Учёт и хранение документов в архивах

Государственный комитет Республики Марий Эл

     по  профессиональному образованию 

     Государственное образовательное учреждение

     среднего  профессионального образования

     Республики  Марий Эл

     «Торгово-технологический  колледж» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «АРХИВОВЕДЕНИЕ» 

       ТЕМА: УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Йошкар-Ола

2010 

    СОДЕРЖАНИЕ 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      Архивоведение – наука, изучающая  историю, теорию и практику архивного дела.

    Архивное  дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования  архивных документов.

    Архивный  документ – документ, сохраняемый  или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а  также имеющий ценность для собственника.

    Предмет архивоведения включает в себя:

    ·        принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

    ·        способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

    ·        создание системы информации о содержании документов;

    ·        организацию всестороннего использования  документальной информации;

    ·        организацию работы архивных служб.

    Передача  документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.

    В настоящее время в силу вступил  Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает сроквступления в силу 1 января 2006 г.

    Этот  Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

    В случае противоречия новому Закону законов  и иных нормативных правовых актов  Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

    Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ»  архивный документ определен как  материальный носитель с зафиксированной  на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

    Архивные  документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения на основании  экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации. 

    Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное  хранение.

    Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности (таблица 1).

    Организации и граждане имеют право создавать  архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА

    «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» 

    Хранение  архивных документов - обеспечение  рационального размещения и сохранности  документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

    Законодательной базой, на которой основывается весь процесс организации архивного  хранения документов, является федеральный  закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации», пришедший на смену Основам законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1 и Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах».

    Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и  вступила в силу с момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые изменения.

    Настоящий закон регулирует отношения в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

    В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и уникальные документы, государственный и муниципальный архивы, постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

    Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

    Сами  же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

    Совокупность  архивных документов, исторически или  логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Под архивом  же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

    · государственный архив - это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);

    · муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

    Таким образом, отечественная сеть архивов  сегодня представлена следующим  образом:

    - одиннадцать федеральных архивов;

    - региональные государственные архивы;

    - муниципальные, городские или архивы местных образований;

    - федеральные ведомства, которые  обладают правом постоянного  хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт  и т. п.).

    Рассмотрим  еще два понятия, определение  которых конкретизируется настоящим  федеральным законом - владелец и пользователь архивными документами.

    · владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);

    · пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

    Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований  в области архивного дела. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

    Архивный  фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст.3, п/п.8).

    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя и форм собственности и места хранения, в том числе:

    - юридические акты,

    - управленческая документация,