Проектирование организационных структур

Организационная структура  должна поощрять внедрение на предприятие  новых идей и готовности к новым  видам деятельности.³

Современная организационная  структура - один из основных элементов  управления организацией. Она характеризуется  распределением целей и задач  управления между подразделением и  работниками организации. Структура  управления - это организационная  форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Проектирование  организационных структур и его  этапы

 

Принципы совершенствования  и проектирования организационных  структур имеют научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода. Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и  повышение эффективности производства, так как:

Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сфере хозяйственности  управления техническими системами, комплексный  подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был  подменён работой по внедрению и  использованию автоматизированных систем управления.

В-третьих, создание структуры  должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма  управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.⁴

Поскольку цель организационной  структуры состоит в том, чтобы  обеспечить достижение стоящих перед  организацией задач, проектирование структуры  должно базироваться на стратегических планах организации.

Разработка принципов  и методики проектирования структуры, как застывшего набора органов, соответствующих  каждой специализированной функции  управления, прежде всего, включает в  себя систему целей и их распределение  между различными звеньями. Сюда относится  состав подразделений, которые находятся  в определённых связях и отношениях между собой, распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

Системность самого подхода  к формированию структуры проявляется  в следующем:

- не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

- выявить и взаимоувязать, применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

- исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

- обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

Таким образом: исследуя принципы совершенствования и проектирования организационных структур можно  сделать вывод, что вопросы проектирования и формирования организационных  структур актуальны не только для  вновь создаваемых предприятий, но и для действующих.

Для разработки методического  аппарата проектирования структуры  управления необходимо также кроме  имеющихся теоретических предпосылок  выяснить сущность организационного проектирования.

Организационное проектирование представляет собой моделирование  системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством либо накануне значительных преобразований.

Последовательность задач  организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить следующим образом:

1.Фиксация состава и численности элементов системы.

2.Выбор конфигурации элементов системы в пространстве.

3.Проектирование структуры системы.

4.Разработка регламента процессов, происходящих в системе.

5.Фиксация информационных взаимосвязей элементов системы.

6.Проектирование технологии управленческих процессов.

Основные параметры проектирования организационной структуры:

1. Параметры индивидуальной деятельности:

-уровень специализации  деятельности;

-уровень формализации поведения;

-параметры обучения;

-параметры восприятия организационной культуры.

2. Структурные параметры:

-параметры группировки ресурсов по подразделениям;

-размеры подразделений.

3. Параметры поперечных связей:

-параметры системы планирования и контроля;

-параметры механизмов связи.

4. Параметры системы принятия решений:

-уровень вертикальной децентрализации;

-уровень горизонтальной децентрализации.

Проектирование организационных  структур.

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая  структура неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Процесс проектирования оргструктуры состоит из трех основных этапов:

1)анализ оргструктур;

2) проектирование;

3) оценка эффективности.

Первый этап - анализ оргструктур. Анализ действующей оргструктуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации. Т е определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся:

-принципы управления - соотношение между централизацией и децентрализацией;

-аппарат управления - перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание в аппарате управления необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

-функции управления - усиление стратегического планирования (корректировка "бизнес-плана"), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.

Хозяйственная деятельность - изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.

В результате анализа можно  выявить "узкие" места в деятельности организации. Это может быть большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии оргструктуры от происходящих изменений внешней среды.

Второй этап — проектирование оргструктур. Методические подходы к проектированию оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:

1) аналогий - предполагает  использование опыта проектирования  структур управления в аналогичных организациях;

2) экспертный - базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры;

3) структуризации целей  - предусматривает выработку системы  целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае оргструктура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;

4) организационного моделирования  — позволяет четко сформулировать  критерии оценки степени рациональности  организационных решений. Его  суть состоит в разработке  формализованных математических, графических  или машинных описаний распределения  полномочий и ответственности  в организации.

В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления.

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Совершенство организационной  структуры управления во многом зависит  от того, насколько при ее проектировании соблюдались принципы проектирования:

1) целесообразное число  звеньев управления и максимальное  сокращение времени прохождения  информации от высшего руководителя  до непосредственного исполнителя;

2) четкое обособление  составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

3) обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

4) предоставление полномочий  на решение вопросов тому подразделению,  которое располагает наибольшей  информацией по данному вопросу;

5) приспособление отдельных  подразделений аппарата управления  ко всей системе управления  организацией в целом и к  внешней среде в частности.

Следует иметь в виду, что в различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения оргструктур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

Таким образом, в процессе проектирования оргструктур различают три стадии: аналитическую (изучение существующей практики и требований к построению оргструктур); проектную (проектирование (моделирование) структуры управления), организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры).

Третий этап - оценка эффективности  оргструктур.

Степень совершенства оргструктур проявляется в быстродействии системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности.

Оценка эффективности  управления может быть произведена  по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых  управленческих решений.

Таким образом, спроектировать достаточно эффективную структуру  управления — значит определить такое  соотношение ее организационных  элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются  требования объекта управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Требования к организационной структуре

 

Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения.

Требования к организационной  структуре

1. Оптимальность. Структура  управления признается оптимальной,  если между звеньями и ступенями  управления на всех уровнях  устанавливаются рациональные связи  при наименьшем числе ступеней управления.

2. Оперативность. Суть  данного требования состоит в  том, чтобы за время от принятия  решения до его исполнения  в управляемой системе не успели  произойти необратимые отрицательные  изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура  аппарата управления должна гарантировать  достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих  команд и других передаваемых  данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Задача  состоит в том, чтобы нужный  эффект от управления достигался  при минимальных затратах на  управленческий аппарат. Критерием  этого может служить соотношение  между затратами ресурсов и полезным результатом.