Общая характеристика информации и информационных процессов

Процесс производства и воспроизводства  социальной информации предполагает:

• Накопление и сохранение информации, созданной предыдущими поколениями.

• Усвоение настоящими поколениями накопленной информации (обучение, образование).

• Прогнозирование, планирование производства информации (научные исследования, обобщение практического опыта и т.д.).

• Сбор и отбор информации, нужной для управления, ее оценка.

• Аналитическая переработка информации (описание, классификация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование).

• Хранение и поиск информации; распространение, передача информации потребителю; использование информации.

• Контроль за эффективностью ее использования.

 

Преобразование, целенаправленная обработка информации — важнейший  из информационных процессов.

    Известно, что  постоянной функцией мозга и  нервной системы человека и  животного является преобразование  информации и выбор на основе  информации такого обдуманного,  целеполагающего поведения, которое  отвечает состоянию среды. К  примеру, решение задач, которые  встают перед человеком, в виде  его любой деятельности, также  является процессов преобразования  исходной информации в информацию, которая отражает результат решения  этих задач.  Анализ информации, её преобразование –это основа  выбора решений, а также процессов  управления в различных областях.

  

С этих позиций можно рассмотреть  осуществление процесса управления по примеру управления автомобильном  средством.

   

    

   « В процессе  управления человек с помощью  органов чувств воспринимает  информацию об окружающей среде  (состояние дороги, дорожные знаки,  сигналы светофора, наличие встречного  транспорта, пешеходов и т. д.). Эта информация через органы  чувств передается в мозг человека, где преобразуется в другую  информацию — последовательность  сигналов, передающихся по нервным  путям и управляющих движением  ног и рук водителя, воздействующих на руль, сцепление, тормоза и другие устройства автомобиля.»⁴

   

     Этот пример  показывает, что без информации, ее передачи, преобразования и  использования управление невозможно. В основе любого процесса управления  лежат информационные процессы.

   

     «В любом  процессе управления всегда происходит  взаимодействие двух систем —  управляющей и управляемой. Если  они соединены каналами прямой  и обратной связи, то такую  систему называют замкнутой или  системой с обратной связью.»⁵

 

   

     

  Рис.3 показывает взаимодействие  двух систем.

    

По каналу прямой связи  передаются сигналы (команды) управления, вырабатываемые в управляющем органе. Подчиняясь этим командам, управляемый  объект осуществляет свои рабочие функции. В свою очередь, управляемый объект соединен с управляющим органом  каналом обратной связи, по которому поступает информация о состоянии  управляемого объекта. В управляющем органе эта информация используется для выработки новых сигналов управления, направляемых к управляемому объекту.

    Приведём самый  простой пример управления –  поддержание постоянно заданной  температуры в электрической  печи (или термостате). Выполняя эту  задачу вручную (без применения  средств автоматики), человек должен:

• наблюдать за показаниями термометра.

• сравнивать эти показания с заданной температурой .

• при наличии разности между заданным и наблюдаемым значениями передвигать ползунок регулируемого реостата, изменяя силу тока и температуру электронагревательного прибора таким образом, чтобы эта разность стремилась к нулю.

   

    

Структура автоматической системы, предназначенной для решения  такой задачи, сводится к схеме, изображенной на рис. 4.

    

    

 с заданным значением  и при наличии расхождения  передает соответствующую команду  на исполнительный орган, который  и восстанавливает заданное значение  регулируемой величины (в нашем  случае — температуры). В качестве  исполнительных органов используются  устройства, непосредственно воздействующие  на технологический процесс (двигатели,  электромагниты и т. п.).

   

Такие системы представляют собой типичный пример систем автоматического  регулирования.

 

Типы управленческой информации

Существует многообразие типов информации, которые часто  используют менеджеры: факты, оценки, прогнозы, слухи, обобщенные связи,.

Факт – это такие  события или условия, которые  наблюдаются напрямую.(самый простой  вид информации.)

Оценки – события или  условия, отличающиеся от фактов тем, что  их база строится на умозаключениях и  статистических данных, чем на прямом наблюдении. Если база оценки строится на выборке, то на неё крайним образом  влияет ошибка выборки, а также на неё имеет воздействия ошибка измерения, так как она не основана на непосредственном наблюдении. Последствия  от этих ошибок могут быть сведены  к минимуму посредством увеличения размера выборки и с помощью  наиболее точного метода измерения.

 

Оценки всегда  определены событиями, связанными с прошлым  и настоящим, в то время, как прогнозы - с будущим.Они часто основаны на аналогиях и частично на здравом  смысле.

Отличие слуха от факта  обуславливается менее надежным источником информации.Для некоторых  видов информации, слух является единственным доступным источником, к примеру, что касается планов конкурентов. Слухи  занимают в информационной системе  любой организации своё определенное место.

Обобщенные связи часто  используется как основа на практике для оценки и прогноза.

На примере национального  дохода, доверия потребителя, плана  расхода корпоративного капитала устанавливаются  обобщенные связи с объемами продаж.

 

Категории управленческой информации

Управленческую деятельность обычно делят на три основные категории. Которые, как я считаю, характеризуют  преобладающие по важности, по распространению  виды и категории  информации в  управленческой деятельности.

«Информация, используемая в стратегическом планировании, позволяет  высшему управлению нести ответственность, а именно отвечать  за накопление ресурсов, установление долгосрочных целей, для достижения этих целей. Такая  информация может включать в себя экономические прогнозы и демографические  тенденции, а также перспективные оценки среды.»⁶

 

Контрольная управленческая информация, используется управляющими среднего уровня для координации  различных  действий, которыми он оперирует, а именно таких как: приведение ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов.

Информация, которая так  необходима управляющим среднего уровня , может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые  другими управляющими данного, среднего уровня.

Информация, которая помогает управляющему нижнего уровня может  называться оперативной, поскольку  она помогает выполнять повседневные, обычные операции , а именно такие, как финансовые расчеты или расчет заработной платы, а также составление  табелей и управление запасами. Таким  управляющим необходимы данные о  взаимодействии, политике и процедурах, и конечно, деятельности управляющих  в родственных подразделениях и  структурах.

Несмотря на то, что на разных уровнях организации, управляющие  имеют различные цели и потребности, все они обязательно сталкиваются с общими требованиями информационно - управленческой системы.

Система облегчает выявление  плохих или слабых решений для  контролирующего наблюдателя ,производя  больше полезной информации на более  широкой основе.

Следовательно, мы будем  рассматривать информационно-управленческую  систему как встроенный механизм контроля качества, который будет  поощрять обучение на собственном опыте  и использование знаний для исполнение работы и совершенствования мастерства.

 

Среди наиболее важных видов  источников информации, на мой взгляд, можно выделить источники внутри самой организации такие как:

1. Специализированные группы сотрудников, и их деятельность.

2.  Периодические отчеты.

3. Всевозможные информационные связи.

4. Публикуемые источники.

5.  Конкуренты, информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита.

Во множестве организаций  большую долю информации, которую  используют менеджеры, обеспечивается именно внутренними источниками. Информационное обеспечение – это одна из главных  задач специализированных групп  работников. Часто, она включает в  себя такие отделы, как : анализ продаж, экономический анализ, исследование операций, системный и экономический  анализ, а также маркетинговые исследования.

Очень трудно найти такую  проблему, по которой нет хоть какой-то опубликованной информации, потому что  кроме создания специализированных групп в каждой компании практикуется ведение регулярных отчетов линейных руководителей и служащих, например: доклады продавцов по телефону, которые разрабатываются для получения текущей рыночной информации.

Источники, которые именуются  публикуемыми, поставляют различную  информацию по множествам вопросов, относящимся  непосредственно к управлению, например таким, как население, производство, экономические условия, продажи, нормативные  и правовые акты.

Также если другие фирмы  стремятся предоставить свои услуги или продать товары могут сами поставлять полезную информацию организациям ,с которыми они согласовываются  или связываются.

Производитель потребительских  товаров с их помощью может  получить приблизительную смету  продаж нового продукта конкурентов, узнав  с помощью поставщиков упаковки- количество упаковок, приобретенной  конкурентом.

 

 Средства массовой информации и рекламные агентства должны регулярно информировать рекламодателя первый - желая продать "время и место", а второй - как часть своих услуг. Покупатели часто в состоянии получить очень полезную информацию об исполнении товара, упаковки или проблемы с обслуживанием, а также действия конкурентов. Даже конкуренты поставляют друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которые могут использоваться без риска наказания за сговор.

 

Теперь, увеличение доли информации, организации, специализирующиеся на сборе  и анализе информации, предоставляемой  поздно каждому клиенту в виде стандартизированного продукта.

Полезность информации

Информация должна быть ориентирована  на соответствующие уровни управления и целенаправленна на них.

Информация должна быть полезной, а именно удовлетворять пользователей, которые ей воспользуются, этим и  определяется её качество.

 

Полезность информации можно  оценить внутренними и внешними пользователями, предъявляющими  к  ее качеству следующие требования:

1.Уместность и своевременность  информации - способность повлиять  на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы  в нужный момент или к определенному  сроку.

2.Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости  представляемых данных, что предполагает  необходимость указания методов  сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно  понимать назначение представляемой  информации и проверить ее.

3. Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации; 4.Доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку.

5.Конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за  распространением информации среди  внешних пользователей, а также  за ее содержанием и характером.

 

Для рационального решения  проблем, конечно же, необходима именно информация, однако, очень часто  она недоступна или её стоимость  не соответствует возможностями.

В стоимость информации входят фактические издержки, которые, к  примеру, связаны с анализом рынка, использование услуг различных  внешних консультантов, а также  сюда стоит включить само время руководителей.