Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

В заголовке дел, содержащих плановую; отчетную документацию, указывается  не только год, но и месяц, квартал:

 

Сводный баланс расходов за I-II кв. 2009 г.

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые  в организации, то в заголовке  указывается ее номер (шифр):

 

 

Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)

В заголовках дела при необходимости  дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава  студентов. Копии

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий  заголовок дела и при необходимости  в заголовки томов могут вноситься  уточнения.

2.5. Оформление обложки  дела

Дело считается заведенным после включения в папку для  хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка  заведенного дела. На обложке дел  постоянного и долговременного  хранения в соответствии с государственным  стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, размеры  и технические требования» должны быть указаны:

 

-         название организации; 

 

-         название структурного подразделения  организации, где оформилось дело;

 

-         делопроизводственный индекс дела  по номенклатуре дел;

 

-         номер дела по годовому разделу  описи дел;

 

-         дата или крайние даты первого  и последнего по датам документов  дела;

 

-         количество листов в деле;

 

-         срок хранения дела или запись  «Хранить постоянно»;

 

-         архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей  – чернилами (проставляется в  архиве).

 

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения  количества листов, которое проставляется  на обложке после завершения дела.

 

При обозначении названия организации может указываться  ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью  в именительном падеже, в скобках  дается ее сокращенное название. Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке  приводятся оба названия, причем прежнее  название берется в скобки, а новое  пишется под ним.

 

Название структурной  части указывается по тем же правилам.

 

Индекс дела проставляется  в соответствии с номенклатурой  дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым  признаком.

 

Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии  правильно составленных номенклатур  дел. В этих случаях достаточно перенести  заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим  правилам для каждого дела.

 

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы  документы. При заведении дела на обложке указывается год его  заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. В случаях, когда дело заводится в одной  организации, а заканчивается в  другой, на обложке следует проставлять  три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.  Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

3. Установление сроков  хранения дел

Значение документов, откладывающихся  в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организаций. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2002 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.). Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены.

 

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

 

-         организация системы управления;

 

-         планирование деятельности;

 

-         финансирование деятельности;

 

-         учет и отчетность;

 

-         экономические, научные, культурные  связи;

 

-         информационное обслуживание;

 

-         трудовые отношения;

 

-         кадровое обеспечение;

 

-         материально-техническое обеспечение  деятельности;

 

-         административно-хозяйственные вопросы;

 

-         социально-бытовые вопросы;

 

-         деятельность первичных профсоюзных  организаций (объединений).

 

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые  статьи перечней могут быть разбиты  на пункты, содержащие документы, имеющие  с разные сроки хранения, поэтому  из перечня следует выбирать тот  пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

 

При установлении сроков типовым  перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне  состав и содержание документов организации  отражены с большой полнотой и  конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

 

В номенклатуру дел организации  должны переноситься из перечней и  специальные отметки, относящиеся  к срокам хранения документов. Отметка  в перечне «5 л. ЭПК» означает, что  по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы уничтожать рано.

 

О сроках хранения отдельных  категорий документов делаются следующие  отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера  в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки  «До замены новыми», «До минования  надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

 

Правильное определение  сроков хранения недостаточно проводить  лишь на основании заголовков дел  и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах  документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной  значимости, с разными сроками  хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается  по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

 

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством  в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

4. Обеспечение сохранности  документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и  постоянного сроков хранения сохраняются  в организации:

 

-         до завершения установленного  срока и выделения их к уничтожению;

 

-         до сдачи дел на государственное  хранение;

 

-         до ликвидации организации.

 

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это  предъявляет определенные требования к обработке самих дел и  оборудованию архивохранилищ. Документы  архива подразделяются на документы  общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и, фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

 

Срок хранения документной  информации на компьютерных носителях  данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том  носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных  документов на компьютерных носителях  не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

 

До настоящего времени  более надежного и дешевого, чем  бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более  универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в  офисных технологиях не появилось.

 

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых,  проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске  компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

 

В настоящее время единственно  возможным носителем для записи архивируемых документов  может  считаться  неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CD-R), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

 

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А в качестве рабочей  копии для каждодневного использования  возможно создание электронной копий  документов с более длительными  сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы  в графическом формате для  сохранения всех визуальных особенностей документов.

 

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных  баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для  их хранения  организуется самостоятельное  или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

4.1. Размещение документов  в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить затраты  на поиск дел, обеспечить оптимальные  условия хранения и возможность  эвакуации архива при возникновении  чрезвычайных обстоятельств.

 

В основе размещения архивных документов в организациях лежит  создание наилучших условий для  документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу  и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

 

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более  целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и  номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для  ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические  указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо  от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. стеллажно сверху вниз.

 

Документы должны храниться  в помещениях, отделенных от рабочих  комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища  должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены  и снабжены замками. От прямых солнечных  лучей окна защищают специальным  остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

 

Архивы должны иметь:

 

-         специальные передвижные или  стационарные стеллажи с шириной  полок не менее 25 см;

 

-         ширину проходов между стеллажами  не менее 75 см;

 

-         ширину основных проходов до 120 см;

 

-         расстояние между полками по  высоте 35-40 см;