Группировка
в дела отдельных категорий документов
имеет свою специфику. Распорядительные
документы формируются в отдельные
дела по видам, при этом обычно уточняют
их авторскую принадлежность: приказы
министерства, распоряжения генерального
директора и т.д. Отдельно группируются
приказы по основной деятельности,
приказы по административно-хозяйственным
вопросам, приказы по личному составу,
так как каждая из этих групп имеет
свои различные сроки хранения. Уставы,
положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, как приложения к ним, группируются
вместе с распорядительными документами.
Если же при их утверждении распорядительные
документы не издавались, то эти документы
формируются в самостоятельные дела. Поручения
вышестоящих организаций и документы
по их исполнению группируются для лучшего
поиска в дела по направлениям деятельности
организации. Протоколы следует формировать
в дела с учетом авторского признака (протоколы
коллегии, протоколы совещания у директора,
протоколы профсоюзного собрания и т.д.).
Протоколы группируются, как правило,
вместе с документами, на основании которых
они готовились (повестки дня, доклады,
проекты решений и др.). Эти документы помещаются
после протоколов в последовательности
рассмотрения вопросов. При значительном
объеме таких документов их формируют
в отдельное дело по номерам протоколов
и в последовательности решения вопросов.
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные
списки группируются в дела отдельно от
проектов этих документов и расчетов по
ним. Их относят к тому году, к которому
относится их содержание, независимо от
времени составления, например: «Отчет
за 2011 г.», составленный в 2012 г., должен
включаться в дела 2011 г.
Перспективные
бизнес-планы относятся к начальному
году их действия, отчеты о выполнении
перспективного плана - к последнему
году действия плана. Коррективы к перспективному
плану относятся к тому году, на
который они составлены. Отчетные
документы о финансовой деятельности,
состоящие из баланса, объяснительной
записки и приложений к ним, располагаются
в следующем порядке: вначале
объяснительная записка к отчету,
затем баланс и в конце - приложения.
Последовательность приложений определяется
последовательностью статей баланса
или соответствующими ссылками в
объяснительной записке. Лицевые рабочих
и служащих по заработной плате группируются
в самостоятельные дела и располагаются
в алфавитном порядке по фамилиям. Статистическая
документация, образующаяся в управленческой
деятельности, группируется самостоятельно
или в одном деле с другими документами
по данному вопросу. Например, к отчету
предприятия по основной деятельности
за 2001 год будут прилагаться формы статистической
отчетности, характеризующие деятельность
данного предприятия по основной деятельности.
При возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы группируются в дела текущего
года с указанием индекса дела предыдущего
года.
При
формировании дел по обращениям (предложениям,
заявлениям и жалобам) граждан документы
в деле группируются по алфавиту. Все
документы, относящиеся к одному
заявителю, составляют самостоятельную
группу. Повторные жалобы подшивают
к той же группе документов.
Поступающие
в головную организацию документы
филиалов, подведомственных организаций:
планы, отчеты, сводки, обзоры, справки,
докладные записи и др. - группируются,
как правило, в самостоятельные дела
по каждой организации или по видам документов
по всем организациям, например: «Годовые
отчеты филиалов о выполнении плана по
реализации товаров». Оформление дел также
подробно регламентировано Архивной службой
в Основных правилах работы ведомственных
архивов. На обложку каждого дела, подлежащего
хранению в архиве, следует вынести следующие
сведения: название организации; название
структурного подразделения, где сформировалось
дело; индекс дела; количество листов в
деле; даты первого и последнего документов;
срок хранения дела; шифры каждого дела.
Часть элементов описания дела обозначается
на обложке при заведении дела, количество
листов, крайние даты, уточнение заголовка
и подразделения выносятся на обложку
после завершения дела в процессе его
обработки при подготовке к долговременному
и постоянному хранению.
Индекс
дела проставляется в соответствии
с номенклатурой дел. Индекс является
адресом хранения дела и его поисковым
признаком.
Оформление
заголовков на обложках дел облегчается
при наличии правильно составленных
номенклатур дел. В этих случаях
достаточно перенести заголовок
и сроки хранения дел из номенклатуры
на обложку. При отсутствии номенклатуры
дел заголовок составляется по общим
правилам для каждого дела. Дела
временного, до 10 лет включительно,
срока хранения могут оформляться
только частично по сравнению с предыдущей
группой. Так, они могут храниться
в папках с любым типом и
материалом крепления, в них может
не проводиться пересистематизация
документов внутри дел и листы можно не
нумеровать. Завершенные дела, выполненные
проекты, исполненные документы постоянного
и долговременного, свыше 10 лет, хранения,
подлежат обязательному дополнительному
оформлению и описанию в специальных учетных
формах в соответствии с требованием Государственной
архивной службы. Должны быть полностью
оформлены также дела конфиденциальные
и по личному составу. Основные задачи,
которые ставятся при этом:
- максимально
возможное обеспечение прочности
и гибкости переплета, позволяющего
при необходимости скопировать
документы, не вынимая их из
подшивки или изъять один или
несколько листов из подшитого
дела на время, без нанесения
повреждений другими листами
дела;
- обеспечение
учета количества листов в
каждом деле и возможности
проверки полноты дела после
каждого обращения к нему;
- создания
справочного аппарата к документам,
включенным в одну единицу
хранения, для быстроты поиска
и нанесения при этом документам
минимального ущерба при перелистывании.
Поскольку
на хранение документы передаются на
тех носителях, на которых они
разработаны, - бумажных стандартного
А5-А3 формата и крупноформатные,
пленочных, магнитных и других носителях,
- для каждого носителя применяется
свой вариант упаковки. Однако большинство
документов, имеющих постоянный или
длительный срок хранения, оформляется
на бумаге стандартных форматов. В
соответствии с этими требованиями
документы постоянного хранения,
составляющие дело, подшиваются в
установленную государственным
стандартам прочную картонную обложку.
Для дел, не подлежащих постоянному
хранению (по личному составу), допускается
применение переплетных работ.
Перед
подшивкой документов во избежание
появления ржавчины все металлические
скрепления обязательно удаляются.
Личные документы (трудовые книжки, дипломы,
удостоверения и т.д.), фотографии и другие
документы, неудобные для подшивки (плотный
носитель, отсутствие полей), вкладываются
в заранее вшитые в дело чистые конверты.
В
начале дела - перед собственно документами
- вкладываются листы внутренней описи
документов дела. Листы внутренней
описи имеют самостоятельную
нумерацию и не включаются в общее
количество листов в деле, а указываются
через арифметический знак плюс.
Внутренние
описи необходимы в том случае,
если заголовки дел не раскрывают
конкретное содержание документов, например:
«Приказы по основной деятельности...»,
а также для специфичной документации
- личные, судебные и следственные дела,
дела о присуждении ученых степеней
и присвоении ученых званий и т.д.
Внутренняя опись должна содержать
сведения о порядковых номерах документов
в данном описываемом деле, их делопроизводственных
индексах, датах создания, заголовках
и номерах листов по внутренней нумерации
дела, на которых расположен каждый
документ. К внутренней описи, имеющей
форму таблицы, составляется итоговая
запись об общем количестве включенных
в нее документов и количестве
листов самой внутренней описи.
Если
дело уже переплетено или подшито,
то заверенная составителем внутренняя
опись подклеивается за верхний
край к внутренней стороне лицевой
обложки дела. При внесении изменений
в состав дела: изъятие документов,
копирование, замена оригинала на копию
- эти изменения отражаются в последней
резервной графе «Приложения» со
ссылкой на соответствующий акт.
При добавлении документов в дело
внутренняя опись пересоставляется
или дополняется с пересоставлением
листа-заверителя дела.
В
целях обеспечения сохранности
и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все
листы его, кроме листов внутренней
описи, и лист-заверитель, нумеруются
в развернутом виде арабскими
цифрами валовой нумерацией в
правом верхнем углу черным карандашом.
Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные
документы, представляющие самостоятельный
лист, нумеруются на оборотной стороне
в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными
документами (вырезками, билетами, фотографиями
и другими включениями) нумеруется как
один лист. Если документы наклеены на
лист «елочкой», например в приложениях
к авансовым отчетам по командировкам,
то сначала нумеруется лист-основа, а затем
все приклеенные документы. В конце дела
подшивается специальный бланк или чистый
лист формата А4 для заверительной записи.
Лист-заверитель дела составляется на
любую единицу архивного хранения. В книгах,
журналах их заверение может быть оформлено
на обороте последнего чистого листа,
в картотеках - на чистой карточке, помещаемой
последней. Запрещается составлять заверительную
запись на обороте документов и на самой
обложке. Если дело уже подшито без листа-заверителя,
то его приклеивают за верхнюю часть к
внутренней стороне обложки. При хранении
документов без подшивки полностью оформленный
лист-заверитель дела вкладывается в упаковку.
В
заверительной записи должны отмечаться
следующие особенности нумерации дела:
литерные и пропущенные номера листов;
номера листов с наклеенными документами;
номера листов с конвертами и вложений
в них; номера крупноформатных листов,
карт, рисунков, планов и т.д. в том случае,
если это исключения из общего состава
документов дела.
Все
последующие изменения в составе
и состоянии дела: повреждения, включение
новых документов - отражаются в
заверительной записи. В заверительной
записи отдельной строкой вносятся все
последующие проверки наличия и состояния
дела, которые проводятся при каждой выдаче
дела для использования. При полном переформировании
дела оно перенумеруется. При перенумерации
старые номера зачеркиваются, а не стираются,
а заверительная запись пересоставляется.
Для
учета дел длительных сроков хранения,
а при отсутствии в организации
номенклатуры дел и кратковременного
хранения, завершенные в делопроизводстве,
журналы, картотеки, проекты и другие
единицы хранения, дела по личному
составу постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу
ценности, правильно сформированные
и оформленные, составляются самостоятельные
описи. Самостоятельные описи составляются
также на дела, состоящие из характерных
для данной организации документов:
судебные, следственные дела, научные
отчеты и др. В структурных подразделениях
составляются и подписываются их
руководителями описи, по которым дела
принимаются на хранение в архив
организации.
Опись
дел - это архивный справочник, представляющий
собой систематизированный перечень
заголовков дел и предназначенный
для раскрытия состава и содержания
дел, закрепления их систематизации
и учета. Одновременно опись является
основным учетным документом и основным
видом научно-справочного аппарата к документам,
обеспечивающим оперативный поиск дел.
Отдельная опись представляет собой перечень
дел с самостоятельной законченной нумерацией.
Описи
дел составляются по установленной
Государственной архивной службой
форме. Технология составления и
оформления описей аналогична технологии
составления номенклатуры дел, поскольку
составление описи является следующим
технологическим этапом систематизации
дел.
Описи
дел должны быть составлены в течение
года после завершения дел в текущем
делопроизводстве. Предусматривается,
что организации составляют описи
ежегодно, а при скоплении неописанных
дел за ряд лет - по готовым разделам.
Годовой раздел описи дел структурного
подразделения используется и как
основной документ при передачи дел на
хранение в архив организации.
Документы,
не представляющие практической ценности
и сроки хранения которых при этом истекли,
выделяются к уничтожению. К моменту уничтожения
все описи дел за те же годы должны быть
утверждены, а документы сданы в архив,
чтобы случайно не пропала бы безвозвратно
необходимая информация. Сам процесс уничтожения
(утилизации) документов должен исключать
возможность их последующего использования
посторонними лицами и другими организациями.
Заключение
В
данной работе были рассмотрена такая
неотъемлемая и важная часть документационного
обеспечения управления - оперативное
хранение документов, в ходе которого
решается важнейшая задача системы
документооборота организации. И лишь
только централизованная система учета
и хранения документов, т.е. сосредоточение
всех регистрируемых операций в одном
месте, создает наибольшую экономическую
эффективность. Необходимо не только грамотно
производить все стадии обработки
документов, но и механизировать эти
систему, внедряя новые технологии,
что значительно усовершенствует
процесс делопроизводства.
В
настоящее время система делопроизводства
претерпевает значительные положительные
изменения, связанные с использованием
персональных компьютеров, что позволяет
решить многие проблемы в системе
делопроизводства. Во-первых, экспертиза
ценности документов является тем инструментом,
который определяет как срок, так
и средства хранения документов. Если
документы нуждаются в длительном
хранении, то используют средства для
долговременного хранения документов,
а при небольшом сроке целесообразно
применять средства оперативного хранения
документов. Во-вторых, целесообразность
использования традиционных средств
оперативного хранения документов должны
определяться объемами хранящихся документов
и частотой обращения к ним
на основе заключений экспертизы ценности
документов.