Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

          Еще одним важным преимуществом электронных публикаций является их небольшая себестоимость (при условии разработки программной оболочки специалистами архива), которая в разы уступает стоимости подготовки печатных изданий. При издании архивом серии сборников документов в электронном виде появляется возможность повторного использования программной оболочки (либо использование ее с минимальными изменениями), что, несомненно, сократит общие затраты.

          К недостаткам электронных публикаций можно отнести то, что сборники на лазерных дисках, подготовленные «домашними средствами» практически невозможно защитить от несанкционированного копирования, а по удобству интерфейса и привлекательности дизайна они будут уступать большинству мультимедийных CD, сделанных профессиональными студиями. Кроме того, надо отметить их несколько меньшую потенциальную аудиторию, ведь многие традиционные потребители архивной информации не привыкли работать с электронными носителями.

          Другой формой публикации архивных документов в электронном виде является публикация отдельных документов или их подборок в сети Интернет

Очевидным преимуществом  виртуальных выставок и публикаций документов на сайте архива является значительно расширяющийся, по сравнению  с традиционными выставками, круг потенциальных потребителей архивной информации. Кроме того, виртуальные  выставки обходятся заметно дешевле  – не нужно тратить средства на расходные материалы, оформление стендов, перевозку выставки к месту экспонирования. Кроме того, регулярное размещение на архивном сайте документальных материалов не может не способствовать росту  его популярности, привлечению внимания общественности к архивному наследию нашего края, его пропаганде и сохранению, т. е. способствует решению основных задач, стоящих в настоящее время  перед архивной отраслью (29).

2. 1. Передовой  опыт архивистов по публикации  архивных документов в электронном  виде

          В своей статье Электронные документы в архивном деле В. Ю. Чебанов, констатирует, что электронный образ документа в абсолютном большинстве случаев является достаточным для получения пользователем всей требуемой информации. Именно возможность получить документ целиком в виде его электронного изображения на экране за считанные секунды и наполненные информационные системы востребованы для многих отраслей государственного управления, промышленности, культуры.

Фактически, электронный  образ документа является тем  самым необходимым признаком  аутентичности электронной записи о бумажном документе в архивной базе данных, который позволяет практически  исключить обращения к бумажным оригиналам. При переходе к архивированию  не имеющих бумажного первоисточника электронных документов, роль такого признака аутентичности принимает  на себя электронная подпись, обеспечивающая гарантированное соответствие получаемого  пользователем документа его  подлиннику (25).

В свою очередь Н. А Храмцовская  в публикации «Стратегии и стандарты  обеспечения аутентичности и  долговременной сохранности электронных  документов» утверждает: физически  сохранить документ недостаточно, необходимо его сохранить таким образом, чтобы всегда иметь возможность  доказать его целостность и аутентичность, сохраняя таким образом его юридическую  и доказательную силу.

          К настоящему времени отработаны две основные стратегии обеспечения целостности и аутентичности при длительном хранении:

1. Использование носителей однократной записи. При сравнительно небольшом объеме электронных документов такой метод очень удобен, поскольку, как только информация записана на носитель, носителем можно управлять точно так же, как и архивным делом. Практика такой работы регламентирована в ряде национальных и международных стандартов.
2. Что касается длительного хранения, то в течении ряда лет рассматривались три основные стратегии: миграция, эмуляция и инкапсуляция (24).

Такие исследователи как  Ю. В. Грум-Гржимайло и И. В. Сабенников в статье «Некоторые проблемы публикации документов в электронном виде» формулируют следующие положения. Электронная публикация архивных документов может осуществляться в изданиях научного, научно-популярного, учебного, справочного, художественного и иного характера, ориентированных на локальное, сетевое или комбинированное распространение. Любая научная публикация архивных документов должна иметь детерминированный характер, т.е. параметры, содержание и способ взаимодействия с электронным изданием должны быть предопределены его целями, издателем и не могут быть изменяемы пользователем. Только в этом случае можно говорить о достоверности приводимой архивной информации и рассматривать электронную публикацию архивных документов как инструмент для научной работы и форму обеспечения сохранности архивного фонда. При несоблюдении данного условия электронная публикация архивного документа будет иметь только справочное, иллюстративное, ознакомительное значение. Поэтому предлагается специально помечать научные электронные издания грифом «Научное издание» на титульном экране и в библиографическом описании и выработать для этого вида изданий особую систему правил их подготовки при использовании архивных материалов. При этом предлагается отнести к разряду научных публикаций фондовые публикации архивов (10).

2. 2. Анализ сайта

«Российский государственный  архив научно-технической документации»

          В октябре 2005 г. Российский государственный архив научно-технической документации опубликовал новую редакцию своего сайта (30), изменив его дизайн и схему компоновки материала для облегчения поиска информации, оперативного пополнения и реорганизации разделов. Но самое главное - на сайте выставляются документы и их комплексы.

          В нынешней  схеме компоновки страниц («равноправные  страницы») «Главная» страница  отсутствует, а остальные фактически  являются законченными структурными  единицами сайта, содержащими  ссылки на другие страницы  и информационные ресурсы. Такой  подход удобен в первую очередь  для пользователя: заходя на сайт, можно сразу попасть на страницу  со значимой информацией, где  (в зависимости от замысла администрации)  размещены сведения об архиве, контактная информация, новости  и др.

          Еще  одной новацией сайта является  упразднение чисто оформительской  графики страниц, лишенной прямой  смысловой нагрузки. Нередко графика  "Главной" страницы представляет  собой рекламный плакат, яркое  пятно, привлекающее внимание  пользователя, и больше подходит  для сайтов развлекательной или  коммерческой направленности. Для  архивного сайта, ценного, прежде  всего, своей информационной составляющей, имеющего определенный круг заинтересованных  именно в этой информации пользователей,  такая визуальная атака необязательна.  В дизайне сайта применена  так называемая резиновая схема  верстки, в которой содержимое  страницы автоматически масштабируется, растягиваясь или сжимаясь в  зависимости от изменения пользовательских  размеров окна обозревателя Интернета.  В результате сайт достаточно  комфортно просматривается при  любом разрешении экрана и  размере монитора. Отсутствие жестко  заданных размеров шрифта обеспечивает  выбор наиболее удобного режима  просмотра.

          Существенно  изменилась система навигации:  помимо стандартного левостороннего  меню введена навигационная панель  в правом поле страницы, на  которую вынесены ссылки на  электронные фото-, кинокаталоги  и версии книг, архивные путеводители, виртуальные выставки. Таким образом,  были логически разнесены ссылки  на информационные ресурсы сайта,  относящиеся к разным областям  интересов его посетителей. В  левом поле - ссылки на информацию  о деятельности архива; в правом - на ресурсы архива как хранилища  документов.

          Усовершенствован  способ поддержания обратной  связи с посетителями сайта.  С его страниц убраны "Гостевая  книга" (во  избежание потока  неинформативных, а нередко и  нецензурных высказываний пользователей), а также ссылки на электронные  почтовые ящики архива. Их заменили  раздел "Голосование", где посетитель  может поделиться своим мнением  с администрацией сайта, и страница "Пишите нам" с интерактивной  формой, заполнив которую можно  отправить сообщение в РГАНТД  без использования своей почтовой  программы. Это нововведение, помимо  удобства для пользователя, защищает  электронные почтовые ящики архива  от потока нежелательной корреспонденции  рекламного и иного рода, носящего  в последнее время характер  настоящей эпидемии. Адреса (e-mail), на  которые отправляются пользовательские  сообщения интерактивной формы,  скрыты и недоступны программам-роботам,  собирающим информацию для спамеров.

          Для  удобства работы с сайтом новых  посетителей в верхней части  каждой страницы размещена периодически  обновляемая информационная панель  с анонсами его последних изменений  и другой справочной информацией.  Для той же цели предоставлена  возможность подачи запросов  социально-правового характера в  режиме online.

          Сайт  РГАНТД занял достойное место  среди отечественных и зарубежных  архивных сайтов, информирующих  о составе и содержании изданий,  документальных, вещественных и  других исторических источников. В первую очередь, Международного  совета архивов - International Council on Archives (ICA) (http://www.ica.org), где есть страница с контактной информацией на русском языке; Международной федерации киноархивов (МФК) - The International Federation of Film Archives (FIAF) (http://www.fiafnet.org/uk/), один из разделов которого включает бесплатные электронные версии освещающего проблемы сохранности кинодокументов Journal of Film Preservation (с 1995 по 2003 г.), виртуальный "книжный магазин", где можно оформить подписку, перечень журналов о кино и телевидении в формате PDF (более 300 изданий), а также платные электронные базы данных, в том числе по периодическим изданиям на тему кино и телевидения на CD с аннотациями 300 тыс. статей.

          Результаты  анализа зарубежных сайтов и  опыта РГАНТД позволяют выявить  общие тенденции и сделать  ряд выводов.

          Очевидно, что посетителю сайта интересна,  в первую очередь, возможность  получения доступа через Интернет  непосредственно к содержимому  архивного фонда, т.е. к документам. Поэтому существует объективная  необходимость формирования в  российских архивах так называемого  удаленного фонда пользования.  Пока масштабы цифрового копирования  архивных документов для предоставления  к ним свободного (с технической  точки зрения) доступа через Интернет  в России значительно ниже, чем  на Западе, что объясняется, в  первую очередь, недостаточным  государственным финансированием  таких проектов, запоздалой информатизацией  отечественных архивов, а также  сохранившейся еще с советских  времен не столько закрытостью  архивов для общества, сколько  устойчивым представлением об  этом. Тем не менее, неотъемлемой  частью современного архивного  сайта должен являться хотя  бы один электронный каталог  документов архива.

          Однако  существует мнение, что представление  в Интернете цифровых копий  архивных документов невыгодно  самим архивам, так как в  этом случае они лишатся существенной  части доходов, которую могли  бы получить, оказывая пользователям  платные услуги по копированию  архивных документов. В связи  с этим предлагается ограничиться  публикацией в сети лишь справочников  с информацией на уровне фондов, затем - на уровне описей и  лишь потом - на уровне дел (6). Опасения архивистов потерять прибыль на первый взгляд кажутся оправданными - ведь невозможно, затратив много денег, времени и сил на подготовку массива цифровых копий документов, подарить его пользователю только ради обеспечения его прав на доступ к информации. Но у этой проблемы есть и другая сторона: потенциальный потребитель архивной информации может даже не подозревать, что в конкретном архиве хранятся интересные ему документы. Таким образом, возникает противоречие - архивы не хотят показывать пользователю то, что он, возможно, захотел бы приобрести (имеется в виду пользователь, посетивший архивный сайт, а не архив). Не будет ли более разумным "показать товар лицом", т.е. дать возможность пользователю в Интернете хотя и выборочно, но увидеть реальные документы? Вполне вероятно, что в современной ситуации постоянного недофинансирования архивов организация своими силами виртуальных выставок избранных архивных документов сегодня сможет принести более весомый результат, чем публикация справочных данных о фондах, пусть даже достаточно подробных, но в отдаленном будущем. Естественно, при наличии достаточных средств и возможностей эти два процесса можно и нужно совмещать.

          Понятно,  что публикующиеся на виртуальных  выставках электронные копии  документов с намеренно сниженным  качеством никогда не смогут  конкурировать с копиями документов, предоставляемыми архивами пользователям  на платной основе. Достаточно  вспомнить, например, что типичное  качество preview-фотографии на экране  монитора, по крайней мере, в 4 или даже в 8 раз ниже ее  бумажного оригинала. Для текстовых  документов можно предусмотреть  публикацию фрагментов, вызывающих  наибольший интерес, и приобретение  полной версии за отдельную  плату. В этом случае в финансовом  плане архив ничего не потеряет, а вероятно, и приобретет, популяризируя  содержимое своих фондов и  привлекая дополнительных потенциальных  пользователей.

          Необходимо также отметить, что  подавляющее большинство российских  архивов не имеют собственных  web-сайтов, информация о них содержится  только на сайте-портале "Архивы  России". Разумеется, в Рунете  существует незначительное количество  неофициальных архивных сайтов, где даны контактная информация  и краткое описание области  деятельности некоторых архивов,  но полнота и достоверность  этих данных вряд ли будут  достаточными (7). И продвижение архивных документов в Интернет должно стать неотложной задачей.