- Автоматизированное рабочее место (АРМ) — это совокупность программных и технических средств, установленных на рабочем месте пользователя для автоматизации его работы. Современные АРМ строятся в основном на базе ПЭВМ, установленных на рабочих местах служащих и имеющих широкий набор периферийных средств.
К достоинствам такой автоматизации
можно отнести: Сравнительно низкую
стоимость; Невысокую потребляемую
мощность; Относительную простоту обслуживания;
Использование простых языков общения
с ПК; Возможность подключения
к ЛВС и к широкомасштабной
вычислительной сети; Возможность пользования
информационными ресурсами из БД;
Повышение оперативности и качества
информации; Освобождение персонала
от рутинных работ; Сокращение численности
служащих и т.д.
Какова роль автоматизации в
управлении предприятием? АРМ руководителя
обобщает и дает возможность директору
предприятия пользоваться информацией
всех рабочих мест на предприятии: АРМ
главного бухгалтера, АРМ начальника
планово-экономического отдела, АРМ
начальника отдела материально-технического
снабжения и т.д. Таким образом,
директор имеет возможность держать
под контролем все операции, совершаемые
сотрудниками предприятия, принимать
решения по изменению и улучшению
деятельности предприятия, планировать
и прогнозировать дальнейшую деятельность,
проводить диагностику и анализ
полученных результатов. АРМ руководителя
предназначено для повышения
эффективности работы пользователя.
Принципиальной особенностью обработки
информации с применением АРМ
является привлечение потребителей
информации или конечных пользователей
(руководителей, специалистов, служащих)
непосредственно, без помощи программистов,
к активному использованию вычислительной
техники. АРМ объединяет программно-аппаратные
средства, обеспечивающие взаимодействие
человека с компьютером, предоставляет
возможность ввода информации (через
клавиатуру, компьютерную мышь, сканер
и пр.) и её вывод на экран монитора,
принтер, графопостроитель, звуковую карту
— динамики или иные устройства
вывода. Как правило, АРМ является
частью АСУ.
2.внутренние документы.
Подготовка и оформление
Внутренние
(локальные) документы компании –
это документы, определяющие обязанности
каждого работника, структуру компании,
взаимодействие структурных подразделений,
порядок действия в той или
иной ситуации. Внутренними называются
документы, которые составляются, исполняются,
хранятся в рамках самого предприятия
и не выходят за его пределы. К
внутренним документам относятся: приказы,
положения, правила, инструкции, служебные
и докладные записки, функционирующие
в рамках предприятия. На этапах подготовки
и оформления порядок работы с
внутренними документами такой
же, как и с исходящими: - составление
проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта
документа; - согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем;
- регистрация документа.
3. Проведение переговоров
с деловыми партнерами. Фактора
успеха.
Очень часто на слуху встречается
выражение «успешный человек». В
первую очередь, это словосочетание
ассоциируется с бизнесом. Следствием
успеха являются деньги, карьера, положение
в обществе. Но что же является причиной
успеха? Причин много. Одной из важнейших
(если не самой важной) из них является
умение общаться с людьми, а именно
устанавливать благоприятные межличностные
отношения, входить в доверительный
контакт к собеседнику. Успешное
проведение переговоров с деловыми
партнерами также в основе предполагает
наличие хороших взаимоотношений
между сторонами. На сегодняшний
день есть ряд методик установления
доверительных отношений в условиях
современных реалий, когда одна нестандартная
ситуация сменяет другую в процессе
общения, когда жизненно важным является
мгновенное принятие единственного
правильного решения в разговоре
с деловым партнером. Эти технологии
предполагают гармоничное взаимодействие
сторон, ведущих диалог, создание доверительной
обстановки в процессе беседы. Данные
методики имеют ряд различий, но
применяются по нескольким общим
принципам.
1) Диалог (неограниченный временными
рамками) должен развиваться.
Развиваться постепенно: от темы
к теме, от встречи к встрече.
Без «застоев» и «форсажа», динамично
и планомерно. Данный процесс можно разбить
на несколько этапов: поиск общих интересов,
определение «запретных» тем, адаптация
к манерам собеседника (серьезное оружие
против непредсказуемости собеседника),
ликвидация психологических барьеров
в общении. Другими словами, необходимо
найти в процессе беседы общие интересы,
хобби, привычки, которые как бы, уводят
разговор от основной темы, от официоза,
переводят его в русло обычного диалога.
Такая беседа позволяет собеседникам
«двигаться к конечной цели» параллельно,
т.е. сотрудничать. Результатом будет являться
то, что между общающимися произойдет
обмен слов и выражений, определится общий
стиль разговора и, наконец, дух беседы
проникнется положительными эмоциями.
2) Собеседник (деловой партнер)
должен быть полностью изучен.
Периодически нужно вслух повторять
сказанное собеседником для того,
чтобы понять: на чем он акцентирует
свое внимание. Такой метод приводит
к тому, что извлекается необходимая
информация о партнере, который
при этом получает удовлетворение
от того, что его внимательно
слушают. Также в процессе разговора
нужно постоянно суммировать
сказанное ранее и выделять
совпадающие мысли. Такой способ
диалога достаточно быстро снимает
психологические барьеры в общении.
Далее наступает этап «откровенности»,
на котором можно выяснить
все (или многие) негативные качества
собеседника. Механизм такого
«выяснения» достаточно прост:
например, рассказывая о своих
«недостатках», можно поинтересоваться
у партнера о его негативных
качествах. При этом крайне
важно учитывать ранее им сказанное
и сравнивать с тем, что он
говорит на данном этапе. Результатом
будет объективная картина о
его открытости и предсказуемости.
Но не стоит забывать, что откровения
должны быть высказаны в одинаковом
объеме.
3) Собеседник (деловой партнер)
должен сам проявлять стремление
к сближению. Нельзя постоянно
быть инициатором беседы, новых
тем и т.п. Нельзя отводить
пассивную роль партнеру, иначе
не будут созданы предпосылки
для необходимой мотивации. Безусловно,
это не означает, что данный
разговор одинаково важен для
собеседников, но однозначно создаются
условия увеличения активности
собеседника, что обязательно
приведет к необходимому результату.
Ну, и, наконец, завершающая стадия.
Применив изложенные выше методики,
можно перейти к абсолютно
противоположной тактике: «поменяться
местами» в диалоге. Можно высказать
некоторые сомнения в словах
собеседника, несколько раз не
согласиться с его мнением,
т. е. необходимо вызвать такую
реакцию партнера, при которой
он будет сам настаивать на
переходе «от слов к делу».
А это, собственно, и является
конечной целью достижения успеха
в деловом разговоре, и не важно
с кем происходит этот диалог: с потенциальным
клиентом (деловым партнером), с подчиненным
или начальником, с коллегами по работе.
Итог должен быть один – удовлетворение
необходимых интересов.
4. Документы по персоналу.
Характеристика.
Общие положения. Документы по персоналу
разработаны с целью регулирования
работы с персоналом на предприятии,
формирования системы управления персоналом.
На основании данного положения
разрабатываются следующие положения
и документы по работе с персоналом:
Кодекс делового поведения, Штатное расписание,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Положение о кадровом делопроизводстве,
Должностные инструкции и Положения о
подразделениях, Положение о найме (наборе
и отборе) сотрудников, Положение об адаптации
персонала, Положение об обучении персонала,
Положение о развитии? стажировках и ротации
персонала, Положение о наставничестве,
Положение об оценке и аттестации персонала,
Положение о заработных платах и компенсациях
за выполненную работу, Положение о материальной
и нематериальной стимуляции персонала,
Положение о социальных гарантиях, льготах
и компенсациях сотрудникам, Положение
о поддержании дисциплины и взысканиях,
Положение о рационализаторской работе,
Положение о материальной помощи, Положение
об отпусках, Положение о кадровом резерве
и строительстве карьер сотрудников, Положение
о работе с жалобами сотрудников, Положение
об увольнении сотрудников. Перечень документов
подлежащих разработке в соответствии
с данным положением может быть дополнен: Кодекс делового поведения -
Кодекс делового поведения содержит Миссию,
основные принципы и ценности компании. Штатное расписание - Должностной
и численный состав организации с указанием
фонда заработной платы закрепляется
в штатном расписании. Штатное расписание
составляется на бланке организации и
содержит перечень должностей, сведения
о количестве штатных единиц, должностных
окладах, надбавках и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание разрабатывается
начальниками цехов и руководителями
к ним приравненными по представлению
начальников участков и отделов, объединяется
Службой персонала в единый документ,
согласовывается с финансовым директором
и отделом труда и заработной латы,
и утверждается Генеральным директором
Общества. Изменения в штатное расписание
вносятся приказом Генерального директора
по представлению Службы персонала. Правила внутреннего трудового распорядка
- Правила внутреннего трудового распорядка
содержат основные права и обязанности
сотрудника и предприятия (администрации),
описывают рабочее время и время отдыха,
вводят понятие дисциплины и описание
процедур по поддержанию дисциплины. Положение о кадровом делопроизводстве
- Положение о кадровом делопроизводстве
описывает порядок и принципы составления,
ведения, исполнения и контроля за исполнением
кадровых документов: личных дел и личных
карточек сотрудников, приказов по персоналу,
служебных и докладных записок и т.д., работа
с которыми не описана в других положениях
кадровой службы. Положение о подразделении,
службе, отделе Положение о подразделении
содержит описания задач и функций подразделения
и основных результатов его работы. Должностная инструкция. Должностная
инструкция сотруднику описывает работы,
которые сотрудник обязан выполнять согласно
трудового соглашения и основные результаты,
которые сотрудник обязан получить. В
случае, если результаты описывать в инструкции
нецелесообразно, в ней должна быть ссылка
на документ, в котором содержаться требования
по результатам труда. Текст должностной
инструкции сотрудника включает следующие
основные разделы: “Должностные обязанности”,
“Права”, “Ответственность”, “Взаимоотношения.
Связи по должности”, “Оценка работы”
Должностные инструкции разрабатываются
непосредственными начальниками и ими
подписываются. Тексты должностных инструкций
согласуются с непосредственными начальниками
персонала (должностей), с которыми сотрудник
(должность) находится в служебных взаимоотношениях.
Должностные инструкции утверждаются
первым руководителем организации после
визирования юристом компании. Должностные
инструкции доводятся до работников под
расписку. Для внесения в должностные
инструкции изменений и дополнений от
сотрудника получается письменное согласие
и издается соответствующий приказ руководителя
организации, который доводится до работников
под расписку. Кроме того, должностные
инструкции должны быть заменены и заново
утверждены в следующих случаях:
при изменении наименования организации
или структурного подразделения; при
изменении наименования должности; Распределение
должностных обязанностей между руководящими
работниками организации устанавливается
приказом директора. Положение о найме (наборе
и отборе) сотрудников. Положение о
найме персонала описывает порядок приема
на работу (набора и отбора) сотрудников
из внешних источников и перевода сотрудников
Общества на другие должности по их желанию.
В положении описываются процедуры обязательные
для исполнения при найме и переводе. Положение об адаптации персонала.
В положении описывается процедуры адаптации
вновь нанятых сотрудников и сотрудников
переведенных на другие должности. Процедуры
адаптации разделены на профессиональные
и социальные, производимые на уровне
организации и на уровне подразделения. Положение о системе обучении персонала.
Положение об обучении персонала описывает
порядок организации профессионального
обучения сотрудников, порядок финансирования
обучения, определяет руководителей и
исполнителей организации обучения персонала. Положение о школе мастеров. Положение
описывает порядок организации работы
школы мастеров Общества, обучения кандидатов
для зачисления в резерв среднего менеджмента
Общества. Положение о работе с
учебными заведениями, производственной
практике и стажировках студентов высших
и средне-специальных учебных заведений.
Положение описывает порядки работы с
учебными заведениями, приема на практику
и стажировки студентов, порядок проведения
практики и руководства ею, порядок оплаты
руководителям и студентам за труд.
Содержание вышеперечисленных
документов разрабатывает кадровой
службой общества и обсуждается.
Документы, разработанные на основании
данного Положения, утверждаются
Генеральным Директором. После утверждения
документы становятся частью нормативной
базы Общества и являются обязательными
для исполнения должностными лицами Общества
в части их касающейся. Документы, описанные
в данном Положении, подлежат пересмотру
не реже чем один раз в два года. Порядок
пересмотра следующий. Кадровая служба
Общества вычитывает документы, вносит
необходимые исправления и корректировки,
и представляет документы на обсуждение.
После обсуждения измененная редакция
документов утверждается Генеральным
Директором.
5. документы входящие в состав
личного дел.
Личное дело – совокупность документов,
содержащих полные сведения о работнике
и его трудовой деятельности. Личные
дела ведутся с целью концентрации
всей информации об одном работнике
в отдельном комплексе (досье).
Личные дела ведутся на руководящих
работников, специалистов, материально
ответственных лиц. Личное дело оформляется
после издания приказа о приеме
на работу, формируется в течение
всего срока работы работника
и дополняется документами, характеризующими
трудовую деятельность. В состав документов
личного дела работника входят следующие
документы: внутренняя опись документов
дела; дополнение к личному листку
по учету кадров; личный листок по учету
кадров; автобиография; копия документов
об образовании; копия документа (или
выписка из него) об утверждении
в должности(в случаях, предусмотренных
законодательством); характеристика или
рекомендательное письмо; заявление о
приеме на работу; трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются
следующие документы в хронологической
последовательности: подтверждающие изменения
анкетно-биографических данных работника
(копия свидетельства о заключении (расторжении)
брака, свидетельства о рождении детей
и др.); характеризующие деловые и личные
качества работника (характеристики, отзывы,
представления, аттестационные листы,
биографические справки и др.).
Личные дела работников хранятся
75 лет, руководителей организации
– постоянно. Личные дела хранятся
в Управлении как документы
строгой отчетности. Ответственность
за хранение личных дел возлагается
на ответственного за ведение
кадрового делопроизводства работника
Управления. Журналы (книги) учета
– документирование основных
операций по движению личного
состава. К учетным документам
относятся: личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному
составу; журнал регистрации трудовых
договоров; журнал регистрации листков
нетрудоспособности; журнал регистрации
приказов на отпуск; журнал регистрации
входящей документации; журнал регистрации
исходящей документации; трудовые книжки
работников; книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним.
Все последующие изменения в
анкетно-биографических и учетных данных
работника должны своевременно отражаться
в личной карточке.
При прекращении трудового
договора работодатель обязан
выдать работнику в день увольнения
(последний день работы) трудовую
книжку и по письменному заявлению
работника копии документов, связанных
с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление
составляется работником в письменной
произвольной форме, с точным
обозначением конкретных видов
документов, копии которых желает
получить работник, и обоснованием
соответствующего требования ссылкой
на ст.62 ТК РФ, и подается не
позднее, чем за три дня до
даты увольнения. Трудовой кодекс
РФ дополнительно предусматривает
обязанность работодателя выдать
работнику: надлежаще заверенную
копию приказа (распоряжения) о
приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ);
трудовую книжку и другие документы,
связанные с работой, при расторжении
трудового договора по инициативе
работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии
любых записей, содержащих персональные
данные работника, за исключением
случаев, предусмотренных федеральными
законами (ст.89 ТК РФ). Работодатель
обязан выдать работнику по его
требованию копии связанных с работой
документов в течение трех дней со дня
подачи соответствующего заявления без
требования с работника платы.
6. Контроль за исполнением
задания. Виды контроля.
По своей сути система контроля
исполнения поручений сходна с обычным
планированием, но имеет ряд особенностей.
Например, эти поручения формулируются
управленческим персоналом, они могут
быть независимы от других поручений,
но всегда являются персонально зависимыми,
т.е. приписываются одному или нескольким
работникам персонально.
Еще одна характерная черта таких
поручений они, как правило, возникают
при отклонениях от нормального
хода деятельности предприятия и
имеют три источника: при неудачах,
провалах в работе конкретного работника;
при внедрении управленческим персоналом
новых требований или условий;
при повышенной важности конкретного
вопроса.
В общем случае систему исполнения
поручений можно отнести к наиболее
важным в системе управления предприятием.
Поэтому любая систематизация в этой области
позволит повысить управляемость предприятия
и улучшить психологический климат. Для
руководства предприятия возможность
контролировать исполнение многочисленных
поручений означает повышение качества
управленческой деятельности. Контроль
исполнения поручений позволит учитывать
индивидуальную эффективность работы
сотрудников и может служить мощным инструментом
мотивации труда, если ввести критерии
оценки исполнительности. По результатам
работы за месяц, квартал, можно установить
систему оценок исполнительности работников,
на основе которой можно построить систему
дополнительного премирования. Таким
образом, система контроля исполнения
поручений должна взять на себя следующие
функции: организовать учет поручений,
организовать контроль за их выполнением,
ввести критерии оценки исполнительности
работников, если необходимо, организовать
учет результатов выполнения заданий.
Дополнительно руководство может получить
информацию о структуре внеплановых дел,
их объемах, а также воздействовать на
те, которые просто мешают нормальной
работе предприятия. Анализ такой информации
будет способствовать улучшению внутреннего
документооборота: позволит снизить количество
неважных¦ поручений, или же те поручения,
которые возникают систематически, перевести
в разряд постоянных (внести их в должностные
инструкции конкретных работников). Виды
контроля могут быть различными в зависимости
от конкретных условий. Наиболее распространен
метод выборочного контроля. Он применяется
при проверке хода выполнения важных письменных
и устных распоряжений. Причем для устных
распоряжений существует правило: ни одно
распоряжение не должно отдаваться без
соответствующей его фиксации в записной
книжке, рабочем дневнике или карточке
(в нескольких экземплярах). Если экземпляров
два, то одна карточка ставится в картотеку
по предметному (деловому) признаку, вторая—
по сроку исполнения. Если три, то можно
иметь контрольную карточку и по лицам
(организациям). После выполнения задания
карточка из картотеки переставляется
в такую же картотеку исполненных дел.
С течением времени у руководителя накапливается
материал о том, какие задания выполнялись
по тем или иным проблемам, сколько заданий
выполнил каждый подчиненный, как был
загружен тот или иной месяц. Этот материал
служит руководителю для оценки работы
подчиненных, а также для сравнительного
анализа трудоемкости отдельных работ.