Учёт и хранение документов в архивах

    - документы, содержащие результаты  научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ,

    - градостроительная документация,

    - кино-, фото-, видео- и фонодокументы,

    - электронные и телеметрические  документы,

    - рукописи,

    - рисунки и чертежи,

    - дневники и мемуары,

    - переписка,

    - копии архивных документов на  правах подлинников,

    - архивные документы государственных  организаций, находящихся в иностранных  государствах. Федеральный закон  «Об архивном деле в РФ. Положение  о Федеральном архивном агентстве».

    Архивный  фонд не включает в себя документы  с временными сроками хранения и  имеет стабильный состав, который  может только наполняться.

    Включение архивных документов в состав Архивного  фонда Российской Федерации происходит на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (ст.3, п/п.16).

    Этот  процесс осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его ходе происходит выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных и уникальных документов.

    Особо ценный документ - это документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (ст.3, п/п.5).

    Уникальный  документ - это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности (ст.3,п/п.6).

    Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

    Включение документов, находящихся в частной  собственности, в состав Архивного  фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между  собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.

    Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению (ст.10, п.3). В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

        Создание архивов - процесс сложный и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

    Организации и граждане также имеют право  создавать архивы. Чаще всего это  происходит в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. - хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

    Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти. В субъектах России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов РФ. Управление же архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).

    Финансовое  и материально-техническое  обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны:

    - обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов;

    - предоставлять создаваемым ими архивам здания и/или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

    В случае реконструкции, передаче или  сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, государственный орган или орган местного самоуправления, принимающие подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

    В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

    Таким образом, все услуги архива можно  разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

    - подбор документов для оформления  пенсий;

    - рассмотрение запросов граждан,  пострадавших во время Второй  мировой войны;

    - справочная работа, связанная с  желанием потомков репрессированных  и реабилитированных граждан  ознакомиться с личными делами своих родственников;

    - запросы граждан, бежавших с  территории Чечни, где документов  и учреждений не сохранилось.  Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. - 2007. - №4. - С. 34.

    Однако  существуют работы, выполнение которых  не бесплатно, и это имеет смысл. Например, много запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной услугой. Кроме того, документы архивов часто используют для съемок фильмов исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают массу деталей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4. ХРАНЕНИЕ И УЧЁТ АРХИВНЫХ ДЕЛ 

    4.1. Комплектование архивов архивными документами 

    Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

    - кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

    - долговременные сроки хранения (более  10 лет, включая постоянное хранение).

    В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается  особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

    Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом  запрещается.

    Государственному  учету подлежат все документы  Архивного фонда Российской Федерации  независимо от места их хранения. Его  порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.

    Также следует отметить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук (ст.19, п.2).

    Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

    При этом передача документов Архивного  фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:

    · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1);

    · документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2);

    · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4.2. Учёт документов в архивах 

             Учет архивных документов –  установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

    В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в  масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

    Основной  учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

      Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

    Проведение  учета – основано на принципах  централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

    Первичными  документами учета являются учетные  документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

    К учетным документам архива относятся:

    ·        книга учета поступлений;