Учёт и хранение документов в архивах

    ·        книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

    ·        список фондов;

    ·        список фондов с особо ценными  документами;

    ·        лист фонда;

    ·        архивная опись;

    ·        опись особо ценных документов;

    ·        опись страхового фонда;

    ·        реестр описей;

    ·        реестр описей особо ценных документов;

    ·        инвентарная книга учета дел  с материальными ценностями;

    ·        паспорт архива;

    ·        паспорт архивохранилища;

    ·        сведения об изменениях в составе  и объеме фонда на 1 января;

    ·        карточка фонда;

    ·        дело фонда;

    ·        внутри-деловые описи и листы  – заверители дел.

    В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления  документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

    В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. 

    В первичном поступлении фонда  он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

    Список  фондов является перечнем официальных  наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов.  Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

    Лист  фонда содержит название, номер архивного  фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании  записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

    Архивная  опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

    Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

    Реестр  описи служит для регистрации  описей, их количества и состава. В  нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в  ней, количество листов описи и ее экземпляров.

    Реестр  описей особо ценный документов ведется  аналогично общему реестру описей.

    Инвентарная книга учета дел с материальными  ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные  металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

    Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

    Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

    Карточка  фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным  для центрального государственного учета архивных документов.

    Дела  фонда ведется на каждый фонд, являясь  своеобразным досье каждого архивного  фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя  и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

    Внутриделовые описи и листы-заверители дела  используются для учета документов внутри дела. 

    Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    5. ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ 

    В Конституции РФ оговорено, что каждый гражданин имеет право пользоваться культурным наследием. То есть, онимеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом (ст.26, п.1).

    Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и/или копий необходимых ему документов. «Российская газета» - Федеральный выпуск №3614 от 27 октября 2004 г.

    Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают всех посетителей  по направлению института или  по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».

    Условия доступа к архивным документам, находящимся  в частной собственности, за исключением  архивных документов, доступ к которым  регламентируется российским законодательством, устанавливаются собственником  или владельцем архивных документов.

    Однако доступ к архивным документам может быть ограничен - в соответствии с международным договором России, законодательством страны, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

    Также в федеральном законе «Об архивном деле в РФ» указывается, что ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, и документам Архивного фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст.25, п.2).

    Существуют  также ограничения на доступ к  архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (на срок 75 лет со дня создания указанных документов). Ранее этого срока оно может быть отменено только с письменного разрешения самого гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения его наследников.

    Использование архивных документов, на которые распространяется действие закон об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований этого закона. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    6. КОНТОРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЕГО НАРУШЕНИЕ 

    Так как документы Архивного фонда  РФ, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.

    Если  собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по хранению, учету и использованию  этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие  документы по решению суда могут быть изъяты у собственника в соответствии со ст.240 Гражданского кодекса РФ.

    Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения проинформировать в письменной форме о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может служить основанием для возникновения права требовать в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством перевода на них прав и обязанностей покупателя (ст.11, п.4).

    Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

    Архивные  документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам  или законным владельцам в соответствии с международным договором России и законодательством РФ.    

    Контроль  за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в т.ч.:

    - специально уполномоченный Правительством  РФ федеральный орган исполнительной  власти;

    - органы государственной власти  субъектов РФ (в т.ч. уполномоченные  органы исполнительной власти  субъектов РФ в области архивного дела).

    Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предполагает следующее: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ (ст.27).     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    7. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО РФ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА 

    Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица, а также граждане - собственники или владельцы архивных документов могут принимать участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвовать в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела и в международном информационном обмене.

    Вывоз и ввоз архивных документов регулируется настоящим федеральным законом.

    Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, запрещается (ст.29, п.1).

    В отличие от них архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. При этом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

    Ввоз  в Российскую Федерацию разрешается  лишь архивных документов, приобретенных и/или полученных на законных основаниях.