Технология оформления на работу

К персональным данным относятся: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемая должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы и учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора и т.п.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организациях эта информация составляет служебную и профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соответствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не предусмотрено законом.

Обработка персональных данных включает в себя их получение, хранение, защиту, уничтожение. Способы обработки, документирования, хранения и защиты персональных данных работников определяются руководителем организации с соблюдением требований Трудового Кодекса РФ.

Не допускается  сбор, передача, использование и  уничтожение данных для причинения материального или морального ущерба работникам, а также в целях препятствующих реализации ими установленных Конституцией РФ прав и свобод.²³ Работа с персональными данными в организации должна вестись с соблюдением мер обеспечения их конфиденциальности.

Работодатель  при обработке персональных данных работник обязан соблюдать следующие  общие требования:

- обработка персональных данных работника может осуществляться работодателем исключительно в целях обеспечения соблюдения законов, иных нормативных правовых актов, содействия гражданам в трудоустройстве, обучении и продвижении работников по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой ими работы и обеспечения сохранности имущества, соблюдения конфиденциальности ценной информации;

- при определении  объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами;

- все персональные  данные следует получать у  самого работника;

- работодатель  не имеет права получать и  обрабатывать персональные данные  работника о его политических, религиозных и иных убеждениях  и частной жизни; однако в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, трудоустройства, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника, но только с его письменно согласия;

- защита персональных данных от неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

- работодатель  обязан документально регламентировать  порядок доступа и работы с  персональными данными работников организации, определить круг лиц, несущих юридическую ответственность за сохранность персональных данных, их конфиденциальность (например: приказом руководителя организации утверждается положение о защите персональных данных работника организации).

В свою очередь  работник обязан передавать работодателю достоверные данные, состав которых  установлен Трудовым Кодексом РФ. Своевременно сообщать о необходимости внесения изменений в свои персональные данные.

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового Кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надёжной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.                  

При работе с  документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:        

- личная ответственность  руководства организации и работников  кадровой службы за сохранность  и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

- разделение, дробление  сведений о персональных данных  между разными руководителями  организации и работниками службы;

- наличие чёткой  разрешительной, разграничительной  системы доступа руководителей  всех уровней и работников отдела к документам, содержащим персональные данные;

- проведение  регулярных проверок наличия  традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников  службы и кадровых документов  в подразделениях организации. 

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объёме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.             

При работе с  кадровой  документацией следует, прежде всего, соблюдать следующие  специфические особенности её обработки  и хранения.

Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в  отделе кадров, а не в службе документационного  обеспечения управления делопроизводственной службе. Регистрация  этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.  

Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел выполняется  одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

Работникам  кадровой службы не разрешается при  любом по продолжительности выходе из помещения оставляет какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью.

Категорически запрещается оставлять на рабочем  столе в нерабочее время картотеки  и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедится в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланка, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются.²⁴

Таким образом, личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Совокупность  документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное  ведение кадровой документации на любом  предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации²⁵, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей²⁶, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков хранения²⁷, и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности  большое внимание нужно уделять  документам, возникающим в процессе приема, работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой  при оформлении приема работников, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, личная карточка Т-2.

Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют  свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт  приказа по личному составу –  правового акта,  
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации.²⁸

Согласно статье 391 Трудового Кодекса РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту.²⁹ Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника  и в интересах работодателя –  правильное, соответствующее всем требованиям  законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ИСТОЧНИКИ

 

      1. Конституция Российской Федерации. Государственные символы России.– Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2007. – 64 с.− (Кодексы и законы России).

      2.   Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 208 с. – (Б-ка кодексов: Выпуск 2(154))

       3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

      4. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 года № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. Указа Президента РФ от 31.05.1999 № 680)

     5. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 года № 358-р                               «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»

     6. Распоряжение Правительства РФ от 23 апреля 1992 года № 781-Р                             «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу»

     7. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225)

     8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.) – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

     9. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). – М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004.

     10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

       II ЛИТЕРАТУРА

 

      11. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.-456 с.

     12. Кирсанова М.В. Оформление кадровых  документов: практ. пособие / М.В.  Кирсанова, Ю.М. Аксёнов, С.П.  Кобук. – М.: Омега-Л, 2006. – 224 с. 

     13. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.

     14. Покровская А.Ю. Трудовые отношения: права и обязанности работника и работодателя / А.Ю. Покровская. – СПб.: ИГ «Весь», 2005. – 128 с. – (Комментарии к российскому законодательству)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЯ

 

 

           Директору

           ООО «Абсолют»

           И.И. Иванову

          Крючкиной Оксаны Петровны,                   проживающей по адресу:

          г. Камень-на-Оби ул. Солнечная, 4-16

 

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

           Прошу Вас принять меня на работу, на должность инспектора отдела кадров с 10 января 2008 года.