Управление информационными ресурсами

Подкомитетом № 11, созданным  в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного  дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация  и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, InformationandDocumentation - Recordsmanagement) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 InformationandDocumentation - Recordsmanagementprocesses - Metadataforrecords - Part 1:Principles). Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации//Секретарское дело.2005. № 2

Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата  и на любых носителях, создаваемых  и получаемых различными организациями  в процессе их деятельности. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией  ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3.

Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в  управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В марте 2005 г. был опубликован  стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требованиякуправлениюдокументами, содержащиесявстандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards).

Технический комитет №46 в своей деятельности связан с  комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым  были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Formsdesign - Basiclayout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен  информацией - Представление дат  и времени» (ISO 8601:2000, Dataelementsandinterchangeformats - Informationinterchange - Representationofdatesandtimes).

Среди стандартов, разработанных  ТК № 46, следует отметить международный  стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и  документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Informationanddocumentation - Vocabulary), содержащий основные термины  и понятия, применяемые в сфере  работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному  делу, управлению документацией и  архивными документами.

Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation - Presentationoftranslations) устанавливает  правила представления переводов  в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями  пользователей.

В 2003 году был принят также  международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация  и документация - требования к переплету  книжных, периодических, серийных изданий  и других бумажных документов для  использования в архивах и  библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Informationanddocumentation - Requirementsforbindingofbooks, periodicals, serialsandotherdocumentsforarchiveandlibraryuse - Methodsandmaterials).

Полный перечень стандартов ИСО находится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ через Интернет На сайте также есть доступ к Сети мировых стандартов и услуг (ВССН), в которой собрана информация, поступающая с серверов всех организаций  по стандартизации мира. Волкова Д.В. Деятельность международной организации  по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство.2006.№ 2.с 9-15 

Международная стандартизация в области управления электронной  документацией.

Технический комитет N 46 "Информация и документация" имеет в своей  структуре подкомитет N 11 "Управление архивами/документами", созданный ¹в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела. Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает австралийский национальный орган стандартизации. В работе подкомитета № 11 принимают участие четырнадцать национальных органов стандартизации (комитетов-членов ИСО) -- Франции, США, Великобритании, Чешской Республики, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерланд, Ирландии, Австралии, Канады, Швеции.Кроме того, пять комитетов являются "наблюдателями" (Госстандарт России, Куба, Польша, Финляндия, Таиланд).

В 2001 году подкомитетом N 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 "Информация и документация -- Управление документацией". Он базируется на выпущенных в 1996 году шести австралийских стандартах серии AS 4390 Recordsmanagement ("Управление документацией"). AS 4390.1-1996 Records management - General; AS 4390.2-1996 Records management - Responsibilities; AS 4390.3-1996 Records management - Strategies; AS 4390.4-1996 Records management - Control; AS 4390.5-1996 Records management - Appraisal and disposal; AS 4390.6-1996 Records management - Storage.

Создание подобного стандарта  является одним из ключевых решений  в условиях современных тенденций  глобализации мировых экономических  отношений. Изменения политической и экономической ситуации в Европе с начала 2002 года (создание Евросоюза) фактически привели к созданию единого  экономического пространства, объединившего  несколько развитых государств, к  созданию единого рынка. Нынешнее положение  дел фактически заставляет государства  в составе Евросоюза отказываться от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в том числе и  от национальных систем управления документацией. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, в том числе и не входящих в Евросоюз, где им приходится "играть" по правилам национальной экономики. Именно новые экономические реалии поставили  перед Международной организацией по стандартизации проблему выработки  единого (межгосударственного) стандарта  по управлению документацией. Результатом  работы явилось издание 15 сентября 2001 года стандарта ИСО 15489.

Во-первых, в условиях развития мировой торговли организации, применяющие  этот стандарт, могут быть уверены  в том, что их принципы и технологии работы с документами приняты  во всем мире.

Во-вторых, для организации, работающей в нескольких странах, имеющих  особые национальные системы делопроизводства, новый стандарт поможет создать  единую функциональную систему управления документацией.

Стандарт регламентирует управление документами любого формата  и на любых носителях, создаваемых  и получаемых государственными и  негосударственными организациями  в процессе их деятельности, а также  частными лицами, обязанными создавать  и использовать документы.

Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является работа с документами в различных  отраслях экономики, он может применяться  и для таких специфических  целей, как работа с научно-технической  документацией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными  документами в архивных учреждениях, несмотря на то, что в некоторых  странах понятие "управление документацией" включает и управление архивами. Управление документацией в международном  стандарте рассматривается как  часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001. ISO 9001, Quality management systems - Requirements; SO 14001, Environmental management systems - Specification with guidance for use.

Терминология стандарта  ИСО 15489 основана на терминах, регламентированных стандартом ИСО 5127 "Документация и  информация - Словарь терминов", используемым при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том  числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами. Разработаны:

• часть 1 "Основные понятия" (1983 г.);
• часть 2 "Документы традиционного типа" (1983 г.);
• часть 3 "Иконические документы" (1988 г.);
• часть 3A "Сбор, идентификация и анализ документов и данных" (1981 г.);
• часть 6 "Документальные языки" (1983 г.);
• часть 11 "Аудиовизуальные документы" (1987 г.).

Разработанные части стандарта, по информации ИСО, будут опубликованы в обзорном виде.

В стандарте ИСО 15489 термин "документация" определяется как  информация, создаваемая, получаемая и  сохраняемая в качестве свидетельства, обеспечивающая юридические взаимоотношения  или деловую сделку. Термин "управление документацией" понимается как одна из функций управления, обеспечивающая эффективный и систематический  контроль создания, получения, хранения, использования и размещения документов, в том числе процессов сбора  и хранения в документной форме  свидетельств и информации о деловой  деятельности и сделках.

Стандарт состоит из двух частей.

1. Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
2. Часть 2 "Руководящие указания" содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для  использования менеджерами в  организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных  создавать и использовать документы  в своей деятельности. Часть 2 предназначена  для использования специалистами  по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации. Часть 2 обеспечивает единую методологию  применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс  управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства  организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила  работы с документами (policy) в организации  должны быть определены и документально  зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных  инструкциях сотрудников.Материалы  Второй Всероссийской практической конференции"Электронный документооборот  и документационное обеспечение  управления в органах власти" 2-4 февраля 2004 г. 

Во многих развитых странах  приняты государственные стандарты  метаданных. Работа над ними обычно ведется в рамках создания «электронного  правительства», то есть при внедрении  информационно-коммуникационных технологий во взаимодействие органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом.

Так, в Канаде, которая  по независимым оценкам занимает первое место в деле реальной реализации электронного правительства, программ «Онлайновое правительство» (GovernmentOn-Line) включает стандарт метаданных, адаптирующий Дублинское ядро для сетевой информации и документации государственных  органов Канады. Treasury Board Information Management Standard, Part 1: Government On-Line Metadata Standard.

В Великобритании развитие и применение стандарта метаданных является частью модели межведомственного  взаимодействия в электронном правительстве. Британский стандарт метаданных Officeofthe e-Envoy, e-GovernmentMetadataStandard (e-GMS), Version 3.0, April 2004. содержит перечень элементов метаданных для государственных информационных ресурсов и информационных систем.

В Австралии стратегия  электронного правительства требует  обязательного использования государственными органами стандарта метаданных AGLS, принятого в 2002 году и предназначенного в основном для описания сетевых  информационных ресурсов в любой  сфере. AS 5044-2002 AGLS Metadataelementset.

Cтандарты делопроизводственных  метаданных - особый тип стандартов  метаданных - призваны обеспечить  значимость, управляемость и длительность  существования документации организации.  Рысков О.И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4. с 42-46

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1:2004 Informationanddocumentation - Recordsmanagementprocesses - Metadataforrecords - Part 1:Principles) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям метаданных.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801:2004 «Электронный имиджинг - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности  и надежности» (ISO/TR 15801 Electronicimaging - Informationstoredelectronically - Recommendationsfortrustworthinessandreliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и  для которых важны достоверность, надежность, аутентичность и целостность  информации. Он охватывает полный жизненный  цикл электронных документов, от включения  документов в систему до уничтожения. (В.И., 2006)

4. Обзор публикаций отечественных авторов по проблемам управления 

информационными ресурсам