Влияние механизации и автоматизации на форму документов

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.[11]

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Механизация и   автоматизация   документационного  обеспеченияуправления  направлены на повышение эффективности  труда  работников управленческого  аппарата,      сокращение      трудозатрат      на документирование, обработку,  передачу,  использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и  автоматизация  работы  с   документами   должны осуществляться на  основе  упорядоченной  системы документирования управленческой деятельности,  унификации и  сокращения  количества применяемых форм документов, рационализации документооборота. [1]

Механизация и  автоматизация   внедряются   на   всех   этапах документационного обеспечения  управления:  подготовка документов, их копирование   и   оперативное   размножение,    экспедиционная обработка, регистрация    и    поиск,   оперативное   хранение   и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизация работы   с   документами   осуществляется  путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых  и других систем  сбора,  обработки  и  анализа информации,  а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. Средства механизации  и  автоматизации  работы  с  документами должны быть  совместимыми   и   предусматривать   возможность   их объединения в единую систему.

Состав комплектов   применяемых   средств    и    программного обеспечения   зависит   от   конкретных  условий  работы  аппарата управления с документами,  а именно:  от организационной структурыаппарата управления,  его размещения, условий труда работников; отколичества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной  информации;  от  степени  централизации  работ  с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и   передачу  информации,  ее запись  на  машинные носители,  ввод информации в ЭВМ,  решение задач и вывод результатов  обработки  в форме машинограмм или видеограмм,  а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной  экономической  целесообразностью  их внедрения, учитывать возможность приобретения технических  средств в определенные  сроки,  наличие  пригодных помещений,  возможность привлечения специалистов для обслуживания техники,  ее  ремонта  и т.п. [1]

В данной главе рассматриваются такие основополагающие понятия, как: документ, информация, документоведение, документооборот и т.д. А также раскрываются основные моменты развития механизации и автоматизации документов. Можно сделать вывод, что история развития этих процессов очень велика, и занимает по времени огромный промежуток. С появлением человечества возникла необходимость общаться, записывать, передавать информацию. Благодаря этому развитие письменности и документирования претерпевала различные изменения и преобразования. [15]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Особенности  применения средств механизации  и автоматизации в документировании.

2.1 Влияние средств механизации  на создание документов.

Итак,  все документы  создаются различными методами, средствами и способами. Рассмотрим основные из них.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.). [15]

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы  записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.[15]

Непременным условием процесса документирования является кодирование  информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов или правил фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования  являются код, знак, язык, с помощью  которых информация фиксируется  и передается в пространстве и  времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.[16]

Код, знак и язык позволяют  передавать информацию в символическом  виде, удобном для ее кодирования  и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные  черты:

а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного  процесса. С этой целью разрабатывается  система правил, которая позволяет  кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо  больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и  цифровых кодов, рельефно-точечный - система  выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий  и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова  на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит  от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют  различные варианты графического изображения  кодов. Волновая природа материального  носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении  длины волн;

д) информация не зависит  от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью  электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем  длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические  тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок  пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в  китайском письме, многотысячным.[16]

Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка  с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (BasicEnglish (BritishAmericanScientificInternationalCommercialEnglish) -британско-американский научный интернациональный  коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден  в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книганаписана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки  и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.[19]

Потребность в более широком  распространении информации нашла  свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием  фиксации и размножения письменного  документа осуществлялся посредством  печатного станка, а затем и  других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

В 1740 г. впервые была применена  механическая запись информации для  составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).[11]

Потребность в оперативной  передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.[13]

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.[14]