы, созданные в сфере  электронного документооборота, сетевые  электронные документы, в том  числе и те, которые не имеют  «бумажных» вариантов. Все это  говорит о том, что электронная  культура медленно, но верно формирует  свой вариант организации архивного  дела и сфера информационных  технологий вторгается в область  комплектования, обеспечения сохранности  и использования архивного фонда.  Сегодня электронный архив —  это не только название программного  продукта и известной своими  успехами в данной области  фирмы, это вполне определенный  институт архивной деятельности.

          В заключение рассмотрим некоторые практические моменты электронной публикации архивных материалов. К сожалению, при всем многообразии использования исторических документов как в сетевом доступе, так и в выпускаемых сегодня массовых мультимедийных энциклопедиях, справочниках, электронных книгах на CD-ROM порой не только нарушаются авторские и издательские права, но и дискредитируется сама идея электронной публикации архивных документов.

          Электронная публикация, особенно мультимедийная, создаваемая с образовательными целями, как правило, имеет свою уникальную программную структуру, построенную по специально созданному сценарию навигации, увязанную с формами представления документов, и т. п. Создание такой публикации — результат творческого процесса составителя, редактора, программиста, художника-дизайнера, сканировщика, верстальщика и других участников выпускающего творческого коллектива. Но при всем многообразии творческих подходов целесообразно говорить о необходимости соблюдения элементарных правил ссылок на используемые архивные документы в соответствии с установленными нормами, о наличии в публикации общей описи использованных электронных копий архивных документов, представляющей собой локализацию описи фондов конкретного архива-библиотеки. Именно этот момент является своего рода актом сертификации достоверности приведенной в издании информации. Научное значение электронное издание может иметь только при условии соблюдения данного требования, в противном случае оно будет носить справочный, ознакомительный характер.

          Ощущается настоятельная необходимость в разработке комплекса нормативных требований к научной электронной публикации архивных материалов.

          Примеры лучших электронных документальных  публикаций демонстрируют следующие  концептуальные подходы:

1. Предоставление полной информации о документах без какого-либо вмешательства в их содержание.
2. Включение в электронную публикацию оцифрованных образов источников.
3. Обеспечение возможностей поиска информации в этих документах.
4. Организация гипертекстовых ссылок между документами одной публикации, а также между разными публикациями.
5. Значительное увеличение объема дополнительной и справочной информации, включаемой в электронную публикацию исторических источников (21).

          Круг актуальных вопросов, связанных с качеством электронных публикаций не только в Интернете, но и на CD-ROM, легко определим: принципы отбора документов, полнота издания, проблемная компановка серии, ценность и полнота комментариев, справочных материалов. К этому можно добавить требования не вырывать отдельные интересные документы, а мобилизовать материалы определенных фондов, для публикации отбирать оригиналы документов, максимально сохранять особенности и характерные черты документов, снабжать публикации достаточно подробными примечаниями и указателями (именным, географическим).