Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии

Рассмотрим подробнее характеристику руководящего состава ООО «Автотрэвэл». В штате число руководящего состава составляет 9 человек.

Таблица №7

№	Должность	Год рождения	Образование	Стаж работы на предприятии
1	Генеральный директор	14.09.1963	Высшее	9 лет
2	Зам. ген. директора	07.11.1963	Высшее	1,5 лет
3	Исполнительный директор	26.08.1980	Высшее	7 лет
4	Начальник отдела кадров	25.10.1980	Высшее	3 года
5	Главный бухгалтер	15.01.1970	Высшее	3 года
6	Начальник колонны	17.11.1974	Высшее	5 лет
7	Начальник ремонтной зоны	05.12.1960	Среднее - профессиональное	7 лет
8	Главный механик	02.12.1967	Высшее	3 года
9	Главный инженер	11.12.48	Высшее	5,5 лет

 

Таким образом, профессионально-квалификационный уровень руководящего состава предприятия достаточно высокий, что позволяющий решать поставленные задачи. В руководящем составе есть и молодые специалистов и специалисты с большим стажем. Значит карьерный рост на предприятия есть и это большой плюс.

В целом остальные функции отдела кадров ООО «Автотрэвэл» выполняются нормально, но для полноценной работы нужно регулировать имеющиеся недостатки в функциях кадровой службы ООО «Автотрэвэл». Отделу кадров следует более усилено участвовать в работе комиссий по вопросам кадров, и осуществлять более детальный контроль за деятельностью структурных подразделений организации. Важно отметить, что взаимодействие со структурными подразделениями предприятия не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями. Конкретные права начальника отдела и инспектора отдела устанавливаются должностными инструкциями. (Приложение №3)

Из анализа кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» можно сделать несколько выводов:

1. Плохо информируется свободные вакансии, что уменьшает шанс набрать более квалифицированных специалистов.
2. Уделяется мало внимание на личностные качества кандидатов.
3. Несоответствие штатного расписание с фактическим числом сотрудников предприятия.
4. Недоработка должностных инструкций.
5. Низкая мотивация сотрудников

 

3.2. Разработка предложений по  совершенствованию кадровой деятельности

Для совершенствования кадровой деятельности предлагается внести следующие мероприятия:

1. Рассмотрим, как можно информировать о свободных вакансиях на предприятии. В 21 веке почти все пользуются компьютерами и интернетом.

Сравним газету и порталы для работодателей и людей, ищущих работу или работников:

	Газета	Интернет
Охват	+	+++
Оперативный старт	++	+++
Отчетность	+	+++
Оценка эффективности	++	+++
Оперативность корректировок	+	+++

 

Где:

           Охват - это характеристика, позволяющая понять сколько пользователей потенциально может увидеть рекламу. Чем больше охват, тем больший процент целевой аудитории сможет увидеть рекламное сообщение.

            Оперативный старт характеризует время необходимое для подготовки и запуска рекламной кампании (разработка и создание рекламных носителей, настройка кампании и т.д.).

            Отчетность. Все рекламные площадки предоставляют отчет по своей работе. Газеты и журналы предоставляют отчет о тираже. Интернет-реклама позволяет формировать отчетность по количеству контактов пользователя с рекламным носителем и количеству пользователей, проявивших непосредственный интерес к рекламе (количество переходов пользователей на сайт рекламодателя).

            Оценка эффективности. В отличие от других видов рекламы, которые позволяют судить об эффективности только после достаточно большого периода их проведения по непосредственным результатам от рекламных кампаний, интернет-реклама за счет интерактивности позволяет оценить эффективность значительно раньше.

           Оперативность корректировок. При размещении рекламы в газетах и журналах какие-либо корректировки не возможны до выхода нового тиража. Реклама в интернете дает гораздо большие возможности корректировок. В контекстной рекламе можно мгновенно изменить все необходимые параметры.

           Теперь  сравнив ценовую политику газеты и интернета. Например, ООО «Автотрэвэл» размещает рекламу в подмосковной газете «Все для Вас». Тираж выходит раз в неделю. За четыре тиража, т.е. за месяц оплата рекламы составляет 9000 тысяч рублей. И возьмем интернет сайт Работа.ру: Пакет «Вакансия-10». 10 публикаций или 10 обновлений ранее опубликованных вакансий (не чаще одного раза в сутки). Продолжительность действия пакета — 4 недели. Стоимость рекламы составляет  2 200 тысяч рублей. (вставить сноскуhttp://www.rabota.ru/v3_paidServicePriceList.html?area=v3_paidServicePriceList&type=employer&c=57 ) Исходя из этого получается, что размещать рекламу в интернете выгоднее (идет меньше затрат) и эффективнее. Изложим этот вариант на рассмотрение генерального директора в докладной записке. (Приложение №4)

2. Усовершенствуем анкету работников, чтобы больше узнать о человеке, о его личных качествах. Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. Анкета должна содержать вопросы, позволяющие оценить соискателя с точки зрения соответствия личностной спецификации (то есть описывать то, какими качествами должен обладать человек для успешного выполнения порученной ему работы). Естественно, не имеет смысла составлять анкету для каждой должности. Гораздо удобнее пользоваться одной общей формой анкеты для всех категорий работников. Оставлю на рассмотрение свой образец анкеты начальнику отдела кадров. (Приложение № 5) Однако, любые анкетные данные не дают полного представления о человеке, каким бы исчерпывающим ни был список вопросов, не стоит забывать о том, что никакая анкета или личная карточка работника не заменит личного собеседования. Ведь при приеме на работу надо учитывать не только профессиональные качества работника, но и его психологическую совместимость с коллективом, основы мотивации, особенности характера и т.д., иначе его работа может оказаться не только неэффективной, но и нанести вред рабочему процессу.

3. Штатное расписание ООО «Автотрэвэл» должно подвергнуться изменению, так как численность сотрудников должна составлять 465 человек, а по факту на предприятии работает 475 сотрудников. Производились закупки нового транспортного средства и соответственно появилась необходимость увеличить число сотрудников. Руководству было доложено о выявленной проблемы и было решено изменить штатное расписание. Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями:

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, вносимые изменения в штатное расписание, не существенны, и их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

"О внесении изменений в  штатное расписание";

"Об изменении штатного расписания";

"О частичном изменении штатного  расписания".

В качестве основания в приказе укажем следующую причину: расширение штата компании. (Приложение № 6)

 

4. Разрабатываем должностные инструкции. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

• Общие положения;

• Функции;

• Должностные обязанности;

• Права;

• Ответственность;

         "Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция. Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее.          При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. В ООО «Автотрэвэл» не хватала две инструкции:

1. На заместителя главного механика

2. На автослесаря.

          Разработанные мной инструкции были отданы на рассмотрение и утверждение генеральному директору. (Приложение № 7)

5. Мотивация персонала. Определимся, что же такое мотивация? Существует множество определений этого понятия, его часто также подменяют понятием "стимулирования". В российской и советской литературе всегда разделяли понятия: стимулирование и мотивация. В первом случае говорили о мотивации трудового поведения, во втором - о мотивации вообще. В западной литературе такого деления не существует, в западных источниках при трудовом поведении или в обычной жизни всегда имеют в виду только мотивацию. Мотивация - совокупность процессов, которые побуждают, направляют и поддерживают поведение человека в направлении достижении определенной цели. "Суть мотивации состоит в том, чтобы давать людям то, что они больше всего хотят получать от работы. Чем полнее вы сможете удовлетворить их желания, тем больше у вас шансов получить то, что нужно вам, а именно: производительность, качество, обслуживание" (сноска книги "Честные трудовые дни" - Twyla Dell, "Honest Days Work", 1988)

Конечно же, существуют различные факторы мотивации, которые определяют, что является наиболее ценным, важным для человека. Как правило, это не один фактор, а несколько и вместе они составляют карту или набор мотивационных факторов. Факторы мотивации делятся на внешние и внутренние.

Внутренние факторы мотивации:

- Мечта, самореализация;

- Идеи, творчество;

- Самоутверждение;

- Убежденность;

- Любопытство;

- Здоровье;

- Нужность кому-то;

- Личный рост;

- Потребность в общении;