Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

Основными направлениями  деятельности архива являются:

1. Комплектование архива документами организаций оборонного комплекса и гражданских отраслей экономики; документами личных архивов деятелей науки и техники и документами, созданными специалистами архива в порядке инициативного документирования воспоминаний ветеранов РКТ и событий и фактов, отражающих развитие космонавтики в России.
2. Государственный учет и хранение документов.
3. Создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива и внедрение автоматизированных архивных технологий.
4. Научное использование и публикация документов архива.
5. Обеспечение физико-химической сохранности документов архива.
6. Микрофильмирование и реставрация документов федеральных архивов.

Некоторые научные публикации сайта и их содержание:

1. О некоторых проблемах доступа к научно-технической документации, хранящейся в государственных и муниципальных архивах.

          Порядок доступа пользователей к научно-технической документации (НТД), находящейся на хранении в государственных и муниципальных архивах, зависит: а) от действовавшего в соответствующие периоды времени законодательства об интеллектуальной собственности и общегражданского законодательства; б) правовых основ создания (возникновения) различных видов (отдельных комплексов) НТД (разработанных либо в порядке служебного задания, то есть в рамках выполнения основных служебных обязанностей работника, либо по его собственной творческой инициативе, не несущей каких-либо юридических обязательств по отношению к работодателю); в) технологических особенностей создания отдельных разновидностей НТД и входящих в состав их комплектов других категорий (аудиовизуальных и пр.) документов (либо возникших как продукт творческой, интеллектуальной деятельности человека, либо созданных исключительно при помощи технических средств без последующей творческой обработки человеческим интеллектом). Исходя из этих соображений, НТД, содержащие результаты интеллектуальной деятельности в научно-технической и научно-производственной сферах, можно подразделить на две категории доступа: а) НТД открытого доступа; б) НТД законодательно ограниченного доступа. К НТД открытого доступа, как уже указывалось, во-первых, следует отнести те ее разновидности, которые составлены исключительно с помощью технических средств (например, карты или планы земельных или лесных участков, полученные путем аэрокосмической съемки, результаты которой обработаны компьютером, или снятую видеокамерой в автоматическом режиме работу какого-либо технического устройства, набор видеопозитивов которого является приложением (самостоятельным томом к отчету о НИР). Следует иметь в виду, что подобные материалы могут предоставляться исследователям в режиме свободного доступа только в тех случаях, когда в документах данного или других фондов архива есть убедительные доказательства отсутствия элементов творческой (интеллектуальной) обработки этих номиналов, а также того, что они не подпадают под режим действия государственной, служебной или коммерческой тайны.

          Во-вторых, к документам открытого доступа относятся НТД, срок действия авторского и/или патентного права в отношении которых к моменту поступления в архив обращения пользователя уже истек. При решении этого вопроса архивистам следует учитывать ряд обстоятельств. Прежде всего нужно иметь в виду, находятся ли соответствующие единицы хранения НТД, к которым запрашивается доступ, в составе фондов официального (организаций и индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица - источников комплектования архива) или личного происхождения. Применительно к НТД, поступившей в составе фондов организации - источников комплектования, должна действовать так называемая презумпция работодателя. Это означает, что архивы должны исходить из того обстоятельства, что исключительные авторские права, то есть в том числе и право разрешать ознакомление (доступ) с НТД, как хранящейся в архивах организаций, так и переданной на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, принадлежит не реальным физическим лицам-авторам, за которыми закрепляется личные неимущественные права (права авторства, право на защиту репутации автора и.т.п.), а организации - разработчику соответствующей документации (26).

2. Архивные документы в системе культурных ценностей.

          Архивный документ - понятие, как известно, сформулированное на законодательном уровне. По своей содержательной сути он является многофункциональным информационным объектом, который имеет множество общественно значимых функций. Во-первых, архивные документы - это средство управления социальными, политическими, идеологическими и любыми иными общественными процессами; в них фиксируется воля определенных общественных структур и персон; через эти текстовые регуляторы, начиная с законов и кончая свидетельствами о рождении, реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Во-вторых, архивные документы служат как бы каркасом мировой геополитики: они фиксируют границы между государствами, правовые основания деятельности союзов государств и надгосударственных объединений, правила международной торговли, регулируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.

          В-третьих, через их посредство создается вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации: мосты, заводы, аэропорты, транспортные средства, пути сообщения, технические устройства всех видов, технологии - от тончайших до рутинных - строятся, возводятся, функционируют и воссоздаются в случае разрушения на основе архивных документов.

          В-четвертых, архивные документы выступают в качестве инструментов регистрации всей совокупности явлений, событий, действий, происходящих в природной среде и в обществе; в них с той или иной степенью полноты и объективности фиксируется вся событийная диалектика мирового, общероссийского и региональных исторических процессов, отображаются в виде своеобразного "информационного слепка" реальные факты действительности. Эту функцию документов, образно говоря, можно назвать "событийным зеркалом".

          В-пятых, архивные документы закрепляют и защищают имущественные интересы и права собственников (как частных, так и государственных), удостоверяют необходимые для функционирования общества юридические факты, которые регулируют те или иные социальные, политические и хозяйственные ситуации, и, сами по себе, как это определено Гражданским кодексом Российской Федерации, являются составной частью любого имущественного комплекса юридического лица (27).

3. Автоматизированные информационные ресурсы Российского государственного архива научно-технической документации. Проблемы доступа и развития.

          Документы архива широко используются для решения научных, производственных и социально-правовых вопросов, а также в культурно-просветительских целях.

          Политематический и поливидовой состав архивных фондов ставит перед РГАНТД сложную и многоаспектную задачу организации доступа пользователей всех уровней (исследователей и сотрудников подразделений архива), как к информации, заключенной в документах, так и к самим документам (оригиналам или полнотекстовым электронным копиям). Эта задача решается с помощью автоматизированных систем и технологий по следующим основным направлениям:

• осуществление тематического поиска документной информации по всем видам принимаемых на хранение документов (См. по Схеме Блок № 1 - информация открытого доступа);
• осуществление поиска по учетным и справочным данным на уровне фондов и  описей архива.
• осуществление физико-химического контроля за состоянием носителя документов.
• обеспечение сохранности документов и информации, заключенной в них. Эта проблема решается в архиве двумя путями: 1. переводом документов на новый носитель - методом оцифрования; 2. осуществлением реставрации носителя (бумага, фоно, фото), как в аналоговой так и в цифровой форме.
• создание и функционирование архивных справочников в электронном виде (17).

4. Архивы и Интернет.

         На рубеже тысячелетии мировая цивилизация вступает в новую фазу развития - информационное общество. Его основу составляет всемирная электронная сеть Интернет, являющаяся неотъемлемой частью глобальной информационной инфраструктуры.

          Интернет на наших глазах становится одной из форм существования современного информационного пространства, доступ в которое открыт и для архивов. Одни уже воспользовались этой возможностью и заявили о себе во всемирной информационной сети, другие только планируют эту работу.

          Вниманию читателей предлагается статья, не только освещающая историю и цели создания Интернета, но и дающая некоторое представление о вхождении в эту сеть архивных учреждений, как зарубежных,

          Быстрое совершенствование Интернета и проникновение его во все сферы деятельности является необходимым условием развития общества, промышленности, науки и культуры, а возникшие грандиозные коммуникационные возможности становятся пригодными для связи между архивными организациями России и других стран (14).

5. Влияние информационных технологий на безопасность архивных документов.

          В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политике и социальной сфере, в связи с тем, что обладание нужной информацией обеспечивает получение политических и экономических преимуществ. Архивная информация все больше превращается в экономическую категорию и представляет собой "информационное сырье" для производства информационных продуктов и компонентов при производстве клипов, видео и кинофильмов, радиопрограмм и т.д.

          Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационной потенциал.

          При таком колоссальном информационном потенциале ретроспективной информации традиционные методы распространения информации теряет свою эффективность.

          Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий.

          Анализ показывает, что следующие направления в современных информационных технологиях влияют на хранение и использование архивных документов:

1. Базы данных.

2. Цифровые технологии.

3. Носители информации  большой емкости (optical discs, CD-R, DVD, digital paper).

4. Сеть Интернет.

          Таким образом, современная информатика во многом определяет информационную деятельность архивов, которая представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворения граждан в ретроспективной информации.

          Новые информационные технологии приносят в архивы и новые проблемы. Прежде всего, это проблемы связанные с вопросами защиты архивной информации от несанкционированного доступа и несанкционированного ее распространения.

          Информация о документах, которые сосредотачиваются в архивах, заносится в базы данных и благодаря современным разработкам цифровые копии архивных документов формируют электронные архивы (15).

Заключение

          Таким образом, основное внимание  уделяется информационной природе  «электронного документа», выражающейся  в том, что при определенных  условиях использование информации  документа становится феноменом  более долговечным и надежным, чем использование носителя, на  котором она закреплена. В долговременной  перспективе обеспечение сохранности  и доступа именно к информации, а не к носителю, – единственная  возможность сохранить электронные  документы на века.

          В тоже время следует подчеркнуть  единство всех составляющих этих  документов: информации (содержания), носителя, реквизитов документа и метаданных. Без носителя информации не  может быть документа, в том  числе и электронного документа.  Роль реквизитов для идентификации,  а главное аутентификации, электронного  документа трудно переоценить.  Корректные методики идентификации  и аутентификации документов  на электронных носителях –  гарантия их подлинности в  отдаленной перспективе. 

          Следует, однако, учитывать, что  без применения адекватных технологий (т.е. тех, которых требуют метаданные) электронный документ так и  останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный  документ можно сравнить с  бумажным документом с угасшим  текстом: документ как будто  бы есть, но в тоже время,  по существу, его нет. То есть  электронный документ только  тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести  файл и воспринять информацию  с экрана монитора.

          Отмеченные особенности электронных  документов (взаимосвязь их компонентов  и применение адекватных информационных  технологий для их воспроизведения  и прочтения) следует всякий  раз учитывать при организации  их архивного хранения, будь то  экспертиза ценности, учет, описание  или обеспечение сохранности.