Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах

Подготовка документа  ведется современными технологиями работы с документами, предоставляемыми решениями Microsoft.

Прошедший согласование и  утверждение проект исходящего документа  автоматически регистрируется в  САДД как утвержденный исходящий  документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым  надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

В рассматриваемом комплексе  программных средств передача дел  на архивное хранение производится автоматизировано за счет тесной интеграции САДД и системы  автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного  дела предназначена для ведения  и учета архивных документов.

Предлагаемое решение  обладает средствами контроля за документооборотом  — от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных  резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных  подразделений и Государственного учреждения Централизованной бухгалтерии  Фрунзенского района СПб в целом.

Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям  в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятся в  этой папке с момента вынесения  контрольной резолюции до утверждения  автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью  отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с  помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:

1)для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

2)за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

3)по авторам и исполнителям резолюций;

4)по контрольным или неконтрольным резолюциям;

5)по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

6)по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью  отчетов, получаемых при работе с  отчетными формами системы автоматизированного  документооборота.

 
 

 

 

 

Заключение

За последнее десятилетие  в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с  документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области  автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1)С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

2)Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.

3)За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

4)Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке  и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения  в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду  на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров  и принтеров позволили успешно  использовать персональный компьютер  в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится  без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами  требовала времени и больших  трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ. Огромные стеллажи бумажных архивов определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Список  использованной литературы

1.Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. – 564с.

2.Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004.- №1.С.9-13.

3.Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – 375 с.

4.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: Инфра – М. – 2004. 321с.

5.Кравченко Л.И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л.И. Кравченко. – Минск, 2005. - 415 с.

6.Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 256 с.

7.Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 2008.  432с.

8.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2007. – 384 с.