Общая характеристика информации и информационных процессов

 

Цели функционирования АСУО:

 

• 

минимизация времени на коммуникационные процессы в организации, повышение  оперативности управления;

• 

учет и контроль производственных процессов, что снижает общие  издержки;

• 

обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения ресурсов и управление запасами;

• 

составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.

Передача информации о  положении и деятельности в ООО  «Север-Метрополь» на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между подразделениями организации  осуществляется на базе современной  электронно-вычислительной техники с использованием множества разных информационных решений.

На предприятии к информации предъявляются определённые требования: краткость, своевременность поступлений, чёткость формулировок,  точность и  достоверность, правильный отбор первичных  сведений, именно поэтому в этой фирме применяются высокоэффективные  системы информации, которые основываются на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки  информации, объединенных в единую сеть.

Весь информационный процесс  в организации направлен на получение  аналитической, контрольной, учетной, плановой, научно-технической информации, для этого информационные системы  фирмы последовательно реализуют  принципы единства производственного  процесса, организации и собственно , самой информации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки ,передачи информации ,сочетая  использование аналитических методов  математической статистики и моделей  прогнозно-аналитических расчетов.

 

Внутрифирменная система  информации в этой организации  выполняет  следующие функции:

• определение потребности каждого менеджера в объёме и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы.

• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого конкретного  менеджера для обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для нормального, беспрерывного функционирования фирмы.

• обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставления достоверной информации.

• разработка программных средств, прикладных программ.

 

В производственно-хозяйственном  подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации “ снизу  вверх”, а также конкретизация  информации “ сверху вниз”.

 

Важную роль в использовании  информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное  хранение и представление информации в требуемой форме.

Для организации «Север-Метрополь» характерен своевременный и быстрый  доступ к информации ,являющийся на сегодняшний день необходимым условием успешного решения любого рода задач, а именно :

• оперативность и качество формирования документов.

• слаженность работы справочно-информационной службы.

• четкая организация хранения.

• поиска и использования документов.

Данные условия непосредственно  влияют на качество управления, а также  на экономическую эффективность  деятельности предприятия в целом.

 

Обработка документов является важным процессом в предприятии, есть необходимость в централизованном приеме, обработке и контроле прохождения  документов в рамках всей организации, что приводит к созданию автоматизированной системы управления документами. Эта  система значительно сокращает  время, затрачиваемое на поиск информации, на выполнение определенных действий в рамках бизнес-процессов обработки  документов, и является одним из основных способов повышения производительности сотрудников.

 

Жизненный цикл любого документа, от его создания до передачи в архив  состоит из большого числа связанных  с этим процедур. Бизнес-процессы включены в систему автоматизации в  организации "Север-Метрополь", включают в себя:

• создание документов, в  том числе на основе стандартных  шаблонов.

• регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

• маршрутизация документов.

• управление передачей  и оформлением документов.

• создание единого хранилища  информации.

Технологии, которые включены в автоматизированную систему и  процесс записи различных типов  информации, таких как отсканированные  бумажные документы, текстовые файлы, электронные таблицы и т.д.

Во время обработки  документов, участвует большое число  работников. Один готовит черновой вариант, другие визирует, а третий передает на исполнение, при этом любой  член бизнес-процесса может получить доступ к документу и к любому желаемому диапазону информации. Кроме того, в соответствии со строгим  разделением организации и защиты.

        Поддержание связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как организация взаимодействия внутри предприятия. Например, при заключении договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, офисных и обмен с деловыми партнерами. Это достигается за счет распределения доступа к общим базам данных и интегрированной электронной почте. На предприятии используются средства тиражирования совместно используемых баз данных системы.

ООО «Север-Метрополь» широко использует в своей деятельности  компьютеры и интернет ресурсы. При  помощи компьютерных технологий менеджеры  и администраторы обмениваются информацией  между собой, используюя для этого  местную базу данных и сеть для  поиска информации. Менеджеры узнают  информацию о конкурентах, общаются на предмет улучшения качества и  ассортимента предоставляемых кондитерской фабрикой услуг, дают рекламу .

В организации было осуществлено внедрении технических (сервер SQL и OLAP, компьютерные станции), программных (операционные системы, общеприкладное ПО, а также клиенты СИМ),информационных (должностные инструкции, справочная система) средств.

Для реализации информационной безопасности была выбрана платформа  Windows2008 и установлены серверные  компоненты из линейки BackOffice2008: Internet Security and Acceleration Server, Active Directory, Internet Information Services. Доступ к базе данных регулируется путем AD – интегрированной базы учетных записей.Это позволяет  четко регламентировать доступ пользователей  к базе данных, детализируя разрешения на уровне доступа к полям отдельных  таблиц.

После того, как была внедрена система на на выходе процесса управления информацией предприятие приобрело  информационный сервис, который является прекрасным средством управления отделом  закупок с помощью информационных технологий, OLAP-средство для построения статистики и прогнозов динамики финансовых и материальных поступлений.

Дальнейшее протекание процесса управления отношениями с заказчиком проецируется по различным направлениям: расширение базы (атрибутов), интеграция с Internet, проектные разработки для  деятельности других отделов той  же организации с образованием единого  информационного пространства деятельности организации.

 

Заключение.

Подведя итоги своей курсовой работы, хочу  еще раз отметить, что в современном мире информация играет огромную роль во всех сферах жизнедеятельности  человека.

Информацию можно рассматривать  как сведения об окружающем мире, которые  представлены в форме символов, как  доступных, ясных самому человеку, а  также требующих анализа ,расшифровки ,некого осмысления.

Ведь информация- это отражение  в сознании людей окружающей действительности, зафиксированное каким-либо способом и поэтому обладающее свойством  воспроизводимости, которое используется как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и  сохранения и обработке знаний.

В теоретической части  моей курсовой работы были рассмотрены  значение и сущность информации и  информационных процессов в управлении, их роли в развитии организации.

В практической части моей курсовой работы, я рассматривала  роль информации и информационных процессов  на примере организации ООО «Метрополь.»

В ходе анализа выяснилось, что в сфере управления информация является совокупностью сведений о  состояниях управляемой и управляющей  подсистем и окружающей среды.

Управление может являться информационным процессом. Упорядоченного любого типа появляется в результате каких-нибудь воздействий самой  окружающей среды на систему.

Система, которая приспосабливается  к изменяющимся условиям, постепенно начинает накапливать полезную информацию, тем самым повышая уровень  организации. Вся структурная информация, содержащаяся в системе, водится  внешней средой, а длительное  влияние её факторов обуславливает  изменение системы.

 

В современных условиях управления организацией превалирующей областью является информационное обеспечение, состоящее в сборе, хранении и  переработке информации, необходимой  для принятия правильных, хорошопродуманных  управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Барановская, Т. П. Информационные системы и технологии в экономике. / Т. П. Барановская -  М.:Финансы и статистика, 2003. -365 с.
2. Веревченко, А. П. Информационные ресурсы для принятия решений./ А. П.  Веревченко  - М., 2002.-358 с.
3. Волков,О.И. Экономика предприятия /О.И. Волков - М.: ИНФРА-М, 2005.- 432 с.
4. Волокитин, А.В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм./А.В. Волокитин - М.: ФИОРД-ИНФО, 2002.-502 с.
5. Волынкина, Е.А: Информационное общество: пролёт неизбежен/Е.А Волынкина // «ИКС» -2011.-№ 09.-с. 17
6. Гаврилов, О.А. Правовая информатика/О.А. Гаврилов - М.: НОРМА, 2000. - 256 с.
7. Гиляревский, Р. С Информационный менеджмент: управление информацией, знаниями, технологией/ Р. С Гиляревский – СПБ.:Профессия, 2009.-546 с.
8. Дафт, Р.Л. Менеджмент/Р.Л. Дафт – СПб: Питер, 2003. – 832с.      
9. Коротков, Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие./Э.М Коротков – М.: ДеКа,2006.- 382с.
10. Лафта, Д.К Менеджмент :Учебное пособие. – 2-е изд,перераб. и доп./Д.К Лафта – М.: ТК Велби, 2004.-592с.
11. Почепцов, Г.Г. Теория и практика коммуникации/ Г.Г. Почепцов. – М.: Центр, 2005.- 128с.
12. Переверзев, М.П. Менеджмент: Учеб.пособие/М.П Перевезрев.- М.: ИНФРА – М, 2004. – 288с.
13. Прудников, В.М. Экономика предприятия./ В.М.Прудников- М.: ИНФРА-М, 2006.-476 с.
14. Симонович,С.В. Информатика юристов и экономистов/ С.В. Симонович. -СПб.: Питер, 2002.- 478 с.
15. Томилов,В.В Менеджмент: Учеб.пособие /В.В.Томилов. – М.: Юрайт –Издат, 2003 – 591с.
16. Чернавский, Д. С. Синергетика и информация (динамическая теория информации) /Д.С. Чернавский.- М.:Едиториал УРСС, 2004. — 288 с

16.http://ru.wikipedia.org/wiki/%C8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%FF

17.http://miemp-mi-gor.narod.ru/utcheba/itu/glava/001.htm

18.http://www.naexamen.ru/otvet/11/inform/901.shtml

19.http://www.refi.su/teotiya_ypravleniya10.html

20.http://www.ido.rudn.ru/nfpk/inf/inf1.html

¹- Гиляревский Р. С Информационный менеджмент: управление информацией, знаниями, технологией– СПБ.:Профессия, 2009 – 154 с.

^{2 -}Веревченко, А. П. Информационные ресурсы для принятия решений. - М., 2002.-45 с.

^{3 -}Дафт, Р.Л. Менеджмент– СПб: Питер, 2003. – 105с.

⁴ -Коротков Э.М. Концепция менеджмента– М.: ДеКа,2006.- 167с.

⁵ - Почепцов, Г.Г. Теория и практика коммуникации– М.: Центр, 2005.-96 С.

⁶ -Симонович,С.В. Информатика юристов и экономистов -СПб.: Питер, 2002.- 335 с.

⁷ - Гиляревский, Р. С Информационный менеджмент: управление информацией, знаниями, технологией– СПБ.:Профессия, 2009.-267 с.

⁸ -Прудников, В.М. Экономика предприятия - М.: ИНФРА-М, 2006.-245 с.

⁹ -Чернавский, Д. С. Синергетика и информация (динамическая теория информации).- М.:Едиториал УРСС, 2004. — 167 с

¹⁰ - Гаврилов, О.А. Правовая информатика - М.: НОРМА, 2000. - 188 с.

¹¹ - Прудников, В.М. Экономика предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2006.-236 с.

¹²- Симонович,С.В. Информатика юристов и экономистов. -СПб.: Питер, 2002.- 267 с.

¹³ - Томилов,В.В Менеджмент: Учеб.пособие. – М.: Юрайт –Издат, 2003 – 487 с.

¹⁴ - Чернавский, Д. С. Синергетика и информация (динамическая теория информации).- М.:Едиториал УРСС, 2004. —153с

¹⁵ - Барановская, Т. П. Информационные системы и технологии в экономике. -  М.:Финансы и статистика, 2003. -178 с.

¹⁶- Переверзев, М.П. Менеджмент: Учеб.пособие- М.: ИНФРА – М, 2004. – 222 с.

¹⁷ -Дафт, Р.Л. Менеджмент– СПб: Питер, 2003. – 533с.      

¹⁸- Коротков, Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие– М.: ДеКа,2006.- 167с.

¹⁹ Лафта, Д.К Менеджмент – М.: ТК Велби, 2004.-256с.

²⁰ - Гаврилов, О.А. Правовая информатика - М.: НОРМА, 2000. - 189 с.

²¹ - Прудников, В.М. Экономика предприятия - М.: ИНФРА-М, 2006.-356 с.