Традиционные способы документирования

Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью ЭВМ, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. В процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

По мере того, как развивалось  человеческое общество, количество способов документирования постоянно увеличивалось  и становилось все более разнообразным. К сожалению, рассмотреть все  способы документирования не позволяет  объем курсовой работы. Однако, опираясь на поставленные задачи, удалось раскрыть сущность основных способов документирования, дать характеристику материальным носителям информации и рассмотреть современные способы документирования.

Под «способом документирования»  понимается действие или совокупность действий, которые применяются для  записи информации. Используемые в  настоящее время способы документирования можно условно разделить на две  большие группы:

1. Традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2. Технотронные (от англ. texnotronic) – осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX– XXI столетиям.

Первым в истории стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Следующим этапом в развитии способов документирования является письмо. Для этого использовались материалы и орудия для письма, применявшиеся человеком в разные эпохи. Фиксация информации посредством письма получила название текстового документирования. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени.

Разновидностью начертательного  способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Для данного способа характерно использование прежде всего изобразительных средств (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики). Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

С изобретением новых способов документирования широкое распространение  получили многие принципиально новые  носители документированной информации. Это фото-, кино-, фоно-, видеодокументирование.

Фотодокумент является важнейшим историческим источником, занимает прочное место в документах, удостоверяющих личность. С помощью фотодокумента можно одновременно фиксировать множество объектов. В процессе кинодокументирования создаются изобразительные или аудивизуальные документы, получившие название кинодокументов. В кинодокументировании находят отражение самые различные события и факты реальной действительности.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент – это аудивизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи. Видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся к форме того или иного объекта, явления, события или процесса.

Фонодокументирование содержит интонацию, тембр, иные характеристики, дающие важную информацию о каком-либо событии, явлении. В настоящее время фонодокументирование используется во всех областях человеческой деятельности.

Однако самым главным и важнейшим  материальным носителем информации остается бумага. Именно с изобретением бумаги произошла революция в  документировании. С течением времени  бумага вытесняет такие писчие материалы  как папирус, пергамент. В настоящее  время существует несколько разновидностей и сортов бумаги: (офортная, газетная, офсетная мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). Большинство современных документов выполнены на бумажной основе. Их называют бумажными, т.е. имеющими бумажный носитель. К ним относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др. Самое ценное качество бумаги – она позволяет тиражировать информацию.

Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью  ЭВМ, кодируется. Техническими предпосылками  появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической  вычислительной техники. Электронные  документы имеют технологическую  специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком  в той физической форме, в какой  она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования  эта информация приобретает понятный для пользователя вид.

На основании вышеизложенного, считаем, что цель работы достигнута, задачи выполнены.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций/И.В. Гваева, А.А. Тепляков. Мн.: Акад. Упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. – 231 с. – (Система открытого образования).

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: СТБ П 2059-2010. – Введен 01.01.2011.- Минск: БелНИИДАД, 2011. – 24 с.

3. Додонова, М.И. развитие способов документирования и разгадка тайны египетского письма/М.И. Додонова//Делопроизводство, 2012. – с. 99-104.

4. Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001. – 208 с.

5. Истрин, В.А. Развитие письма. – М.: Академия наук, 1961. – 369 с.

6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

7. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник – 8-е изд., стер. – К.: Знания, 2008. – 459 с. – (Высшее образование XXI века)

8. Ларьков, Н.С. Документоведение/Н.С. Ларьков//Учебное пособие. Часть 1. АСТ, Восток-Запад, 2006. – 432 с.

9. Левин, В.И. Носители информации в цифровом веке/Под общ. ред. Д.Г. Красковского. – М.: КомпьютерПресс, 2000. – 256 с.

10. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство/Л.А. Мишина. – Мн.: Амалфея, 2008. – 452 с.

11. Новое делопроизводство: сб. нормативных док. – 2-е изд., изм. и доп. – Мн.: ООО «Информпресс», 2009. – 196 с.

12. Пономарева, О.Б. Документоведение. Учебное пособие. Белгород, «Кооперативное образование», 2004. – 170 с.

13. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления/Г. Серова//Секретарское дело, 2008. - № 1. – с.30-43.

14. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). – СПб.: Питер, 2005. – 240 с.

15. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2006. – 173 с.

16. Фридрих, И. История письма. – М.: Наука, 1979. – 463 с.