Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя. (Табл. 2)

 

 

 

Перечень кадровых документов, обязательных для ООО «Автотрэвэл»:

Таблица №2

№ п\п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
1	Правила внутреннего трудового распорядка	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новым.	Постоянно
2	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
3	Штатное расписание (ф. Т-3)	Статья 57 ТК РФ	Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
4	Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.	50 лет (но при ликвидации компании  в архив города сдается вместе  с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании  в архив города сдается вместе  с другими документами, срок хранения  которых составляет 75 лет)
6	Положение об оплате труда	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
7	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
8	График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.	1 год
9	Трудовой договор	Статья 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
10	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием	-	Применяются по решению работодателя	Постоянно
11	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.	75 лет
12	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
13	Приказы об увольнение	Статья 84.1 ТК РФ	При увольнении сотрудника. Объявляются работнику под роспись	75 лет
14	Приказы о предоставление отпуска	Глава 19 ТК РФ	Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
15	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
16	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.	Ведется на каждого работника	75 лет
17	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
18	Договоры о полной материальной ответственности	Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
19	Книга учета (журнал регистрации) приказов по личному составу	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации»	Должно быть пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью и подписью работодателя	75 лет
20	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет

 

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».9 Данным постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

 

 

 

         Подведем предварительные итоги:

- существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

- за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к  
гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

 

3. Порядок подготовки приказов по личному составу

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. А также это важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу в ООО «Автотрэвэл» оформляют следующие процедуры:

   - прием на работу;

  - перевод на другую работу;

   - увольнение (расторжение трудового договора);

  - предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

  - внесение изменений в учетные документы;

  - применение к работнику мер поощрения;

  - наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование и ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе.

Подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 10

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса, в данной организации буква К – кадровые приказы.

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

   Приказы по личному составу  должны быть оформлены в строгом  соответствии с ТК РФ. 

 • при приеме на работу  обязательно указывается установленный  размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

• при переводе на другую работу – вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

   Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

   Распорядительная часть  приказа начинается с указания  фамилии (печатается прописными  буквами), имени и отчества (печатаются  полностью строчными буквами), в  ней должны быть точные формулировки  решения того или иного кадрового вопроса.

 В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку. При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание.  После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание»: и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.

   Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

   В сложных приказах при  решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости  от решаемого вопроса. В сложных  приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

 

4. Порядок оформление документов при приеме на работу

Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление оформляется в форме, принятой в организации, на имя генерального директора организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление у непосредственного руководителя. Соискатель вместе с заявлением предоставляет обязательные документы для приема его на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• ИНН (при наличии)
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
• Медицинская справка водителя (для водителей);
• Водительское удостоверение (для водителей).

В статье 65 ТК РФ особенно оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Также соискатели, претендующие на должность водителя автобуса проходят тест по правилам дорожного движения в отделе эксплуатации. И при хорошем результате (не более 3 ошибок) дальше оформляются на работу.

После того, как будущий сотрудник прошел тестирование и предоставил все необходимые документы, необходимо его ознакомить с рядом локальных нормативных актов:

- правилами внутреннего трудового распорядка (предусмотрено частью 3 статьи 68 ТК РФ);

- должностной инструкцией;