Проблемы публикации архивных документов в электронном виде

          Однако публикации архивных документов пока крайне редки. Подавляющее большинство исторических источников на CD — оцифрованные версии уже опубликованных памятников, иногда откомментированные тем или иным образом. Показателем достаточно высокого уровня такого издания можно считать:

1. точно обозначенный «бумажный» первоисточник (и обоснование выбора именно этого издания при наличии нескольких);
2. неизъятые из него комментарии публикаторов (и соблюдение их авторских прав);
3. четкое изложение принципов и объемов купюр в тексте (если таковые делались).

          Эти минимальные требования необходимы для адекватной оценки всего изложенного в тексте, для определения его достоверности и информативности. Можно сказать, что простор для работы профессиональных археографов и источниковедов в области электронных публикаций огромен. Необходимы публикации, не только освещающие те или иные проблемы, но и дающие образцы высокопрофессиональных изданий, использующие при этом все преимущества электронных публикаций. В то же время появление публикаций исторических документов, сделанных с нарушением элементарных норм авторского и имущественного права, фактически дискредитирует идею электронной публикации и настоятельно требует совершенствования методической и нормативно-правовой базы этого вида архивной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 2. Нормативно-методическая  база публикации документов

          «Основные правила работы архивов  организаций» являются нормативно-методическим  документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей  правовой базе в области информации, документационного обеспечения  управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного  архивного дела, учитывают современные  достижения в применении технических  средств и информационных технологий в работе с документами.

          Право  и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности, установлены:

1. Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу. Они регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими и другие вопросы.

          В развитие основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах приняты:

• Указ Президента РФ от 17 марта 1994 года, утвердивший положение об Архивном фонде РФ, и
• Постановление Совета Министров–Правительства РФ от 3 марта 1993 года «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др.;

2. Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994). Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами;

3. Положением о Федеральной архивной службе России (1998);

4. соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

          Настоящие Правила распространяются  на архивы государственных организаций,  а также обязательны для всех  негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности,  описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности. 

          Архивы организаций, хранящие  кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются  настоящими Правилами в части  организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими  документами, хранящимися в архивах;  во всех остальных вопросах  работа с указанными документами  регламентируется соответствующими  инструкциями и правилами. 

          Правила не распространяются  на документы, работа с которыми  регламентируется Законом Российской  Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О  государственной тайне" и Указом  Президента Российской Федерации  от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении  перечня сведений, отнесенных к  государственной тайне".

          Государственные организации, не  отнесенные к составу источников  комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации  и обеспечении работы своих  архивов. 

          В целях выполнения основных  задач архив осуществляет следующие  функции:

      1. Создает  и поддерживает в актуальном  состоянии научно-справочный аппарат   

          к документам архива.

2. Организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования.
3. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.
4. Организует работу по составлению номенклатуры дел организации.
5. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами.
6. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
7. Прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

          Все операции, осуществляемые с  ЭД при передаче на архивное  хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые  форматы, сжатие и др.), должны  быть документированы для обеспечения  аутентичности ЭД.

          Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности.
4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

          Использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, хранящихся  в государственных и ведомственных  архивах, осуществляется в соответствии  с Федеральным законом "Об  архивном деле в Российской  Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь  архивными документами имеет  право использовать, передавать, распространять  информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также  копии архивных документов для  любых законных целей и любым  законным способом» Федеральный  закон «Об архивном деле в  РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (1).

          Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и  защите информации" (2) обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

          Постановление Правительства РФ  «О федеральной целевой программе  «Культура России (2001-2005 годы)» среди  других не менее значимых целей  выделяет сохранение культурного  наследия России, Архивного фонда  Российской Федерации, его эффективное  использование (3).

Таблица 1.

ПАСПОРТ 
федеральной целевой программы "Культура России 
(2001-2005 годы)"

Наименование Программы	- федеральная целевая  программа "Культура России (2001-2005 годы)"
Основание для разработки  Программы	- распоряжение Правительства  Российской Федерации от 3 июня 2000 года N 764-р
Государственный заказчик -  координатор Программы	- Министерство культуры  Российской Федерации
Государственный заказчик  Программы	- Федеральная архивная  служба России
Основные разработчики  Программы	- Министерство культуры  Российской Федерации, Федеральная  архивная служба России
Исполнители Программы	- организации культуры, искусства  и кинематографии, архивные учреждения, научные организации, творческие  союзы и объединения деятелей  культуры и искусства, общественные  объединения и организации
Цели Программы	- создание условий для  сохранения культурного потенциала  и культурного наследия страны, обеспечение преемственности развития  российской культуры наряду с  поддержкой многообразия культурной  жизни, культурных инноваций;
	обеспечение единого культурного  пространства страны, создание условий  для диалога культур в многонациональном  государстве, равных возможностей доступа  к культурным  ценностям для жителей различных территорий России и представителей разных социальных групп;
	формирование ориентации личности и социальных групп на ценности, обеспечивающие успешную модернизацию российского общества
Сроки реализации  Программы	- 2001-2005 годы
Перечень подпрограмм	- подпрограмма "Развитие культуры и сохранение культурного наследия России"
	подпрограмма "Кинематография России"
	подпрограмма "Архивы России"
Объемы и источники  финансирования Программы	- средства федерального  бюджета - 28408,7 млн. рублей;
	средства бюджетов субъектов  Российской Федерации - 7836,4 млн. рублей;
	внебюджетные источники - 12908,8 млн. рублей
Ожидаемые конечные  результаты реализации  Программы	- расширение возможностей  для приобщения граждан к культурным  ценностям и культурным благам;
	сохранение кадрового  потенциала культуры;
	укрепление единого культурного  пространства страны;
	эффективное сохранение и  использование культурного наследия, включая возрождение и развитие Валаамского  архипелага и реставрацию памятников ансамбля Троице-Сергиевой лавры;
	развитие отечественного кинематографа;         сохранение Архивного фонда Российской Федерации
Система организации  контроля за исполнением  Программы	- контроль за реализацией  Программы осуществляется Министерством  культуры Российской Федерации  и Федеральной архивной службой  России в порядке, установленном  для контроля за реализацией  федеральных целевых программ

 

 

          В подпрограмму выделена программа  «Архивы России», которая помимо  всего прочего подразумевает  обеспечение государства и граждан  архивной информацией в объемах,  необходимых для их успешного  функционирования и жизнедеятельности;  расширение доступа граждан к  архивным документам государственной  части Архивного фонда Российской  Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

          Нормативно-методическая база – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства.

          Эти знания и умение необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практические решения публикации архивных документов в электронном виде

          В концепции информатизации архивного дела России, принятой Росархивом в 1995 году указывается, что использование оптических дисков и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов. Тем не менее, за прошедшие десять лет публикации сборников архивных документах на лазерных дисках так и не получили широкого распространения, несмотря на то, что приводы CD-ROM и CD-RW уже несколько лет являются общедоступными, а стоимость носителей сравнялась со стоимостью флоппи-дисков.

          Очевидно, что подобные издания имеют большую перспективу, – залогом того служит с одной стороны широкое распространение компьютерной техники, которая имеется теперь даже во многих сельских школах и библиотеках, и с другой стороны – теми возможностями, которые представляют электронные носители. Их преимущество перед традиционными бумажными изданиями состоит, прежде всего, в почти неограниченном количестве материалов, которые может вместить оптический CD или DVD диск. Важным преимуществом является и потенциальная возможность встраивать в электронные публикации системы поиска и сортировки информации, различные автоматические ссылки и пр. Имеет значение и возможность использования большого количество фотографий и рисунков, аудио и видеодокументов, делающих сборник документов более привлекательным для неспециалистов.