Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Заявление на отпуск визируется руководством Вашей организации (количество должностных лиц, визирующих кадровые документы по личному составу,  определяется локальными распоряжениями). На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.

Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированную  форму, форма № Т-6 и № Т-6а.

Приказы, связанные с  предоставлением отпусков относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Документирование  командирования.

При оформлении командировки следует помнить:

работник может быть направлен в командировку только по решению работодателя или уполномоченного лица;

срок командировки определяется руководителем организации и  не должен превышать 40 дней (без времени  нахождения в пути), а в случае командирования сотрудников для  выполнения монтажных или строительных работ — 1 год;

служебное поручение, выполняемое работником в ходе командировки, должно быть обусловленно трудовым договором;

трудовое законодательство устанавливает гарантии командированному работнику, то есть в процессе командировки на сотрудника так же распространяются все нормы трудового законодательства, социальные гарантии.

Согласно статье 259 ТК РФ, командировать можно не каждого  работника. К таким например относятся  беременные женщины, работники младше 18 лет (кроме людей творческих профессий)

Работник может быть отправлен в командировку только по решению руководителя организации или уполномоченного на то лица.

В первую очередь, на основании  решения руководителя оформляется  приказ о направлении работника  в командировку. Если командируется  только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9 , в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).

В приказе о направлении  в командировку обязательно указывается:

ФИО работника;

табельный номер работника;

структурное подразделение  работника;

должность работника;

цель, срок пребывания и  место командировки;

источники финансирования командировочных расходов;

документ, на основании  которого командируется работник.

Приказ утверждается и подписывается только руководителем  организации или уполномоченным на то лицом.

Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы  на командировку . В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.

После утверждения и  подписания руководителем организации  приказа о направлении работника в командировку, сотрудник кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них.

На основании командировочного удостоверения, а точнее сделаных в  нем отметок, определяется фактическое  время пребывания работника в  командировке. Поэтому командированный  должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

Еще одним документов, подтверждающим пребывание работника  в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих  командированных работников . В нем  фиксируются командировки собственных  и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.

Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку ", составляемой по унифицированной форме № Т-10а.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Трудовая  книжка.

 В соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

При заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, обязано  предъявить трудовую книжку работодателю, наряду с паспортом и другими необходимыми документами (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства).

При заключении трудового  договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем

Так же в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению  этого лица (с указанием причины  отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  регламентируется  Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" (скачать)  и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69.

Указанные документы  действуют в части, непротиворечащий Трудовому Кодексу Российской Федерации, с учетом последних изменений, внесенных  Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

В соответствии с данными  нормативными актами  в трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике,  выполняемой им работе,  переводах на другую постоянную работу,

об увольнении работника, а также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника  сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту  основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют, в пределах соответствующего раздела, свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (форма Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Изменение записей о  фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Трудовая книжка, с  внесенной в нее записью об увольнении, выдается работнику в  день его увольнения. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

 

 

11. Ведение  личных дел работников.

Формирование личного  дела производится с целью упорядоченной  группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного  дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими сведениями.

Каждое дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает.

- наименование организации;  номер дела; фамилию, имя ,отчество  работника; дату поступления на  работу;  дату окончания личного дела (указывается при увольнении);  количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);  срок хранения дела.

За правильное оформление дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Порядок расположения  документов внутри дела строго не регламентирован, за исключением дел госслужащих.

Для удобства ведения  личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы  включать в дело при его заведении  в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;  дополнение к личному листку (анкете);  заявление о приме на работу;  личный листок (анкета) с фотокарточкой;  автобиография (если она есть); трудовой договор;  приказ о приеме на работу (копия); документы об образовании (копии); характеристики или рекомендательные письма.

Личное дел ведется  в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это  предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

• Ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
• Изъятие документов, надобность которых миновала;
• Периодическую проверку  состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в  документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным  лицом до внесения соответствующих  записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.