Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Комсомольский –на-Амуре  государственный технический университет  »

 

 

Факультет: экономики и  менеджмента

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Делопроизводство»

На тему«Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах»

 

 

 

 

Студентка группы 0 МО 5 ка – 1                                   А.Л.Сурнина

Преподаватель                                                           Н.В.Кудрякова

 

 

 

 

 

2013

Содержание

Ведение

1.Технология  прохождения документов на предприятии  в обычном режиме

2. Технология  прохождения документов на предприятии  в автоматизированном режиме.

Заключение 

Список использованной литературы

Введение

 

Документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий  тратят как на поиск необходимой  им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с  документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых  сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что потоки корпоративной  бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные  документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном  — в базах данных, так и в  неструктурированном). Вся остальная  информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при  ее поиске. Тем не менее, это соотношение  постепенно меняется в пользу электронной  формы хранения (в частности, через  развитие электронных архивов).

1.Технология прохождения документов на предприятии в обычном режиме

Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

Порядок прохождения документов и  операции с ними в федеральных  органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и  являющиеся нормативными документами  по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению  к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации  документооборота являются:

1) направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

2) объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

3) структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

4) режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Организацию делопроизводства в организации  обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов.

Прием, обработка и распределение  входящих, исходящих и внутренних документов

В результате первичной обработки  конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме  и на нем проставляется регистрационный  штамп в нижней части нижнего  поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного  рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в  структурные подразделения или  ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации  распределения обязанностей руководителей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные  подразделения или должностным  лицам.

Рассмотренные руководством документы  возвращаются в службу ДОУ, где в  регистрационную форму документа  вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник  документа, исполняемого несколькими  исполнителями, получает ответственный  исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.

При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать  следующие правила:

1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;

2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;

3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;

4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

5) запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования;

6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;

7) поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные – немедленно;

8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;

9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

Документы в электронном виде, поступившие  в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения  документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.

Документы, отправляемые из организации  передаются почтовой или электрической  связью.

Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой  ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг  почтовой связи.

С помощью электрических средств  связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых  передается по каналам электрической  связи, а также необходимость  и порядок досылки их бумажного  оригинала адресату, определяется инструкцией  по делопроизводству организации, учитывающей  наличие в организации технических  средств и программного обеспечения.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными  с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).

Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в  день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня. Досылка или  замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим  порядком обращения исходящих, а  на этапе исполнения – входящих документов.

Проекты внутренних документов после  их подготовки и согласования с заинтересованными  структурными подразделениями и  должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы  после их рассмотрения (подписания) руководителем организации.

Размноженные экземпляры подписанных  и зарегистрированных документов рассылаются  исполнителям, а подлинник подшивается  в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

Исполнение документов предусматривает  сбор и обработку необходимой  информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление  на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое  количество экземпляров документа  и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более  чем в четыре адреса, исполнитель  готовит указание на рассылку.

Регистрация документов, контроль исполнения и организация поисковой системы  по документам

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы  регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие  и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче документа  из одного подразделения в другое новый регистрационный номер  не ставится.