Оценка эффективности организационных систем

- Своевременность; 

- Количество;

- Качество.

Чтобы ее измерить, сравнивают намеченные результаты с  фактическими (используемые ресурсы  не учитываются, если они не фигурировали в качестве цели). Наиболее распространенный метод измерения - расчет индексов действенности, показывающих степень достижения цели в одном периоде по сравнению  с другим.

Экономичность - степень использования системой «нужных» вещей; показатель, характеризующий  результативность организационной  системы в отношении затрат.

Экономичность определяют путем сопоставления  ресурсов, которые предполагалось израсходовать  для достижения определенных целей  и выполнения конкретных работ (услуг), с ресурсами, которые были фактически потреблены.

Практически, задача определения меры экономичности  сводиться к наиболее полному  поэтапному учету затрат на управление. Так должны быть учтены капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты, неизбежные накладные расходы. Одновременно следует учесть затраты на разработку системы управления, включая экспериментальные расходы на ее внедрение и эксплуатацию, на возможную коррекцию и последующий демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить действительную экономичность системы управления.

Качество - степень  соответствия системы требованиям, спецификации и ожиданиям клиентов. Традиционные методы определения качества предоставляемых работ (услуг) включают установление соответствия спецификациям  и своевременности предоставления работ (услуг) - в сроки и во время, которое удобно для потребителей.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации.

Качественными признаками продукта/услуги являются следующие условия:

1. Произведен  ли и доставлен продукт так  как требовалось? 

2. Удовлетворен  ли покупатель продуктом?

3. Будет ли  продукт выполнять то, для чего  он предназначен?

Прибыльность - соотношение между валовыми доходами (или сметными показателями) и суммарными издержками (или фактическими расходами). Конкретными показателями прибыльности являются:

- уровень  прибыли, отнесенный к объему  продаж;

- соотношение  прибыли и совокупных активов; 

- отношение  прибыли к собственному капиталу.

Производительность - соотношение количества работ (услуг) и затрат на их реализацию.

Качество  условий трудовой жизни - престижность работы, чувство безопасности, уверенности, удовлетворенности работников организации, включая управленческий персонал. Методы измерения направлены на определение степени соответствия личных представлений работников о социально-психологических условиях в трудовом коллективе и фактического состояния условий труда.

Внедрение новшеств - реальное использование новых достижений в области современной техники  и управления в организации для  достижения поставленных целей. [5, с.23]

 

2. Методологические основы  оценки эффективности организационных  систем

2.1 Методы оценки эффективности  организационных систем

Для управления эффективностью организации необходима разработка единых принципов и подходов к управлению, измерению и оценке развития и работы организации в  условиях постоянных изменений с  учетом современных складывающихся представлений об успешной организации.

Рассматривая  организацию как открытую систему, следует выделить два направления  оценки ее эффективности: оценка эффективности  всех ее подсистем и оценка эффективности  развития организации во внешней  среде.

Назовем принципиальные для анализа положения организации  моменты:

а) Выявление  сильных и слабых сторон организации (внутренние факторы) и их сравнение  с возможностями и опасностями  рынка (внешние факторы) позволяет  оценить реальные предпосылки ее приспособления к внутренней структуре, определить потенциал адаптационного управления и направления его  реализации. Компоненты адаптационного потенциала (организационные, кадровые, технологические и информационные ресурсы) определяются основными составляющими  подсистемами организации (персонал, экономика  и финансы, маркетинг, инновации) и  одновременно являются объектами управления и оценки.

б) При оценке и измерении эффективности организации  необходимо учитывать взаимосвязь  и взаимовлияние параметров работы входящих в организацию подсистем.

в) Общее  состояние организации предопределяется не только параметрами ее подсистем, но и динамикой факторов внешней  среды, прямо или косвенно воздействующих на нее. Чтобы описать будущее  состояние внешней среды, определяют отдельные параметры и проецируют в будущее их потенциальную динамику. При этом выделяют соответствие изменений  внутренней среды организации (параметров всех ее подсистем) изменениям микросреды (поставщиков, посредников, конкурентов, потребителей) и макросреды (политической, демографической, научно-технической, культурной и природной среды) по их направленности на цели развития организации.

г) Изменения, происходящие во внешней среде, предопределяют необходимость стратегического  подхода к развитию и работе организации (есть ли у организации стратегия?).

д) Работа организации  в реальном масштабе времени должна быть подчинена целевым установкам стратегии развития организации.

е) Связь  между стратегическим, текущим и  оперативным управлением должна базироваться на использовании методического  инструментария, обеспечивающего единство подходов, оценок, измерений.

 Выделяют  согласование кадрового (готовность  персонала управлять организацией  на основе четко сформулированных  высших целей и принципов управления); организационного (дееспособность  организации, ее возможности в  решении стратегических и текущих  задач); информационного (наличие  эффективного инструментария для  сбора, переработки и передачи  необходимой информации) потенциала  и др. К примеру, определение  информационного потенциала организации  обеспечивается следующим методическим  инструментарием:

- развитой  системой управленческого и финансового  учета; 

- развитой  прогнозно-аналитической системой;

- хорошими  профессиональными знаниями;

- эффективной  системой электронной обработки  данных.

Использование методического инструментария, обеспечивающего  единство подходов, оценок, измерения, основано на принципах установления обратной связи между видами управления. Среди наиболее популярных методов, обеспечивающих связь стратегического  и оперативного управления и используемых организациями в качестве инструментов, можно назвать:

1) метод дерева  целей и проведение эксперимента (при диагностике проблемы);

2) сетевые  графики, логические методы, методы  прогнозирования (при выявлении  оценке альтернатив развития);

3) метод дерева  решений (при выборе альтернатив).

Рассмотрим  для примера единство подхода  организации к формированию системы  экономических показателей и  организационных форм, которая переводит  содержательно сформулированные цели в область реального практического  управления объектами. Многоуровневость дерева целей требует адекватной системы показателей, каждый из них  имеет собственное место и  значение на конкретных участках деятельности организации, каждый показатель по-своему «работает» в общем управленческом процессе. При управлении текущей  эффективностью имеют дело не с собственно целями, а с показателями, количественно  характеризующими состояние и поведение  наиболее важных для организации  экономических объектов и позволяющими в связи с этим планировать, контролировать и регулировать работу многочисленных подразделений.

Одними из главных показателей являются:

- прибыль  (рентабельность) продукта;

- объем продаж;

- масштабы  деятельности организации; 

- наличие  надежных партнерских отношений; 

- наличие  клиентской базы (постоянная клиентура);

- количество  оборотов оборотных средств; 

- принадлежность  к ассоциациям, поскольку, например, членство в ассоциации предоставляет  разнообразные скидки в рекламе; 

- наличие  собственной инфраструктуры (собственная  принимающая сторона, транспортные  средства);

- участие  в государственных программах;

- репутация  организации; 

- текучесть  кадров в организации.

ж) Использование  интегрированных систем планирования, отчетности и информационного обеспечения  как базы для взаимосвязанного управления развитием и работы организации.[6, c.170]

 

2.2 Этапы оценки эффективности организационных  систем

 

Любая система (организационная структура) произвольной формы имеет свой жизненный цикл, состоящий из пяти этапов.

На первом этапе формируются цели и концепция  построения организации на базе использования  типовой организационной структуры  с учетом внешних условий и  факторов окружающей среды.

Второй, переходный, этап заключается в развитии предыдущей формы организации и осуществляет постепенное поэлементное внедрение  новых организационных форм и  методов управления. Последовательность и очередность этапов реорганизации  строится с учетом особенностей и  специфики данной организации.

Третий этап завершает переход от предыдущей организационной системы к новой  организации в соответствии с  целями и концепцией, выработанной на первом этапе. Здесь наблюдается  синергетический эффект системного взаимодействия разнообразных вновь  введенных форм организации и  методов управления, обеспечивающих наилучшую адаптацию организационной  системы в среду окружения.

На четвертом  этапе, продолжительность которого зависит от устойчивости сложившихся  тенденций и неизменности окружающей среды, полностью определяется концепция  новой организации. Наступает период ее стабильного функционирования за счет адекватного соответствия формы  и методов управления целям и  задачам организации. Продукция, производимая предприятием, завоевала прочное  положение на рынке сбыта, спрос  на продукцию стабильный, предприятие получает значительную прибыль от реализации продукции, обеспечивая свое эффективное функционирование.

Пятый этап обусловлен структурными и иными  сдвигами в окружающей среде, вызван изменением цели организации, в результате которого возникает потребность  новой реорганизации, поиска более  совершенных форм организации и  управления. Например, у предприятия  появился конкурент, который предложил  потребителю более качественный аналог данного вида продукции, либо просто произошло насыщение потребительского рынка производимыми данным пред приятием продуктами. По сути, это означает моральное старение предшествующих форм управления, наступление необратимых  явлений, обусловленных невозможностью дальнейшего функционирования в  новых условиях.

Внешняя среда  в современных обновленных условиях характеризуется тем, что мировая  хозяйственная ситуация постоянно  усложняется. Все труднее становится оперативно реагировать на разнообразие затрат и результатов, так как  ресурсы распределяются по всему  миру, а рынки сегментируются на все меньшие участки. Глобальная конкуренция, сдвиги в предпочтении потребителей и процессы в окружающей среде требуют смены всех институтов. Чтобы работать в столь сложной  обстановке, адекватно и своевременно реагировать на факторы, вызывающие перемены, необходимо создавать организации, способные быстро принимать многоаспектные, гибкие и творческие решения.

Все это предполагает необходимость не только формирования новых структур, но и совершенствования (реорганизации) существующих организационных  структур и систем управления организацией.

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в  условиях рыночных отношений неразрывно связаны с непрерывным совершенствованием и развитием, связанным с постепенной  адаптацией к условиям внешней среды.

К основным факторам, обусловливающим необходимость  постоянного совершенствования  организации, можно отнести оценку состояния следующих сфер:

- состояние рынка сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;

- состояние рынка поставщика (рынок потребителя) исходных материалов, энергии, товаров и услуг;

- состояние финансового рынка;

- состояние рынка труда;

- состояние окружающей природной среды.

Без учета  этих факторов невозможно планировать  стратегию развития организации. Успех  любого предприятия или организации  и возможность их выживания зависят  от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды  заключается принцип адаптивного  управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной  техники и технологии; применении прогрессивных форм организации  труда, производства и управления при  непрерывном совершенствовании  кадрового потенциала.

Выстраиваемая система управления предприятиями  должна отвечать современным рыночным условиям:

а) обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;

б) быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

в) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;