Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

 

-         расстояние торцов стеллажей  от стен 45 см;

 

-         расстояние от пола до нижней  полки 20 см, а в цокольных и  полуподвальных этажах - до 50 см.

 

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют  специальные  стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

 

Основными разрушителями  документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27ºС, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

 

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный  температурно-влажностный режим. В  России он установлен максимально в 18-20ºС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

 

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в  картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.

 

К коробкам приклеиваются, а  к связкам дел прикрепляются  к шпагату ярлыки с указанием  номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

 

В зависимости от твердости  материала обложек дел, частоты  использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или  горизонтальный.

4.2. Проверка наличия и  состояния документов

 

 Не реже одного раза  в 10 лет, а для дел постоянного  хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных  документов - ежегодно следует проводить  проверки фактического наличия  и физического состояния дел  (выцветание, заражение, механические  повреждения). Такие проверки проводят  также при смене заведующих  архивами, при массовой порче  или гибели дел, после перемещения  дел в другое архивохранилище.

 

Итоги проверок оформляются  актами по типовой форме, установленной  Федеральным архивным  агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и  возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

4.3. Акт о выделении  документов к уничтожению

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются  документы, подлежащие включению в  Архивный фонд РФ, акты о выделении  документов к уничтожению  рассматриваются  и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.

 

В акте допускается не перечислять  заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным  вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей  или индексы по номенклатурам  дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или  отдельным делам должно быть указано  еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее  количество выделенных к уничтожению  документов, но и сведения (с номером  и датой протокола) о том, что  опись дел по личному составу  и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

 

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

III

. Заключение

В курсовой работе рассмотрены  этапы проведения систематизации и  порядок обеспечения сохранности  документной информации.

 

Работа начата с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации – создание экспертной комиссии и  определение ценности информационного  содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.

 

Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку  в них отдельных категорий  документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки  дела.

 

Далее раскрыт порядок  установления сроков хранения дел. Этот этап важен для дальнейшей работы с документами, так как не правильно  установленные сроки могут привести к преждевременному уничтожению  важных документов или же к хранению ненужной информации.

 

В последнем разделе изложена организация обеспечения сохранности  документов и их уничтожения. Документы  необходимо не только систематизировать, но и правильно сохранить. Продуманное  размещение и проведение проверок документов позволяет обеспечить оптимальные  условия хранения.

 

Указания и рекомендации курсовой работы подкреплены иллюстративными  материалами: формами и образцами  документов.

 

Приведенные основные принципы и методы проведения систематизации и обеспечения сохранности документной  информации могут оказать существенную помощь начинающим специалистам по ДОУ  как в теоретической, так и  практической работе.

IV

. Список используемой  литературы

1.      Галахов  В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация  и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.

 

2.      Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 575 с.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2007. – 256 с.

Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство; Высшая школа, 2009. – 208 с.

Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 176 с.

 

6.      Росархив. ВНИИДАД Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2006. – 304 с.