Влияние механизации и автоматизации на форму документов

При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения  правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный  документ, надежность способа, с помощью  которого обеспечивалась целостность  информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий  фактор. 

Статья 7. Подпись     

Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным  законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный  государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это  лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно  подписывает электронный документ. 

Статья 8. Защита электронных  документов     

Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться  и передаваться с помощью электронных  технических средств с соблюдением  необходимой степени защиты, позволяющей  гарантировать предотвращение несанкционированных  воздействия, разглашения и доступа  к защищаемой информации с целью  ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной  действующим законодательством  Российской Федерации, государственными или международными стандартами  либо соглашением сторон.  
     Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.  
     Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.  
     При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения. 

Статья 9. Подлинность электронного документа     

Электронный документ признается подлинным, если:  
     - документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;  
     - в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. 

Статья 10. Оригиналы электронного документа     

В подлинном виде электронный  документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный  документ, на машинном носителе. Все  экземпляры электронного документа, зафиксированные  на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. 

Статья 11. Копии электронного документа и их удостоверение     

1. Формой внешнего представления  электронного документа является  воспроизведение электронного документа  на экране дисплея, на бумажном  носителе либо отделимом от  машинного носителя объекте в  понятной для визуального обозрения  и пригодной для восприятия  человеком форме.  
     2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.  
     3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия. [6] 

С введением в общественную жизнь электронного документа появляется необходимость создания электронных  архивов, библиотек и хранилищ. Необычной и новой идеей стала идея создания электронного правительства.

Электронное правительство - способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Электронное правительство  является частью электронной экономики, что обуславливает потребности общества  в упрощении и совершенствовании современного документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в  сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как  проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами  и невозможность проследить историю  работы с документами.

Внедрение систем автоматизации  делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в  реальности с такими проблемами, как  отсутствие универсальной системы  для любого предприятия, проблемой  человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

Управленческая деятельность в России, как и практически  во всех странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и одним  из самых важных инструментов этой деятельности.

Эффективность управления любым  предприятием основывается не только на человеческом факторе, который по-прежнему остаётся в главной роли, но и  грамотной организацией документооборота: сбором, хранением и использованием документов.

Следовательно,  на любом  предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации  деятельности предприятия любого размера  и профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота, которые пришли на смену устаревшим, но всё таким же успешным системам работы с бумажными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1 Государственная Система  Документационного Обеспечения  Управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения.

2 Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3 ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. Утверждён постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28

4 ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе машинограмма, создаваемые средствами вычислительной  техники

5 ГОСТ Р34.10-2001 Информационная  технология. Криптографическая защита  информации. Процессы формирования  и проверки электронной цифровой  подписи

6 Федеральный закон  от 06.04.2011 № 63-ФЗ « Об электронной подписи»

7 Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ « О техническом регулировании»

8 Кузнецова, Т. В. Документоведение  и документационное обеспечение  управления : Введение в специальность  : Учебное пособие для вузов  / Т.В. Кузнецова .— 2-е изд., испр. и доп. — М. : РГГУ, 2006 .

9 Ларьков, Николай Семенович.  Документоведение : Учебное пособие  / Н.С. Ларьков .— М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 .

10 Плешкевич, Е. А. "Документоведение" - новый учебник для высшей  школы / Е. А. Плешкевич // Научные  и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .

11 Балашова, Б. А., Никитенко,  Г.А. Автоматизация технического  документирования, 224 с

12 Аполлонова, Л. П., Шумова, Н.Д. Механическая звукозапись. Энергия, 1978. — 232 с

13 Андреев, А. Эволюция современных языков программирования / А. Андреев // Мир ПК. – 2001. – № 3

14 Василевский Ю.А. Носители магнитной записи. М.: Искусство, 1989. 287 с. 5. 

15 Кузнецова, Т.В., Способы  создания документов и из развитие// Делопроизводство

16 Левин В.И. Носители информации в цифровом веке / Подобщ.ред. Д.Г.Красковского. - М.: КомпьютерПресс, 2000. -256 c.

17 Бобылева М.П. Электронный  документооборот: от традиционного  к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004

18 «Делопроизводство": аннотированный  указатель содержания журнала  (1997 – 2007 гг.) / Сост. А.И. Исаченкова; науч. ред. Т.В. Кузнецова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры. – Пермь, 2007.

19 Кирюхин, Ю.Г., Усманова, И.В., Кошелева, Г.В. Автоматизация  документирования деятельности  организации: методические указания  к курсовому проектированию по  дисциплине «Компьютерные информационные  технологии в ДОУ» 

20  Асеев, Г. Г. Информационные технологии в документоведении: учеб.пособие / Г. Г. Асеев, В. Н. Шейко. – Харьков : ХГИК, 1997. – 290 с.