Система управления организацией

Данная тема является актуальной, как и вся теория менеджмента. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные  управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние  факторы является залогом успеха фирмы.

Чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, о внешней среде, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внутренняя среда и внешнее  окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь  для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении.

Внутренняя среда организации  оказывает постоянное и самое  непосредственное воздействие на функционирование организации [16]. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы, организационные структуры, распределение прав и ответственности, иерархию подчинения, нормы, правила и процедуры. В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Внутренняя среда как  бы полностью пронизывается организационной  культурой, которая так же, как  вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации.

Организационная культура может  способствовать тому, что организация  выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная  культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться ж в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной структуры для стратегического управления состоит в том, что она не только определяет отношения между людьми в организации, но и оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам, какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы. Так как организационная культура не имеет явно выраженного проявления, то ее сложно изучать. Однако тем не менее есть несколько устойчивых моментов, которые важно прояснить для того, чтобы пытаться указать на те слабые и сильные стороны, которые организационная культура придает организации.

Для того чтобы успешно  выживать в долгосрочной перспективе  организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие  новые возможности могут открыться  для нее. Поэтому стратегическое управление, изучая внешнюю среду, концентрирует  внимание на выяснении того, какие  угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

Чтобы успешно справляться  с угрозами и действенно использовать возможности, отнюдь не достаточно только одного знания о них. Можно знать  об угрозе, но не иметь возможности  противостоять ей и тем самым  потерпеть поражение. Также можно  знать об открывающихся новых  возможностях, но не обладать потенциалом  для их использования и, следовательно, не суметь их использовать. Сильные  и слабые стороны внутренней среды  организации в такой же мере, как  угрозы и возможности, определяют условия  успешного существования организации [20]. Поэтому стратегическое управление при анализе внутренней среды интересует выявление именно того, какие сильные и слабые стороны имеют отдельные составляющие организации и организация в целом.

1.4. Внешняя среда

Современная внешняя среда  предприятий характеризуется чрезвычайно  высокой степенью сложности, динамизма  и неопределенности. Способность  приспосабливаться к изменениям во внешней среде - основное условие  в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Более того, во все возрастающем числе случаев - это условие выживания и развития. Организации должны, с одной стороны, постоянно осознавать новый характер изменений в окружающей среде и эффективно на них реагировать. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что сами организации генерируют изменения во внешней среде, выпуская новые, например, виды товаров и услуг, используя новые виды сырья, материалов, энергии, оборудования, технологий.

Динамизм и высокая  степень неопределенности факторов внешней среды значительно осложняют  процедуры разработки и принятия управленческих решений. Поэтому руководители как зарубежных, так и отечественных  предприятий остро ощущают потребность  в систематической, оперативной  и всесторонней информации о состоянии  и возможных изменениях, происходящих во внешней среде. Вместе с тем  в реальной практике большинство  российских предприятий не уделяет  должного внимания факторам внешней  среды, что в значительной мере обусловлено  недостаточной разработанностью теоретических  и методологических основ организации  ее исследования с учетом национальной, региональной и отраслевой специфики.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление о  внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение, наряду с внутренней средой, изучается стратегическим управлением в первую очередь  для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация  должна учитывать при определении  своих целей и задач, при их достижении, а также для более  эффективного использования своего потенциала.

Макроокружение создает  общие условия среды нахождения организации. В большинстве случаев макроокружение не носит специфического характера по отношению к отдельно взятой организации. Однако степень влияния состояния макроокружения на различные организации различна. Это связано как с различиями в сферах деятельности организаций, так и с различиями во внутреннем потенциале организаций. В состав компонентов макроокружения входят: экономическая, политическая, правовая, социальная, технологическая, природно-географическая [5].

Изучение экономической  компоненты макроокружения позволяет  понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких характеристик как величина валового национального продукта, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т. п. При изучении экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы как общий уровень экономического развития, добываемые природные ресурсы, климат, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей силы и величина заработной платы.

Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и  других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно сводиться только к изучению содержания правовых актов. Важно обращать внимание на такие аспекты правовой среды, как деятельность правовой системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона практической реализации законодательства.

Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в  первую очередь для того, чтобы  иметь ясное представление о  намерениях органов государственной  власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной власти, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы. При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как то: какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы, используя это недовольство, захватить власть в свои руки.

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы  уяснить влияние на бизнес таких  социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в  обществе обычаи и верования; разделяемые  людьми ценности; демографические структуры  общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и  т. п. Значение социальной компоненты очень  важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Социальные процессы изменяются относительно медленно. Однако если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в  окружении организации. Поэтому  организация должна серьезно отслеживать  возможные социальные изменения. Социальная компонента представляет социальные процессы и тенденции, происходящие в обществе и влияющие на деятельность организации. Эта составляющая влияет на уровень  спроса, потребительские предпочтения, выбор рынка сбыта продукции  и т. д. Также она определяет параметры регионального рынка труда, от которого зависит месторасположение предприятия.

Анализ технологической  компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые  развитие науки и техники открывает  для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта  продукции. Прогресс науки и техники  несет в себе огромные возможности  и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют долю своего рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.

Также выделяются в особую группу природно-географические факторы, связанные с климатическими условиями, запасами природных ресурсов и энергетической обстановкой.

Проводя изучение различных  компонент макроокружения, очень  важно иметь в виду два следующих  момента.

Во-первых, это то, что  все компоненты макроокружения находятся  в состоянии сильного взаимовлияния. Изменение в одной из компонент  обязательно приводит к тому, что  происходят изменения и в других компонентах макроокружения. Поэтому  их изучение и анализ должны вестись  не по отдельности, а системно с отслеживанием  не только собственно изменений в  отдельной компоненте, но и с уяснением  того, как эти изменения скажутся на других составляющих макроокружения.

Во-вторых, это то, что  степень воздействия отдельных  компонент макроокружения на различные  организации различна. В частности, степень влияния проявляется  по-разному в зависимости от размера  организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т. п. Например, считается, что крупные  организации испытывают большую  зависимость от макроокружения, чем  мелкие. Чтобы учитывать это при  изучении макроокружения, организация должна определить для себя, какие из внешних факторов, относящихся к каждой из компонент макроокружения, оказывают значительное влияние на ее деятельность. Кроме того, организация должна составить список тех внешних факторов, которые являются потенциальными носителями угроз для организации [1]. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации.

2. Анализ системы управления  на предприятии ОАО «РМЗ»

2.1 История создания  и развития предприятия. Основные  проблемы современного этапа

Миасский ремонтно-механический завод был организован более 30 лет назад для производства и ремонта сложного гидромеханического оборудования, в частности земснарядов. Однако возникшие новые экономические отношения позволили предприятию расширить перечень выпускаемой продукции. Благодаря гибкости технологий и оборудования удалось в кратчайшие сроки освоить производство пожарной техники. В 1994 году из ворот РМЗ вышла первая пожарная автоцистерна. С тех пор заводом разработано и принято межведомственной комиссией 9 моделей пожарных автоцистерн на базе Урала и ЗИЛа.

Кроме того, ОАО «РМЗ» имеет лицензию ГУГПС МВД Росси № 2876 от 29.12.2000 на производство, проведение испытаний, поставку пожарной техники и огнетушащих средств, и на капитальный ремонт пожарных автоцистерн на базе автомобилей Урал, ЗИЛ, КамАЗ с заменой изношенных частей и модернизацией, что является очень экономичным подходом в обновлении материальной базы подразделений пожарных служб.

Ориентируясь на потребности  заказчиков и достижения современной  техники, ОАО «РМЗ» постоянно  расширяет модельный ряд выпускаемой  продукции. Разработанные машины выполнены  на базе автомобилей «ЗИЛ» и «Урал» и предназначены для эксплуатации в суровых погодных условиях Севера. Их конструкция предотвращает замерзание воды, что немаловажно для пожарных, прежде всего северных регионов.

В планах предприятия и  дальше заниматься выпуском надежной, высокотехнологичной для любых  условий эксплуатации техники.

Анализ внутренних факторов проекта проводится с помощью  рассмотрения ее составных элементов.

1. Подсистема стратегического  управления. В структуре внутренних  факторов данный фактор является  одним из основных. От уровня  его развития во многом зависит  развитие всей организации, отношения  с внешним окружением и характер  деятельности организации в долговременном  периоде. Слабой стороной данной  подсистемы является ее низкая  эффективность в силу того, что  на ОАО «РМЗ» отсутствует группа  стратегического анализа и управления, отвечающая за мониторинг изменений  во внешнем окружении и определения  адекватной реакции холдинга, обеспечивающей  развитие организации.