Общая характеристика информации и информационных процессов

Поэтому перед руководителем  встает вопрос, он должен решить, отвечает ли выгода дополнительной информации самой важности решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Информационно–управляющие  системы.

2.1Определение  информационно- управляющей системы.

Огромная часть информации, на основании которой ежедневно  принимаются многие решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с  коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из таких источников он узнает много  полезной, интересной информации, но этого  совсем недостаточно для принятия решений  по управлению делами даже маленькой  организации. «Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей  влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой  эта информация изменяется, делает необходимым для руководства  применение формальных методов сбора и обработки информации.»⁷

При росте размера организации  значительно увеличивается и  количество информации, и проблемы, которые возникают при управлении предприятием. Но также,стоит отметить, что даже совсем маленькая фирма  обрабатывает очень большой объем  информации, чем обычно может показаться. К примеру, если взять на рассмотрение сеть из 10 магазинов торговли межсезонными  товарами с ежегодным объемом  продажи 15 млн долларов, то окажется, что такая организация может  иметь штат работников, состоящих  из 250 человек, которые работают на основе почасовой ставки с различными уровнями зарплаты. К концу каждой рабочей  недели, администрация обязана определять заработок каждого работника, при  это основываться на данных об отработанном сотрудником времени, количестве выписанных чеков и суметь вычесть правильную сумму налога. Организация вполне может функционировать с множеством различных поставщиков и отрабатывать сотни заказов в месяц. Также  нельзя забывать, что с клиентами  ежемесячно заключаются тысячи сделок , и в результате этой деятельности происходит изменение величины товарных запасов и денег в наличке. Кроме этого существует информация о внешней среде организации, к которой относятся: торговые правила, законы, действия конкурентов, и.т.д. Следовательно, администрация даже таких небольших фирм перерабатывает более миллиона информации в год. Что уж говорить о потоке информации в действительно большой организации, где работают сотни тысяч служащих, которые имеют дело с тысячей различных товаров и оборотными фондами, исчисляемыми в тысячах миллионах долларов.

 

Очень много информации является лишь скромной частью от всех информационных потребностей фирмы, если это касается конкретных видов деятельности организации. Трудности здесь возникают довольно редко, а настоящие проблемы появляются ,когда есть необходимость следить  за изменениями ситуаций. Ресурсы  любой фирмы постоянно прибывают  в движении. В наличии всегда должно находиться некое количество наличных денег, товарных запасов и.т.д. В организации также происходят увольнения и наём новых работников. При этом идёт освоение новых технологий, которое может привести к изменению скорости потребления сырья и выпуска готовой продукции. Если наблюдается изменчивость внешней среды, то важные события в жизнедеятельности фирмы могут происходит с бешеной скорость. Последствия могут быть плачевными, если администрация своевременно не будет получать информацию об конкретных изменениях. Чтобы справится с такими потоками информации, и принимать эффективные решения, применяются информационно-управленческие системы, сокращенно ИУС.

«Информационно-управленческая система– это совокупность информации, экономико-математических методов  и моделей, технических, программных, других технологических средств  и специалистов, а также предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.»⁸

2.2. Цели и задачи  информационно-управляющей системы.

Ранее было доказано, что  информация позволяет организациям:

- осуществлять контроль  за текущим состоянием организации,  ее подразделений и процессов  в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели  и задачи организации;

- принимать обоснованные  и своевременные решения;

- координировать действия  подразделений в достижении целей.

 «Информационная потребность  – осознанное понимание различия  между индивидуальным знанием  о предмете и знанием, накопленным  обществом.»⁹

 Данные – информация, низведенная до уровня объекта  тех или иных преобразований.

 «Документ – информационное  сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме,  оформленное по определенным  правилам, заверенное в установленном  порядке.»¹⁰

 «Документооборот –  система создания, интерпретации,  передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением  и защиты от несанкционированного  доступа.»¹¹

 Экономическая информация  – совокупность сведений о  социально-экономических процессах,  служащих для управления этими  процессами и коллективами людей  в производственной и непроизводственной  сфере.

 Информационные ресурсы  – весь имеющийся объем информации  в информационной системе.

 «Информационная технология  – система методов и способов  сбора, передачи, накопления, обработки,  хранения, представления и использования  информации.»¹²

 «Автоматизация –  замена деятельности человека  работой машин и механизмов.»¹³

« Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки  и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.»¹⁴

У информационной системы  есть определенная миссия – это  производство необходимой для предприятия  информация, которая обеспечит эффективное  управление всеми её ресурсами, создаст  информационную и технологическую  среду для осуществления управления организацией.

В систем управления обычно выделяют три основных уровня : тактический, стратегический и оперативный. Каждый из этих уровней управления имеют  свои задачи, при решении которых  появляется потребность в соответствующих  достоверных данных, которые можно  получить путем запросов в информационные системы. Такие запросы обращены к соответствующей информации в  информационных системах, которые обрабатываются информационными технологиями. Таким  образом на каждом из трех уровней появляется информация,которая служит основой для принятия обдуманных, соответствующих решений.

 Применение информационных  технологий к информационным  ресурсам создает некую новую  информацию или информацию в  новой форме. Такая продукция,  созданная информационной системой  называется информационными продуктами  и услугами.

 Информационный продукт  или услуга –услуга, обладающая  своей спецификой, когда некоторое  информационное содержание в  виде совокупности данных, сформированная  производителем для распространения  в вещественной и невещественной  форме, предоставляется в пользование  потребителю.

 Сейчас информационная  система рассматривается  как   система, реализованная только  с помощью компьютерной техники.  Но это не совсем так. Наряду  с информационными технологиями, информационные системы способны  функционировать и с применением  технических средств, а также  и без них. Всё зависит от  вопроса экономической целесообразности.

 Выделяются такие преимущества  неавтоматизированных (бумажных) систем:

• простота внедрения уже существующих решений.

• эти системы очень просты для понимания и восприятия для их освоения требуется минимум тренировки.

• не требуются наличие технических навыков.

• такие системы обычно гибкие и обладают способностью к адаптации для соответствия деловым процессам.

 Преимущества автоматизированных  систем:

• в автоматизированной информационной системе возникает возможность целостного и комплексного представления всего, что происходит с предприятием, так все экономические ресурсы и факторы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

 Корпоративная информационная  система обычно рассматривается  как некоторая совокупность частных  решений и компонентов их реализации, в числе которых:

- единая база хранения  информации;

- совокупность прикладных  систем, которые созданы разными  предприятиями и по различным  технологиям.

 

Обязательства информационной системы организации :

-  накопление определенного  опыта и знания, обобщение их  в виде формализованных процедур  и алгоритмов решения;

- постоянное совершенствование  и развитие;

- быстрая адаптация к  изменениям внешней среды и  новым потребностям организации;

- соответствие насущным  требованиям человека, его знаниям,  психологии,опыту.

 

«Информационно-управляющая  система определяется как формальная система для выдачи администрации  информации, необходимой для принятия решений.»¹⁵

ИУС обязана выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна вести отслеживание всех относящиеся к делу событий  внутри фирмы и вне ее. Общей  целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самая важная ее задачей заключается в выдаче необходимой информации нужным людям  в ннеобходимое время.

Следует отметить, что информационно-управленческая система не определяется как единственная всеобъемлющая интегрированная  система, которая  удовлетворяет  все потребности администрации  в информации. Так как вполне  не исключено возникновение желания  получения системы такого характера, необходимо оговорить этот аспект, заключающийся в том, что из-за многих сложностей в реальных предприятиях вероятность создания ее мала. ИУС  некой организации скорее состоит  из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений  в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области  технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих  систем.Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и  точности обработки данных, которые  дают компьютеры. Однако еще задолго  до изобретения компьютеров, цели управления требовали и информации, и системы  для ее получения .

В табл. 1 представлены основные задачи Информационно-управленческой системы предприятия.

                                                                                             Таблица 1.

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной  информацией о финансовом состоянии  компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;  обеспечение контроля за работой служб предприятия;  обеспечение четкой координации работ и ресурсов;  предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;  формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением  средств;  реализация необходимой менеджменту учетной политики;  оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;  контроль за выполнением договоров, смет и планов;  контроль за финансовой дисциплиной;  отслеживание движения товарно-материальных потоков;  оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением  производственных заказов;  контроль за состоянием производственных мощностей;  контроль за технологической дисциплиной;  ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);  оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок;  анализ рынка сбыта с целью его расширения;  ведение статистики продаж;  информационная поддержка политики цен и скидок;  использование базы стандартных писем для рассылки;  контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг;  планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;  оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов;  оперативный поиск товара (продукции) по складам;  оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;  управление поступлениями с учетом контроля качества;   инвентаризация