Систематизация и организация оперативного хранения документов

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на  тему: Систематизация и организация оперативного хранения документов.

Содержание

Введение

Глава 1. Систематизация и система хранения документов.

1. Систематизация документов
2. Общие принципы формирования дел
3. Номенклатура дел

Глава 2. Теоретические аспекты оперативного хранения документов

2.1 Оперативное хранение документов: понятие, регламентация

2.2 Группировка и формирование дел

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и т.д. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации  регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное  уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в  тех организациях, где документы  в большом количестве всегда должны быть под рукой. Правильная организация  оперативного хранения документов зависит  от соблюдения определенных принципов.

Для четкой организации документационного  обеспечения управления, документы  организации -- как поступающие в  нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального  и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой -- что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Хранение  перечисленных документов организуется и осуществляется в специально оборудованных  помещениях службы документационного  обеспечения управления, где постоянно  поддерживается необходимый температурно - влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

Цель  данной работы рассмотреть лишь некоторые  аспекты документационного обеспечения  и оперативного хранения документов. Для достижения поставленной цели необходимо решит следующие задачи:

- рассмотреть  документ как систему;

- проанализировать  оперативное хранение документов;

- выделить  особенности хранения и нормативного  регулирования электронной документации;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Систематизация и система хранения документов.

1. Систематизация документов

Для четкой организации  документационного обеспечения  управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для  повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок  социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация  и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым  документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения  их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд

Документальный  фонд объединяет в своем составе  всю документацию организации:

• документы текущего управления;
• документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
• собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный  фонд - лишь часть документального  фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Подавляющее большинство  документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в  процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время  их исполнения передаются сотрудникам  и, как правило, хранятся у исполнителя.

Порядок хранения и  систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного  сотрудника, - его личное дело. Их можно  хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация  и организация хранения служебных  документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:

1. сроки исполнения документов,
2. степень конфиденциальности,
3. сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой  информации, освобождение от ставших  никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его  руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

 

 

 

2. Общие принципы формирования дел.

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит  название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

1. распределение исполненных документов по делам;
2. расположение документов внутри дела;
3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими  структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные  документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются  на конкретных рабочих местах в структурных  подразделениях.

Формирование дел  в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизованно  по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность  формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы  одного календарного года, за исключением:

1. судебных,
2. личных дел,
3. документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и  не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет, оформляя дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного  и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном  деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии.Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает  документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».

Последовательность  расположения документов в деле

Не следует допускать  разобщения в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной  последовательности расположения документов в деле зависит оперативность  поиска необходимых документов, а  также раскрытие хода и полноты  решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует  применять, например, к переписке, где  документ-ответ подшивается в  дело не по дате регистрации, а вслед  за инициативным документом, или к  приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как  правило, формируется отдельный  том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Каждая  группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает  и специфику формирования их в  дела.

 

Распорядительные  документы и приложения к ним

Распорядительные  документы формируются в отдельные  дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:

1. приказы министерства,
2. распоряжения генерального директора и т.д.

Отдельно группируются:

1. приказы по основной деятельности,
2. приказы по административно-хозяйственным вопросам,
3. приказы по личному составу,

так как  каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих  организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего  поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами как приложения к  ним, группируются вместе с распорядительными  документами. Если же при их утверждении  распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются  в самостоятельные дела.

Протоколы следует  формировать в дела с учетом авторского признака:

1. протоколы коллегии,
2. протоколы совещания у директора,
3. протоколы профсоюзного собрания и т.д.

Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились:

1. повестки дня,
2. доклады,
3. проекты решений и др.

Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.

Планы и  отчеты

Утвержденные  планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2001 г.», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 г.