Систематизация и организация оперативного хранения документов

После окончания  делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими  сведениями о количестве заведенных дел по группам:

1. дела со сроками хранения до 10 лет;
2. дела со сроками хранения свыше 10 лет;
3. дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический  подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации  и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы  данной организации на хранение.

 

 

 

 

Глава 2. Теоретические аспекты оперативного хранения документов на предприятии

2.1 Оперативное хранение документов: понятие, регламентация

Оперативное хранение документов подразумевает  хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи  в архив. Все документы имеют  разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с  указанием сроков их хранения. Таким  образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение  документов с истекшими сроками  хранения.

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное  уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в  тех организациях, где документы  в большом количестве всегда должны быть под рукой.

Правильная  организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Принципы  оперативного хранения документов:

- Условия  хранения. Правильный температурный,  а также и влажностный режим  (около 20 C, при относительной влажности  не превышающей 55%). Ни в коем  случае нельзя допускать, чтобы  в хранилище завелась плесень,  пыль или грызуны;

- Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником  архива только по письменному  официальному запросу, выдача  справок и снятие копий документов  также должна контролироваться  архивариусом. 

- Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует  хранить более тщательно, по  возможности ограничить доступ  к ним. Можно даже составить  список лиц, которые могут быть  допущены к определенным документам. 

- Оперативность.  Основным принципом оперативного  хранения документов является  быстрый доступ к ним. Важно  обеспечить высокую скорость  поиска нужного документа, для  чего следует составить план  архива и создать картотеку.  Для оперативности поиска дела  в архиве должны устанавливаться  корешками наружу, их обложки  - иметь максимально информативные  подписи, а каждое дело - содержать  внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе. 

- Своевременное  уничтожение. Чтобы не перегружать  архив, необходимо ежегодно проводить  экспертизу ценности для выявления  дел, подлежащих уничтожению.  При этом составляется соответствующий  акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Выполнение  этих условий гарантирует сохранность  ваших документов, порядок в офисе  и эффективную организацию работы всех подразделений.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой  организации - дело нескольких минут.

Документы нуждаются в оперативном или  долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении  архива организации как самостоятельного структурного подразделения). Для средств  оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение  максимального удобства пользования  ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и  массы. Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В  основном они хранятся на рабочем  месте работников управленческого  труда или в непосредственной близости от них.

Для обеспечения сохранности таких  документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько  видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и  другие. Лотки и кассеты позволяют  хранить на поверхности рабочих  столов отдельные документы и  их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются  по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой  к краю рабочего стола, причем лотки  можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее  эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых  в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы  на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Хранение папок с  документами на открытых стеллажах  не рекомендуется. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Хранение  исполненных бумажных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор»  используются для документов только в оперативной деятельности, так  как в скоросшивателях документы  располагаются в обратной хронологической  последовательности: документ с более  поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Возможно  хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах - «файлах». Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать специальные папки с мягкой системой крепления на шнурках или специально изготовленные для этих целей коробки. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации.

Оперативное хранение документов подразумевает  хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи  в архив. Все документы имеют  разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с  указанием сроков их хранения. Таким  образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение  документов с истекшими сроками  хранения.

Документальный  фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

-документы  текущего управления;

-документы,  отобранные для постоянного или  длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- собранные  в справочных целях коллекции  копий документов, в том числе  и других организаций, присланные  для сведена и исполнения.

Архивный  фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации. 

В архивный фонд организаций включают и часть  документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

Основные  правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди  них:

- требования  к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения  и хранения;

- правила  формирования дел в делопроизводстве;

- организация  и порядок проведения экспертизы  ценности документов в делопроизводстве;

- подготовка  дел к передаче в архив: оформление  дел (нумерация, подшивка, оформление  обложки и т.д.), составление и  оформление описей, передача дел  в архив;

- порядок  выделения документов к уничтожению;

- оформление  уничтожения документов с истекшими  сроками хранения;

- порядок  передачи дел из структурных  подразделений в архив.

Весьма  существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами. В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

 

2.2 Группировка и формирование дел

Исполненные бумажные документы группируются в  дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая  обеспечит быстрый поиск необходимых  документов и информации. Эта работа по группировке документов носит  название «формирование дел».

Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

- распределение  исполненных документов по делам  в соответствии с номенклатурой  дел;

- расположения  и оформление документов внутри  дела;

- оформление  обложки дела.

Формирование  дел может осуществляться централизованно  -секретарем организации, службой документационного обеспечения управления или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практика оба варианта сосуществуют параллельно. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях. Формирование дел в структурных подразделениях негосударственных организаций осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль со стороны руководства и архива. Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил. В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др. Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует хранить в различных  делах годовые и квартальные  планы работы и так далее, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения. Допускается временная  группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они  относятся к одному вопросу. По окончании  календарного года и решения вопроса  такие документы рекомендуется  перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...». Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела (с внесением изменений в номенклатуру дел).

От  выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность  поиска необходимых документов, а  также раскрытие хода и полноты  решения вопросов. Обычно документы  внутри дела располагаются в хронологической  последовательности, начиная от более  ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения  и др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется  хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой  подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ  подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как  правило, формируется отдельный  том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке  целесообразно группировать различные  опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.