Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах

5)перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

6)защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников  за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку  документов. В то же время следует  учесть, что использование ПЭВМ в  документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия  – финансовые, программно-технические  и психологические.

При внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым  общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам внедрения  электронного документооборота в организации  следует отнести:

– постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

– первоочередное использование  ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

– предпочтительное использование  ПЭВМ на этапах документооборота с  наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

– ясное понимание необходимости  внедрения подобных систем руководством организации.

Автоматизация и механизация  работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого  труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование  документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем  создания и внедрения специальных  программ с использованием ПЭВМ и  автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая  совместимость средств вычислительной техники между собой и с  централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может  использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация  документов может производиться  также децентрализовано в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия.     Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо  всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран  дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость  традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации  и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии  исполнения всех документов, а также  предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской  дисциплины.

Напоминания исполнителям о  сроках исполнения, сводки состояния  исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия  должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к  информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия  обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный  офис базируется на промышленных программных  продуктах, поставляемых как для  отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих  в рамках вычислительной сети. Последняя  представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном  случае — ПЭВМ), связанных между  собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы  и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят  о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями  или каналами связи, благодаря которым  территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся  в разных местах, могут совместно  пользоваться одними и теми же аппаратными  средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные  в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также  совместно пользоваться аппаратными  и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном  здании, обычно имеют многоточечную  конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется  несколько компьютеров или рабочих  станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные  компьютеры, соединенные по двухточечному  принципу с центральным компьютером (сервером) или ха-бом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции  соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным  сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью  тех или иных систем и видов  связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется  в рабочую станцию после установки  в ней сетевого адаптера и подключения  к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться  со средствами телекоммуникаций через  специальные устройства — модемы для выхода в различные системы  связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать  как своеобразные узлы электронной  почты.

В настоящее время разработаны  эффективные средства электронной  почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и  документов с учетом категорий срочности  их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.

Практические  аспекты автоматизации делопроизводства

Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности  работы системы делопроизводства.

В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.

Данная система автоматизации  делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Основные факторы эффективности  автоматизации документооборота с  использованием предлагаемого программного решения:

1)Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.

2)Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.

3)Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.

4)Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонал.

Основа предлагаемого  решения, система автоматизации делопроизводства и документооборота -является современным масштабируемым решением.

Единицей хранения в информационной системе является регистрационная  карточка (далее РК) документа —  электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной  карточки. Содержащая исчерпывающие  сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной  высокопроизводительной СУБД.

Функциональные возможности  САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая  его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов  дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп  правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный  набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

1)входящие;

2)исходящие (внутренние);

3)письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена  для регистрации, поступающей в  организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена  для регистрации исходящей из организации корреспонденции и  внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан — для  регистрации поступающих в организацию  писем граждан.

Система допускает деление  каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы  по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы  и Внутренние документы, а подгруппу  Внутренние документы — на подгруппы  Приказы, Распоряжения, Инструкции и  т.д.

Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами  справочно-аналитической работы, а  состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к  какой базовой группе отнесен  документ, его РК содержит разный набор  реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с  помощью системы автоматизированного  документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в предприятие, уполномоченный на то служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в  соответствии с принятыми в организации  правилами формирует регистрационный  номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую  аннотацию, и при необходимости  присоединяет отсканированный, (а при  возможности — распознанный средством  оптического распознавания) электронный  образ документа.

Резолюция, вынесенная по входящему  документу, может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или  быть нейтральной — например «принять к сведению». С точки зрения автоматизации  документооборота наиболее интересны  резолюции, требующие от исполнителей подготовки внутренних или исходящих  документов.

Содержащееся в резолюции  распоряжение о подготовке документа  порождает отдельный производственный процесс подготовки документа. Этот процесс традиционно состоит  из следующих этапов:

1)подготовка текста проекта документа;

2)согласование проекта документа;

3)утверждение проекта документа.

Основная по трудоемкости задача — подготовка текста проекта  документа — уже давно во многих органах власти решается при помощи средств вычислительной техники. При  этом формальные операции документооборота, такие, как визирование при согласовании и утверждение, требуют работы с  бумажным документом.

Подготовленный полностью  в электронном виде документ необходимо распечатать и зарегистрировать в САДД. Производится это в порядке, схожем с регистрацией любого другого  документа за исключением того, что  необходимость в сканировании отпадает. САДД позволяет проконтролировать  процесс согласования и утверждения  бумажного документа, учесть выдвинутые замечания и довести их до сведения исполнителей.