Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах

По окончании текущего календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатуру дел печатают обычно в 4-х экземплярах: 1-й экз. – хранится в службе ДОУ; 2-й – рабочий; 3-й – учетный документ ведомственного архива; 4-й – передается в государственный (вышестоящий) архив.

Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные  документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении  документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью  оформления дел, организует служба ДОУ  федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила:

1) помещать в дела, только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его  заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и  т. д.).

Документы внутри дела располагаются  сверху вниз в хронологической, вопросно–  логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся  к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в  зависимости от вида документов, формируются  копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки  из протоколов заседаний Правительства  РФ.

Все документы отчетного и информационного  характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся  на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы  подшиваются в дело переписки  постоянного срока хранения за текущий  год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать  необходимое количество копий этого  документа в соответствующие  дела с указанием номера дела, в  котором подшит подлинник этого  документа.

Документы заседаний коллегиальных  органов управления формируются  в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных  органов исполнительной власти и  все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов  исполнительной власти и организаций  группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются  в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при  толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному  или частичному оформлению. Полному  оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются  реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке  дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым  карандашом сверху вниз. Номер листа  проставляется в правом верхнем  углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и  другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала  нумеруется конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие  в переплете, оформляются как  самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная  надпись составляется на отдельном  листе-заверителе дела. В ней цифрами  и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных  документов (чертежи, фотографии, рисунки  и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела»  переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне  сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах  постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного  хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после  включения этих дел в годовые  разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо  ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в твердую обложку  из картона или переплетаются  с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические  скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования. Руководители структурных  подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в  шкафах в соответствии с номенклатурой  дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней стороне  шкафа. На корешках обложек дел указываются  индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и  долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем  сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам  организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ  на срок не более одного месяца. По истечении  срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное  подразделение, индекс дела, дата его  выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы  для расписок в получении и  приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего  службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного  хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине  изъятия подлинника.

 

2.Технология прохождения документов на предприятии в автоматизированном режиме

Сущность и  основные направления автоматизации  делопроизводства 

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит  не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое  практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня  становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных  лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность  предприятия.

Основой современной организации  рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного  потока документов в организациях стали  персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам  характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности  компьютерных технологий в делопроизводстве:

1)помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

2)передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

3)регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

4)контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);