Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

Министерство образования Российской Федерации

Воронежский государственный архитектурно-строительный университет 

Кафедра «Управление строительством»

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ на тему:

«Систематизация и обеспечение сохранности документной 

информации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Воронеж 2012

Содержание:

Введение………….………………………………………………….……….……3  Систематизация и обеспечение сохранности документной информации……4

1.Определение ценности документов и документной информации…………...4

1.1.Экспертные комиссии организации………………………………………….4

1.2.  Критерии оценки  информационного содержания документов………..….5

2.    Общие требования  к систематизации документов и формированию дел..6

2.1.  Номенклатура дел организации………………….…………………….…..6

2.1.1.  Оформление и ведение  номенклатуры дел……………………………...7

2.1.2.  Порядок завершения  номенклатуры дел……………………………..….8

2.2.  Общие принципы формирования дел……………………………………..9

2.3.  Группировка документов в дела…………………………………………...9

2.3.1.  Группировка в  дела отдельных категорий документов………………..10

2.3.2.  Последовательность  расположения документов в деле……………….12

2.4.  Составление заголовков дел………………………………………….…...12

2.5.  Оформление обложки дела……………………………………………..…14

3.    Установление  сроков хранения документов……………………………...15

4.    Обеспечение  сохранности документов………………………………...…17

4.1.  Размещение документов в хранилищах………………………………….17

4.2.  Проверка наличия  и состояния документов………………………….…..18

4.3.  Акт о выделении  документов к уничтожению…………………………...19 III Заключение……………………………………………………………….…...20   IV.      Список использованной литературы………………………….…….21

 

 

 

 

 

 

 

I

Введение

Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности  документной информации.

 

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному  порядку в расположении.

 

Для четкой организации документационного  обеспечения управления документы  в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как  информация, содержащаяся в исполненных  документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому  систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации –  одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

 

Систематизация и система  хранения должны обеспечивать быстрый  и точный доступ к необходимым  документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

 

Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.

 

Первая часть состоит  из следующих разделов:

 

1. Определение ценности  документов и документной информации, в котором рассматривается порядок  создания и работы экспертной  комиссии и критерии оценки  важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.

 

2. Общие требования к  систематизации документов и  формированию дел. Раздел посвящен  непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа  как создание и ведение номенклатуры  дел и заканчивая оформлением  обложки дела.

 

3. Установление сроков  хранения документов. Здесь рассматривается  Перечень типовых управленческих  документов, на основе которого  проставляются сроки хранения  документов.

 

4. Обеспечение сохранности  документов. В последнем разделе  описывается порядок размещения  документов в хранилищах, условия  их хранения, порядок проверки  наличия и физического состояния  документов, а также порядок составления  актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

 

Цель курсовой работы –  проследить и рассмотреть путь документа  от момента определения его в  дело до размещения этого дела в  архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

 

Тема актуальна в настоящее  время в связи с тем, что  без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно  проведенная систематизация позволяет  ускорить процесс поиска необходимой  информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

 

 

1.                 Определение ценности документов  и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

 

-       документирование, понимаемое как особыми способами  удостоверенная фиксация информации  на различных носителях;

 

-       использование,  включающее и учет документов  в текущей деятельности граждан  и организаций;

 

-       хранение  документов и сведений о них  с целью последующего, возможно  неоднократного использования.

 

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной  деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов  с использованием всевозможных средств  доставки, различна. Некоторые документы  необходимы только для оперативной  работы в течение ограниченного  времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно  не только из-за ограниченных площадей организации, но в связи с тем, что никому и никогда не будет  интересно их содержание.

 

Документы, содержащие социальную информацию  о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений  и т.д.,  должны сохраняться в  течение жизни человека, но и они  утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного индивидуума. Они занимают много места и содержат много типовой, дублирующей информации.

 

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть  основные вехи в истории становления  и развития конкретных организаций, корпораций, и они представляют ценность только для данной организации и  должны храниться все время, пока существует организация.

 

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность  в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.

 

Пятые, отражающие научно-технические  достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного  фонда РФ.

 

В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач в системах управления появляется возможность  определения ценности большей части  документной информации, циркулирующей  в любой системе управления, на основе единых критериев.

 

Такая деятельность в системе  управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

1.1.            Экспертные комиссии организаций

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных  и полученных извне, а также для  рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

 

ЭК действуют на основании  утвержденных руководителями организации  Положений о постоянно действующей  ЭК. В целях достижения методического  единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной  архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.

 

ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. В состав ЭК следует включать:

 

-         сотрудника, ответственного за документационное  обеспечение организации;

 

-         сотрудника, ответственного за архив;

 

-         специалистов по научной, технической,  учебной, производственной и другим  видам документации;

 

-         специалиста по обеспечению защиты  информации и др.

 

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

 

Экспертная комиссия –  это совещательный орган, ее решения  вступают в силу после утверждения  руководителем организации, так  как, согласно законодательству, он несет  ответственность за сохранность  документов.

 

Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются:

 

-         пересоставляемая номенклатура  дел;

 

-         описи дел постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) хранения;

 

-         акты о выделении к уничтожению  и об аннулировании документов  и дел независимо от вида  носителя;

 

-         комплексы документов: бумажные  дела, проекты, единицы хранения  на небумажных носителях, на  предмет правильности их оформления  для постоянного и долговременного  хранения;

 

-         предложения об увеличении типовых  сроков хранения документов;

 

-         предложения об установлении  сроков хранения документов, не  предусмотренных действующими типовыми  перечнями Архивной службы, отраслевыми  перечнями и типовыми номенклатурами  дел.

 

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному  составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  действующими Перечнями, акты о выделении  документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.

1.2.            Критерии оценки информационного  содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля  науки, культуры, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования  документов.

 

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной  в документах информации, ее повторяемость  в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного  документа.

 

К критериям оценки внешних  особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие  необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении  и исполнении; особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

 

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна  поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая  эффективность, социальная значимость и др.

2. Общие требования к  систематизации документов и  формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в  документах, в значительной мере зависят  от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.