Технология оформления на работу

Условия приема на работу (по совместительству, для  замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний. (см. приложение 2,3)

Подписанный руководителем  организации приказ регистрируют и  объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).¹⁷

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.

На основании  приказа заполняется личная карточка форма № Т-2 (№ Т-2ГС (МС), Т-4) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника форма № Т-54 или № Т-54а, делается запись в трудовой книжке.

Личная карточка форма № Т-2, являющаяся основным учетным документом, заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка имеет типовую межведомственную форму № Т-2, утвержденную органами статистики. Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего форма № Т-2ГС (МС), для педагогического работника – Т-4.

В Указаниях  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации, данных в Альбоме  унифицированных форм первичной  учетной документации, детально описывается порядок оформления личных карточек, которые «заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень  знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении  сведений о работнике в его  личную карточку вносятся соответствующие  данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется  раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

- пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

- пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);

- в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полис обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

- в пункте 5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами: А (годные к военной службе), или Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), или В (ограниченно годные к военной службе), или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

- в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом)

строка а) при  наличии мобилизационного предписания  и (или) штампе о выдаче и изъятии  мобилизационных предписаний;

строка б) на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное  время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

- пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

- в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «подлежит призыву»;

- в пункте 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами так же, как и на граждан, пребывающих в запасе.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается  отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу»  с каждой  записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), работник отдела кадров обязан ознакомить работника под расписку в графе 6 формы личной карточки.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные  сведения» заполняется для полноты  учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.»

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. (см. приложение 4)

Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4 (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Таким образом, трудовой договор и приказ являются основой для составления целой цепочки документов.

После издания  приказа о приеме на работу на руководящих работников, специалистов, работников, располагающих материальными и информационными ресурсами, за, исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц технического персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2), оформляется личное дело.

Кроме того, в период оформления на работу служба кадров обязана ознакомить работника с коллективным договором (если он заключен организацией), правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими правовыми и нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой деятельности работника.

Следовательно, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций:

- составление и оформление трудового договора;

- составление и оформление приказа о приеме на работу;

- оформление личной карточки форма Т-2 (Т-2ГС (МС), Т-4);

- внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

- заведение личного дела.

Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены  для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

Таким образом, распорядительная деятельность предприятия  многообразна и в ходе этой деятельности, принимаются решения по вопросам подбора и расстановки кадров. Документы, создаваемые при оформлении приёма на работу, перевода на другую работу, увольнения, поощрения сотрудников, предоставления им отпуска образуют группу документов по личному составу. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Для бухгалтерского учета кадровые документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

 

 

 

 

 

Глава 2 Технология оформления на работу

 

          2.1 Заведение личного дела

 

          Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.¹⁸

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополниться другими документами, свидетельствующие об изменении его образования, семейного положения и т.д.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает:

- наименование  организации;

- № дела;

- фамилия, имя,  отчество работника;

- дата поступления на работу;

- дата окончания  личного дела (указывается при  увольнении);

- количество  листов;

- срок хранения  дела.

За правильное оформление личных дел несет ответственность работник кадровой службы. Порядок расположения документов строго не регламентирован, за исключением дел госслужащих.

Для удобства ведения  личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы  включать в дело при его заведении в следующей последовательности:

- внутренняя  опись документов дела;

- дополнение  к личному листку (анкете);

- заявление  о приеме на работу;

- личный листок (анкета) с фотографией;

- автобиография  (если она есть);

- трудовой договор;

- приказ о  приеме на работу (копия);

- документы  об образовании (копия);

- характеристики  или рекомендательные письма.

Личные дела ведутся, как правило, не на каждого  работника. Негосударственные структуры  вправе сами определять, на какие категории работников будет заводиться личное дело. Обычно, личное дело ведется на руководящий состав, специалистов, материально ответственных лиц.

Личное дело работника ведется в течение  всех лет его работы в организации  и закрывается с его уходом.¹⁹

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов отделов ЗАГС и т.п.).

Если изменения  в служебном положении фиксируются  в дополнении к личному листку (анкете), где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки  учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства.

На документы  личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником кадровой службы, с указанием даты формирования личного дела.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный  за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи  в личное дело об изменениях  в служебном положении работника,  биографических данных, семейном  положении, месте жительства     и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Основанием  для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном  положении – приказ руководителя  организации о переводе;

- об образовании  – документы учебных заведений  (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении  фамилии, имя, отчества – приказ  по личному составу, изданный  на основании документов органов  ЗАГС.

Внесение в  документы в личного дела изменений и дополнений со слов работника не допускается.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела руководителей организации хранятся постоянно, на работников – 75 лет.²⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Порядок организации использования и хранения персональных данных

 

С учетом предмета регулируемых правоотношений под персональными  данными работника в Трудовом Кодексе РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.²¹Более широкое понятие сформулировано в действующем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». В соответствии с законом информация о гражданах (персональные данные) – это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни граждан, позволяющие идентифицировать личность.²² Комплексы персональных данных, которые являются объектом изучения, обработки, использования и хранения в кадровых службах организационных структур всех типов, формируются в процессе реализации функции управления персоналом.