Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии

- инструкцией по охране труда;

- положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;

- положением о коммерческой тайне;

- положением об оплате труда.

Об ознакомлении  со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в отдельном журнале.

Следующим шагом оформления приема на работу является заключение с работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому трудовой договор составляется в произвольной форме. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

- лиц, поступающих на работу  по конкурсу на замещение соответствующей  должности, проведенному в порядке, установленном законом;

- беременных женщин;

- лиц, не достигших возраста 18 лет;

- лиц, окончивших образовательные  учреждения начального, среднего  и высшего профессионального  образования и впервые поступающих  на работу по полученной специальности;

- лиц, избранных (выбранных) на выборную  должность на оплачиваемую работу;

- лиц, приглашенных на работу  в порядке перевода от другого  работодателя по согласованию  между работодателями; - лиц, принимаемых  на работу на срок до двух  месяцев;

- в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся.

 В соответствии с положениями указанной ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа  работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.

При оформлении приема на работу (приказа) указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). (Приложение № 1)

Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.

Персональные данные работника вносятся в его личную карточку. Персональные данные, приказ о приеме на работу, а также трудовой договор оформляются в "личное дело" работника.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.

Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

 

5. Порядок подготовки документов на отпуск

В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.

В организации ООО «Автотрэвэл» бывают несколько видов отпусков:

1. Основной (оплачиваемый) отпуск;

2. Отпуск без сохранения заработной платы (предоставляется по требованию в случае необходимости);

3. Отпуск по беременности и родам (такой отпуск предоставляется по состоянию здоровья);

4. Отпуск работникам, усыновившим новорожденных детей непосредственно из родильного дома (естественно, такой отпуск предоставляется по необходимости и не ежегодно);

5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет (в течение первых 1,5 лет женщине выплачивается пособие по уходу за ребенком, в оставшиеся 1,5 года такое пособие не  выплачивается), предоставляемый женщине или отцу ребенка, или бабушке, дедушке, иному родственнику, опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком;

6. Дополнительный  отпуск  без  сохранения  заработной платы работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14  лет, работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери или отцу, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет;

7. Отпуск  для  сдачи   экзаменов  в вечерних (сменных) общеобразовательных школах;

8. Отпуск в связи с обучением в вечерних профессионально-технических училищах;

9.  Дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру;

10. Отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных  экзаменов  в  высшие и средние учреждения профессионального образования;

11.  Отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних учреждениях профессионального образования.

Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Право на отпуск такой продолжительности работник получает, если он отработал один год. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Трудовой кодекс предписывает, что отпуск не включает праздничные дни, установленные в статье 112 ТК РФ. То есть если на период отпуска попадает праздник, он не относится к периоду отпуска. В этом случае переносится дата окончания отпуска.

  Оформление отпусков осуществляется  по графику отпусков.      Данный документ, на наш взгляд, является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Декабрь — это месяц, в котором строятся планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который должен быть принят в этот период, является график отпусков. График отпусков на следующий год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении. Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков (приложение 12 (не приводится) - Унифицированная форма Т-7). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

          Как  уже было сказано выше, график  отпусков должен быть утвержден  не позже чем за две недели до окончания текущего производственного года и начала следующего, т.е. это примерно середина декабря. Для работы над составлением графика необходимо:

- установить наиболее "разгруженные" периоды работы организации

- узнать пожелания непосредственно работников по поводу времени предоставления отпуска

- установить, кто из работников пользуется льготами при предоставлении отпуска

     Для решения первого  условия необходимо проанализировать  производственный процесс организации, определить периоды загруженности работой и вычислить, когда происходит спад рабочего процесса. Для выяснения пожелания работников могут помочь руководители подразделений. Надо поручить им собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска, уладить разногласия между сотрудниками, возникшие в процессе выявления данного вопроса. После этого данные руководители должны представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления графика.

В графике отпусков должно отражаться:

Во-первых, должно быть отражены не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, учебные отпуска). Согласно Трудового кодекса Российской Федерации статья 120 при исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском.

Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть меньше установленной законодательством.

В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). 
Кроме того, следует обратить внимание на то, чтобы отпуск был запланирован в пределах рабочего года работника, за который он предоставляется.

При оформлении отпусков надо помнить, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Когда работник берет трудовой отпуск, необходимо оформить приказ на отпуск. Бланк приказа на отпуск утвержден постановлением  Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 111. Если в отпуск идет один сотрудник, приказ о предоставлении отпуска составляется по форме № Т-6, если несколько работников, то приказ на отпуск выпускают по форме № Т-6а. Приказ на отпуск должен составляется заранее. Ознакомить работника под роспись с датой начала отпуска не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Оформленный приказ передается в бухгалтерию и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60. За три дня до начала отпуска работнику выдаются отпускные, согласно  статьи 136 части 9 ТК РФ.

Все приказы о предоставлении отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска. Журнал пронумерован, прошнурован, закреплен печатью организации и росписью руководителя организации.

 

6. Порядок оформление документов при переводе

Перевод на другую работу  (должность)  может носить постоянный или временный характер.

Перевод сотрудника  постоянно на другую работу (должность) может производиться по многим причинам, а именно:

-перевод на более высокую  должность;

-понижение в должности по  результатам аттестации;

-перевод в соответствии с  медицинским заключением;

-переезд работодателя в другую  местность и многие другие.

В ТК РФ, возможные случаи перевода разделены на три группы. Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимаются:

- изменение трудовой функции  работника при продолжении работы у того же работодателя;

- изменение структурного подразделения, к которому относится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя;

- перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перечень должностных обязанностей, включаемых в трудовую функцию работника, как правило, указывается в трудовом договоре или должностной инструкции. В случае изменения должностных обязанностей оформляется перевод работника. Например, если бухгалтер повышен до должности главного бухгалтера.

При переводе работника необходимо придерживаться определенных правил, соблюдение которых поможет избежать ряда проблем. Перевод производится только с согласия работника Особенно это стоит учесть, если работник переводится на другую должность, специальность, требующие иной квалификации.

По поводу назначения нового испытательного срока, при переводе сотрудника на новую должность, ТК РФ четкого ответа не дает. Но из  ст. 70 ТК РФ следует, что условие об испытании работника может быть предусмотрено лишь при заключении трудового договора, то есть при приеме работника на работу. Поэтому при переводах в организации новый испытательный срок не устанавливается.

Чтобы избежать проблем, необходимо:

- предупредить работника в письменной форме за два месяца о предстоящем переводе, чтобы по истечении этого срока работник мог дать четкий ответ "согласен" или "несогласен" с предложением на изменение условий труда;