Влияние механизации и автоматизации на форму документов

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Документы, содержание которых  полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более  сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными  документами, рукописными и печатными.

В зависимости от характера  знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различных международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.[15]

Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.

Механизация и автоматизация  документационного обеспечения  управления направлены на повышение  эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация  работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы  документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.[4]

Механизация и автоматизация  внедряются на всех этапах документационного  обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное  размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное  хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизация работы с документами  осуществляется путем создания и  внедрения автоматизированных информационно-поисковых  и других систем сбора, обработки  и анализа информации, а также  решения отдельных задач документационного  обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.[7]

Средства механизации  и автоматизации работы с документами  должны быть совместимыми и предусматривать  возможность их объединения в  единую систему.

Состав комплектов применяемых  средств и программного обеспечения  зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры  аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности  в оперативной и ретроспективной  информации; от степени централизации  работ с документами. Комплекс технических  средств должен обеспечивать сбор и  передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение  задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

К  техническим  средствам  составления  и  изготовления текстовых документов   относятся   пишущие   машины,   пишущие   и организационные автоматы.

Технические средства   для   изготовления,    копирования    и оперативного размножения      документов     включают     средства фотокопирования,    диазокопирования,      электрофотографического копирования и   др.,   а  также  средства  оперативной  полиграфии (гектографические, офсетные и др. машины). [1]

К техническим    средствам   хранения   документов   относятся различного рода шкафы,  стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс.  карт и необходимость  оперативного поиска), плоские (при необходимости обзора).

Для хранения до 1 тыс.  дел  применяются шкафы,  в том числе  с папками для подвесного хранения.

Для хранения  и  оперативного  поиска   свыше   1   тыс.   дел применяются шкафы стационарные и механизированные.

При наличии микрокопировальной техники документы и  информациямогут  храниться на микрофильмах или микрофишах.

К техническим  средствам  экспедиционной  обработки  относятся конвертовскрыватели, нумераторы,    датировщики,    фальцевальные, адресовальные, маркировальные,   конвертовальные,   пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

Технические  средства  используются  централизованно  и децентрализованно. Централизованно    используются    лишь   такие средства, которыми   технически   невозможно   или    экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.[1]

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической  целесообразностью их внедрения, учитывать  возможность приобретения технических  средств в определенные сроки, наличие  пригодных помещений, возможность  привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

 

2.2 «Электронный документ»  как отражение автоматизированных  возможностей применения автоматизации  в ДОУ.

Учитывая быстрое развитие техники и различного технического обеспечения, нельзя не вспомнить о  таком набирающем популярность понятии  как «электронный документ».

Электронный документ:

а) Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

б) Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

в) Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

г) Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [17]

Электронный документы не столь сильно отличаются от тривиальных  и также требуют условий хранения. Для этого существует такой сервис, как «электронные библиотеки».

Электронная библиотека - упорядоченная коллекция разнородных электронных документов (в том числе книг), снабженных средствами навигации и поиска. Может быть веб-сайтом, где постепенно накапливаются различные тексты (чаще литературные, но также и любые другие, вплоть до компьютерных программ) и медиафайлы, каждый из которых самодостаточен и в любой момент может быть востребован читателем. Электронные библиотеки могут быть универсальными, стремящимися к наиболее широкому выбору материала (как Библиотека Максима Мошкова или Либрусек), и более специализированными, как Фундаментальная электронная библиотека или проект Сетевая Словесность, нацеленный на собирание авторов и типов текста, наиболее ярко заявляющих о себе именно в Интернете. [19]

Электронные библиотеки следует  отличать от смежных структурных  типов сайта, особенно литературного. В отличие от литературного журнала, родившегося как тип печатного издания, но успешно и без принципиальных изменений структуры перебравшегося в Интернет, электронная библиотека не подразделяется на выпуски и обновляется перманентно по мере появления новых материалов. В отличие от сайта со свободной публикацией, электронная библиотека, как правило, подбирается координатором проекта по своему усмотрению и, что гораздо более важно, не предусматривает создания вокруг публикуемых текстов коммуникативной среды. При этом в практике отдельных Интернет-проектов могут возникать и гибридные формы и промежуточные решения: так, открытие в электронной библиотеке Сетевая Словесность гостевых книг для каждого публикуемого автора в известной степени вносит в проект элемент формирования коммуникативной среды, состоящей из авторов и читателей, что для электронных библиотек вообще нехарактерно.

Если существуют электронные  документы и электронные библиотеки, то логично предположить, что существует система автоматизации документооборота. [20]

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

а) Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

б)Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

в) Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

г) Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

д) Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

е) Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.[6]

Действия с электронными документами регулирует Федеральный  Закон «Об электронном документе».

Вот некоторые положения:

ГЛАВА II. ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ЭЛЕКТРОННЫХ  ДОКУМЕНТОВ

Статья 4. Электронный документ      

1. Информация, зафиксированная  на электронном материальном  носителе, признается электронным  документом, если она:  
     - создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;  
     - подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;  
     - может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;  
     - если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.  
     2. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.  
     3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления. 

Статья 5. Действительность электронного документа     

Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением  предусмотренных настоящим Федеральным  законом требований, обладает юридической  силой, одинаковой с письменным документом. 

Статья 6. Доказательственная сила договоров