Технология оформления на работу

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение 

Высшего профессионального образования

«Алтайский  государственный университет»

 

 

Факультет политических наук

 

 

Кафедра документоведения

 

 

 

 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

(контрольная работа)

 

 

 

 

 

 

 

        Выполнил(а) студент(ка)

        2 курса, группа 147

         Оксана Петровна Крючкина

          _______________________

      (подпись)

 

        Научный  руководитель:

        Юлия Анатольевна Дягилева

         ________________________

      (подпись)

 

         Работа защищена.                                                                                                                                                             

         «___»_____________2009г.

           _________________

       (оценка)

 

 

 

 

 

 

Барнаул 2009

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ..……………………………………………………………………………3

Глава 1 Документирование процедуры принятия на работу………...........................7

1.1 Личные документы, предъявляемые при приеме

 на работу….....................................…………………………………………………….7

1.2 Порядок создания документов, оформляемых

 трудовые отношения…………………………………………………………………..9

Глава 2 Технология оформления на работу………………………………................22

2.1 Заведение личного дела……………………………………........................22

2.2 Порядок организации  использования

 и хранения персональных данных………………………....…………......................25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...…………………………………………………………...................30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.....................32

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………….........................34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Любая организация, предприятие, фирма существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления ее работников.

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, который необходим для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых отношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы, предприятия, организации не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (Трудового Кодекса Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, ГОСТов, Инструкции по заполнению трудовых книжек и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

В соответствии с действующим  законодательством по архивному  делу органы управления на местах принимают  меры по улучшению работы с документацией  на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации.

В результате подписанного Правительством РФ распоряжения об улучшении организации хранения и использования документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий. ¹

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.² Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, личной карточки, личного дела, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения работника и работодателя.

           Объектом  настоящего  исследования  являются процессы принятия на  работу.

          Предмет исследования – документационное  обеспечение принятия на работу.

          Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами документирование процесса приема на работу на малом предприятии. 

          Для достижения этой цели в  ходе работы ставятся следующие  задачи:

                - раскрыть понятие «приёма на работу»;

                - проанализировать условия приёма на работу работников в                                                                                                                                                                                   соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации;

               - рассмотреть   основные   документы,  сопровождающие   процессы  приёма на работу работников.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  .      Источниковая база. При написании курсовой работы были использованы такие источники, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые отношения работодателя с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников.³ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.⁴               

Использование литературы также помогает разобраться  в поставленных задачах.

В пособии А.Ю. Покровской «Трудовые отношения: права и обязанности работника и работодателя» подробно и популярно изложен такой вопрос, как юридически грамотное оформление трудового договора.⁵

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при  оформлении работника на работу, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства, различных нормативных актов имеет учебное пособие Т.В. Кузнецовой, С.Л. Кузнецова «Кадровое делопроизводство».⁶

Важнейший правовой акт – приказ по личному составу  – регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрено в пособии В.В. Галахова, И.К. Корнеева и др. «Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов».⁷

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) – документирование приема на работу.

Структура данной курсовой работы:  состоит из введения, основной части, заключения, списка источников и литературы, приложений.

 

Глава 1 Документирование процедуры принятия на работу

 

1. Личные документы граждан, предъявляемые при приёме на работу

 

 С поступающим на работу сначала идет устная беседа. От претендентов на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.

Резюме как  вид документа появилось в  нашей стране с развитием капиталистических  отношений. Главная цель этого документа  для поступающего на работу – презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны. Резюме пишется не как автобиография, по хронологии, а произвольно. Если у претендента большой опыт, но не достаточный образовательный уровень, он начнет с указания предшествующих мест его работы.  Если опыт небольшой, но есть соответствующее образование – резюме начинается с указания учебных заведений или перечисления курсов повышения квалификации и т.д. Эту особенность резюме работник отдела кадров должен хорошо знать и учитывать, знакомясь с этим видом документов.⁸

Но вот собеседование  проведено, договоренность достигнута, и служба кадров приступает к письменному  оформлению зачисления на работу.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой Кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к Трудовому Кодексу РФ, точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

-паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда  трудовой договор 
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-документ об  образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.⁹

Помимо перечисленных обязательных для всех документов указанных выше, в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. О возможности запросить дополнительные документы говорится в статье 283 Трудового Кодекса РФ, которая посвящена приему на работу по совместительству. В ней помимо документов, перечисленных в статье 65, указывается, что при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Однако следует подчеркнуть, что требования о дополнительных документах при приеме на работу согласно статьи 65 Трудового Кодекса РФ могут быть установлены только на федеральном уровне.

          Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них организацией уже после их зачисления на работу.

 

 

2.  Порядок создания документов, оформляемых трудовые отношения

 

          Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.¹⁰

Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:

-адресат, т.е.  на имя кого оно подается (указывается  должность, Ф.И.О. руководителя);

- автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства; 
- вид документа – Заявление;

• текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник.

- подпись;

- дата. (см. приложение 1)

Если оговаривались  какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п. - это также пишется в тексте заявления.