Шпаргалка по "Делопроизводству"

1. Содержание курса: суть и назнач обр д-та, понятие свертывания и иформации, виды науч обр-ки, методы анализа и синтеза, понятие БО, требования и его ф-ции, индексирование, д-тов, докум-ные классификации, их виды, предметизация, систематизация, аннотирование, методы оформления аннотаций, реферирование , осн инф-нные продукты .

Предмет изучения освоение технологического цикла обр д-тов, способствующего идентификации и общ харак-тики д-та, а также его комплектования, хранения, поиску и продвиж к пользователю. Объект – взаимосвязанные процессы, способствующие обр первичных д-тов с целью созд вторич д-тов и инф поиск яз.

 

2. Целью изучения курса «Аналитико-синтетическая обработка документов» является ознакомление студентов с теоретико-методическими основами аналитико-синтетической обработки документов и с различными их видами (библиографическое описание, систематизация, предметизация, аннотирование, реферирование и т.д.), использующихся в сферах библиотечной, библиографической, информационной и издательской деятельности.

Основные задачи курса:анализ основных понятий АСОД;изучение технологии процессов АСОД;изучение различных видов обработки документов, выявление общего и взаимодополняющего в них; изучение различных информационно-поисковых языков (ИПЯ);изучение вопросов организации, функционирования и использования различных видов информационно-поисковых массивов.

 

3. Виды аналитико-синтетической обработки д-тов: составление библиографического описания, индексирование (систематизация, предметизация, индексирование с помощью ключевых слов ,дискипторов), аннотирование, реферирование, выделение фактов, составление обзоров, научный перевод с одного я з на др.. Общие требования, предъявляемые ко всем видам аналитико-синтетической переработки информации: адекватность (полнота и точность) отражения информации, лаконичность. Библиографическое описание (БО) документа - это часть библиографической записи представляющее собой совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов и предназначенных для его идентификации и общей характеристики. Раскрытть содержание д-та дает возможность –индексирование (зачисление д-та в пред-нную группу, класс в оотв. С содерж.)Определение классификационного индекса д-та в соотв с его содерж наз-тся систематизацией. Содержанеи можно выразить яз предметных рубрик. Определение предм рубрик для д-тов в соотв с его содерж наз-тся предметизация. Аннотирование – процесс составления аннотации, т.е. сжатых характеристик д-та. Реферирование- краткое изложение д-та. Обзор- обр-ка неск д-тов, обобщение сведений.

 

4. Под свертыванием информации понимают изменение физического объема сообщения (документа) в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением (или увеличением) его информативности. . При свертывании документа мы получаем новый документ (в общем случае вторичный), определяется уровень необходимой и достаточной информации. При свертывании документа из него могут быть извлечены отдельные фрагменты на “нулевом” уровне свертывания информации.

- Семантическое связано с изменением информативности сообщения.

- Лексическое оставляет смысл сообщения без изменений, но преобразует его знаковую форму. (опущение, совмещение, замещение, аббревиатуры)

 

5. Внутр связь всех видов  научной обр-ки инф-ции ведется  в наличии 2-х процессов – Анализа и синтеза. Анализ – расчленение объекта изучения на составляющие, выявление его свойств. Синтез – изуч объекта в его целостности, единства, взаимосвязи его частей. Анализ и синтез осуществляются в логичном единстве, не делимы в АСОД. Использование  метода абстрагирования помогает выделить из признаков д-та именно те, что наиболее интересны пользователям. Метод обобщения обеспечивает свертывание инф-ции, кот содерж перевич д-т. ИПС – традиционная (бибилиогр каталог, картотеки, фактографии), нетрадиц(банки данных). Процесс создания ИПС рассматривается как совок анализа и синтеза в ходе АСОД. Анализ осуществляется при отборе необх д-тов, а сведения группируются по разным признакам, сто является основанием считать синтезом.

 

6. Применение АСОД  – библиотеки (составление обзоров. аннотаций); библиограф учреждения –Книжная палата(регистрация и учет печатной продукции в стране, издает летопись книг, журн, статей); Органы науч-технической информации()процессы реферирования, индексирования, составления аналитический обзоров, выделение фактов из д-та); Издательство; Книжная торговля; Архивы; Музеи.

Требования  современному обработчику – частная методика обр-ки д-тов разных по виду, содерж, структуре(специалист-отраслевик); обр-ка любого д-та и его составную часть, определение типа физ. состояния объекта обр-ки; формирование полного элемента записи пригодного для автоматической обр-ки; обеспечение возможности использования записи в источниках инф-ции различного назначения.

 

7. Библиографическое описание - это основная часть библиографической записи, представляющая собой совокупность библиографических сведений, предназначенных для общей характеристики и идентификации документа, приведенных по правилам   Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях; составные части документов; группы однородных и разнородных документов. Элементы библиографического описания — это лексические единицы (слова, словосочетания, цифры), содержащие библиографические сведения.    Библиографическое описание включает обязательные и факультативные элементы. Обязательные элементы отражают сведения, обеспечивающие идентификацию документа. Факультативные элементы содержат дополнительную информацию о документе, его содержании, читательском назначении и др. сведения. Функции- идентификация(возможность обнаружить тождественные элементы); поисковая, выборочная, инф-нная(существование первич д-тов); сигнальная (готовится к публикации); учетно-регистрационная(учет и регистрация д-тов на гос уровне- книжная палата)

 

73. классификация документов 

Классифицировать  документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации

 

50.терминосистема КИПЯ

Класификационный ИПЯ- предназначен для систематизации документов, частей докум. И инф.запросов по средствам понятий и кодов какой-либо класификационной системы

Класификационная система- средства формализованного представления содержания документов данных и инф.запросов по средствам кодов и описаний классов  логически упорядоченного множества  понятий

Систематизаторы созданные специалистами  ИПЯ и не имеют право самостоятельно вносить в нее изменения

Код класса либо класифик. Индекс-обозначение  класса средствами нотации класификационной системы

2группы индексации:

-однородная индексация(один тип  основных символов)

-смешаная индексация(различные  типы)

 

51.Классификационные системы,  применяемые в Украине

Универсальная десятичная классификация (УДК), система классификации информации, широко используется во всем мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек.

Десятичная классификация (ДКД)

Библиотечно-библиографическая  классификация (ББК) самая молодая из универсальных классификационных систем и поэтому в наилучшей мере отражает логику развития и структуру современной науки

 

52. библиотечно библиографическая  классификация

Национальная классификационная  система России, наиболее распространенная в ее библиотеках.

Разрабатывалась с 30-х годов XX века на протяжении нескольких десятилетий. Первое издание таблиц ББК для  научных библиотек в 25 выпусках (30 книгах) было опубликовано 1960— 1968 годах. На основе полной версии созданы варианты для научных, массовых, детских библиотек  и др.

Таблицы ББК достаточно глубоко  отражали уровень развития классификационной  теории своего времени, обладали комбинационными  свойствами, развитой системой общих  и специальных типовых делений. ББК получила признание как одна из крупнейших универсальных систем. В 1981 году группе разработчиков ББК  была присуждена Государственная премия СССР в области науки.

Изменения в научных знаниях  и обществе потребовали серьезной  переработки ББК. В 2001 году начат  выпуск Средних таблиц, которые сейчас являются основными.

ББК используется как основная библиотечно-библиографическая  классификация в крупных универсальных, публичных библиотеках, а также  в библиотеках гуманитарного  профиля.

Функции федерального межведомственного  координационного центра, ответственного за издание и использование ББК, возложены на Научно-исследовательский  центр развития ББК (НИЦ ББК), работающий в Российской государственной библиотеке. Официальный издатель ББК — ООО  «Издательство "ЛИБЕРЕЯ"».

ГОСТ 7.4—95 включает индекс ББК в  число основных элементов выходных сведений, определяя ему место  на обороте титульного листа издания  вверху слева отдельной строкой  под индексом УДК.

 

53.универсальная десятичная  класификация

Универса́льная десяти́чная  классифика́ция (УДК) — система классификации информации, широко используется во всем мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек. Центральной частью УДК являются основные таблицы, охватывающие всю совокупность знаний и построенные по иерархическому принципу деления от общего к частному с использованием цифрового десятичного кода.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

54.десятичная классификация  М.Дьюи