Коммуникация в организации

Отмечено, что уже на начальном этапе  межличностной коммуникации оба  партнера, опираясь на свой познавательный опыт, решают одновременно несколько  задач: 1) Что я думаю о себе — кто я такой? 2) Что я думаю  о партнере — кто он такой? 3) Что  я думаю о том, как партнер  думает обо мне? 4) Что думает партнер  о себе? 5) Что думает партнер обо  мне? 6) Что думает партнер о том, как я его себе представляю. Здесь задействованы блоки идентификации, самопознания, рефлексии, прогнозирования развития образа партнера — все, что помогает «настроиться» на межличностное общение.

Функциональный  параметр также играет значительную роль в успешной актуализации функции  речевого взаимодействия, но не является решающим, за исключением тех случаев, когда допускается грубое нарушение  принятых норм социальной дифференциации и ситуативной вариативности коммуникативных средств.

Восприятие  в контексте социально-психологических  исследований трактуется как понимание  и оценка человека человеком; причем не только и не столько его качеств, сколько его взаимоотношений  с другими людьми. Наиболее изученными механизмами межличностного восприятия являются:

 а)  идентификация — понимание другого  человека путем отождествления  себя с ним; 

б) рефлексия  — понимание другого через  размышление за него;

в) эмпатия — понимание другого человека через эмоциональное сопереживание;

г) стереотипизация — восприятие и оценка другого путем перенесения на него общепринятых характеристик какой-либо социальной группы или ее представителя.

В контексте  межличностной коммуникации восприятие — это, прежде всего, сложный процесс  приема и переработки смысловой  и оценочной информации, необходимое  условие для актуализации межличностной  коммуникации. Эффективность межличностной  коммуникации зависит от степени  адекватности смыслового восприятия, так как с этим связана правильность интерпретации информации, коммуникативной  установки партнера и прогнозирование  последующих этапов коммуникации.

Успех коммуникации достигается лишь в том случае, если участники коммуникации обладают общей возможностью интерпретации  определенного знака. Эти процессы являются важнейшими элементами коммуникативного акта. Поскольку человек не владеет  телепатией и не способен передать электрические импульсы непосредственно  из своего мозга в мозг партнера, то возникает необходимость зашифровать  свои мысли, чтобы потом передать их вербально или невербально. При межкультурной коммуникации каждая культура представляет собой систему кодов, которая распространяет свое действие на повседневные отношения, социальные и культурные нормы и т.д. Эти кодовые системы культур, как правило, несопоставимы между собой или в лучшем случае сопоставимы только ограниченно. В связи с этим в процессе коммуникации приобретает важное значение проблема кодирования и декодирования информации.

Кодирование — это процесс зашифровки наших  мыслей, чувств, эмоций в форму, узнаваемую другими. Для этого человек использует символы, которые могут быть письменными, вербальными, невербальными, математическими, музыкальными и т.д. Набор таких  символов является сообщением. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Декодирование — это процесс получения и  интерпретации сообщений, получаемых человеком извне. Он связан с расшифровкой символов, составляющих сообщение.

Способы кодирования и декодирования  сообщений формируются под влиянием опыта человека, который понимается не только как индивидуальный опыт, но и как опыт группы, к которой  принадлежит человек, а также  опыт той культуры, представителем которой этот человек является, осваивает  ее в процессе инкультурации.

Любая культура создает свою собственную систему  символов и придает каждому символу  соответствующие значения. Но культуры не только наполняют свои символы  разным значением, но и используют символы  в разных целях. Поэтому в процессе коммуникации всегда важно помнить, что символы являются таковыми только потому, что определенная группа людей  соглашается принять их как символы. Между символом и его значением  зачастую нет естественной связи. Их отношения произвольны и варьируются  в разных культурах. Поэтому человеку, незнакомому с символикой флага, он будет представляться всего лишь куском ткани, прикрепленным к палке. Но даже в рамках одной культуры расшифровка символа будет варьироваться  в зависимости от опыта человека и от конкретной жизненной ситуации, в которой он находится при этом. Раскрытие значения символов происходит в форме их денотации и коннотации.

Денотация — это значение символа, признаваемое большинством людей в данной культуре. Коннотация — вторичные ассоциации, разделяемые лишь несколькими членами данного сообщества. В силу этого они всегда субъективны и эмоциональны по своей природе.

Как слова, так и символы-вещи могут менять свои значения — от поколения к  поколению, от региона к региону. Об этом также необходимо постоянно  помнить в процессе коммуникации.

В межличностной  коммуникации невербальные средства зачастую дополняют языковые формы общения (например, мы говорим: «Привет!» и при этом улыбаемся). Невербальные знаки могут не соответствовать устному сообщению (например, мы говорим: «Рады вас видеть!», но при этом хмуримся и смотрим в сторону). Невербальное сообщение может также дополнять вербальное (сказать детям: «Тише!» и приложить указательный палец к губам). Невербальное поведение служит для регулирования общения. С помощью кивка головой, взгляда, жеста мы легко вступаем в беседу или прекращаем ее. В ряде случаев невербальные способы могут замещать вербальные (так, ребенок может не попросить подать ему игрушку, а просто указать на нее).

Кроме указанных  средств к каналам коммуникации могут быть также отнесены публичные выступления, личные встречи, рекламные объявления и др.

Таким образом, при межкультурной коммуникации каждая культура представляет собой  систему кодов, которая распространяет свое действие на повседневные отношения, социальные и культурные нормы и  т.д. Эти кодовые системы культур, как правило, несопоставимы между  собой или в лучшем случае сопоставимы  только ограниченно. В связи с  этим в процессе коммуникации приобретает  важное значение проблема кодирования и декодирования информации. Эффективность межличностной коммуникации зависит от степени адекватности смыслового восприятия, так как с этим связана правильность интерпретации информации, коммуникативной установки партнера и прогнозирование последующих этапов коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ И ИХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

 

В процессе организационной деятельности персонал организации имеет отношение  в большей степени с организационными коммуникациями.

Организационные коммуникации – это процесс, с  помощью которого руководители развивают  систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Они служат необходимым инструментам в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую  информацию.

Для повышения  результативности функционирования организаций  особое внимание следует уделять  вопросам исследования коммуникаций –  известно, что большую часть рабочего времени менеджеры тратят на коммуникации. Система коммуникаций организации тесным образом связана с системой управления, однако многие организации не в состоянии оптимальным образом организовать систему коммуникаций, что отрицательным образом сказывается на деятельности организации в целом.

Для повышения  эффективности управления организацией необходимо изучить роль коммуникаций в организации; коммуникационный процесс  и его элементы, комплекс коммуникационных потоков организации, т.е. исследовать  систему коммуникаций, уделяя особое внимание информационному, технико-технологическому, организационному и социально-психологическому аспектам.

Все сотрудники организации, объединенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными  потоками посредством коммуникационных каналов друг с другом и внешней  средой в коммуникационный процесс, образуют систему коммуникаций организации. Как известно, коммуникационные потоки организации подразделяются на:

а) внутренние и внешние;

б) формальные и неформальные;

в) горизонтальные, вертикальные и диагональные;

г) восходящие и нисходящие;

д) вербальные и невербальные и т.д.

Среди барьеров, препятствующих коммуникации, наиболее существенными являются организационные и индивидуальные барьеры.

Можно выделить следующие организационные барьеры: недостаточная координация коммуникаций руководством; различный статус сотрудников, предполагающий неодинаковый объем  властных полномочий; разные потребности  структурных подразделений; не соответствующая  функциям и структуре системы  управления система формальных и  неформальных коммуникаций организации.

Для предотвращения указанных организационных барьеров коммуникаций необходимо создавать  в организации атмосферу открытости и доверия, улучшая межличностные  отношения; особое значение следует  придавать обратной связи. Весьма важным представляется учет особенностей организационной  и корпоративной культуры.

Индивидуальные  барьеры, в основном, происходят вследствие различий в уровне образования и  компетенции сотрудников, несоответствия их доходов, возрастных и прочих социально-демографических  показателей.

Минимизировать  конфликтность и негативное влияние  индивидуальных барьеров возможно повышением уровня коммуникативной компетентности сотрудников.

Коммуникативная компетентность – это определенный уровень сформированных персональных характеристик, знаний, личностного  и профессионального опыта общения  индивида, позволяющий достичь успешной коммуникации.

К наиболее важным характеристикам, определяющим коммуникационную компетентность, относятся  коммуникабельность, понимание и  использование невербального языка  коммуникации, знание норм и правил общения, способность вести себя соответственно коммуникативной ситуации, что, наряду с мотивацией и опытом, формирует коммуникативную личность той или иной сферы деятельности.

Для изучения и совершенствования системы  коммуникаций организации могут  применяться различные подходы  исследования. К ним, в частности, относятся:

- системный  подход, основанный на рассмотрении  системы как единого целого, связанного  с внешней средой, функционирующего  с учетом всех возможных горизонтальных, вертикальных и диагональных связей;

- ситуационный  подход, согласно которому необходимо  учитывать конкретные внешние  и внутренние факторы, которые  характеризуют систему в данный  момент и влияют на него  определенным образом;

- комплексный  подход, при котором обычно исследуются  связи ограниченного числа уровней  коммуникации.

Наиболее  предпочтительным является, безусловно, применение системного подхода в  совокупности с ситуационным подходом, поскольку коммуникации организации  объединены в сложную систему, охватывающую все взаимосвязанные и взаимообусловленные  элементы организации; кроме того, организация  объединяется коммуникационными потоками с изменчивой внешней средой.

Для исследования и дальнейшего совершенствования  системы коммуникаций организации  можно применить комплекс методов, в число которых, в частности, входят методы наблюдения, социометрии, исследования коммуникативных и  социально-психологических качеств  сотрудников, методы моделирования, а  также качественные методы. Применение качественных методов объясняется  тем, что не всегда возможно формализовать  всю полноту факторов, связей, функций, процессов, определяющих функционирование системы коммуникаций в изменяющейся организационной и внешней среде, а также учесть социальные и психологические  факторы, процессы и отношения, не поддающиеся  строгому описанию.

Одним из наиболее распространенных качественных методов исследования является экспертный метод, который можно использовать для выявления степени влияния  различных факторов коммуникации на эффективность деятельность организации.

Подходы и методы для исследования системы  коммуникаций организации выбираются исходя из текущего состояния информационного  и технико-технологического обеспечения  системы коммуникаций и, соответственно, системы управления. В системе  информационного обеспечения особое место занимает информация, на основании  которой принимаются управленческие решения, – она должна обладать свойствами понятности, своевременности, достоверности, адекватности, ценности.

Способы совершенствования организационных  коммуникаций:

1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обмене.  Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.
2. Управленческие действия. Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегами по работе.